ACCESS’i Keşfetmek
Access veritabanı yönetim sistemini (VTYS) daha iyi keşfedebilmek amacıyla veritabanı yönetim sistemi, veritabanı sistemi ve veritabanı kavramları hakkında bilgi sahibi olmak son derece önemlidir.
Bir veritabanının tasarımı, bu veritabanı kullanılarak hazırlanacak olan bir bilgi sisteminin gerek fonksiyonel özellikleri, gerek kullanım kısıtları ve gerekse veri bütünlüğü gibi konularda daha etkin ve verimli olmasını etkilen önemli bir unsurdur. İyi tasarlanmış bir veritabanı sistemi, ilgili bilgi sisteminin performansını, verimliliğini ve daha kolay bir kullanım sunulacak şekilde hazırlanmasını doğrudan etkiler.
Access VTYS ile hazırlanacak olan bir veritabanının, daha etkin ve verimli olacak şekilde kurulması amacıyla, öncelikle Varlık-Bağıntı çizenekleri kullanılarak tasarımı yapılmalıdır.
Varlık-Bağıntı çizeneklerinde kullanılan nitelikler farklı tiplerde olabilir. Bu nitelik tipleri veritabanında saklanacak olan verilere en uygun yapıda belirlenmelidir. Ayrıca, her varlık için, bir birincil anahtar nitelik ya da nitelik grubunun belirlenmiş olması şarttır. Varlıklar arasındaki bağlantılar ise, bilgi sistemi gereksinimleri çerçevesinde, bire-bir, bireçok gibi farklı şekillerde oluşturulabilir. En uygun bağlantı biçimi doğru bir şekilde belirlenerek varlık-bağıntı çizeneğinde gösterilmelidir.
Bir veritabanı sisteminin kavramsal olarak tasarım aşamasından sonra, fiziksel olarak oluşturulması gerekir. Böylelikle, daha önce tasarımları gerçekleştirilmiş olan bir veritabanının bu tasarımlarına sadık kalınarak Access sistemi üzerindeki tablolarının hazırlanması sağlanır. Tablolara ait niteliklerin tanımlanması, farklı nitelik tipleri ve özellikleri, anahtar nitelikler Access arayüzü üzerinden veritabanı tasarımları ile uyumlu bir şekilde tanımlanmalıdır.
Bu tabloları hazırladıktan sonra tablolar arasındaki referans bağıntılarının kurularak, tablolara yapılan veri girişi ve değişiklikleri durumunda bazı kontrollerin yapılması ve veritabanındaki verilerin tutarlı bir şekilde sistemde tutulması diğer önemli bir konudur. Access tarafından sunulan arayüzler ile tablolar arasındaki bağlantılar kurulması ve Access Veritabanı sistemi tarafından tablo referanslarının otomatik olarak kontrol edilebilmesine olanak tanınmalıdır. Diğer durumlarda veritabanında tanımlanan verilerin tutarlılığının sağlanması konusunda ciddi sıkıntılar söz konusu olabilir.
Bir veritabanı hazırlandıktan sonra çeşitli biçimlerde veritabanına verilerin girilmesi mümkündür. Bu yöntemlerden birisi, Veritabanı dışında örneğin bir Microsoft Excel dosyası ile hazırlanmış olan verilerin veritabanına aktarılmasıdır. Bu kapsamda, Access veritabanında hazırlanan tablolara bir Excel dosyasından verilerin yüklenmesi mümkündür.