İç Kontrol Sistemi ve İncelenmesi

İç kontrol sistemi, işletmenin amaçlarına ulaşabilmek, hata ve hileleri önlemek ve işletmenin sürekliliğini sağlayabilmek için oluşturulan prosedürler bütünüdür.

İç kontrol sisteminin amaçları, sürekliliği sağlamak, varlıkları korumak, hata ve hileleri önlemek, bilgi güvenliğini sağlamak, bilginin zamanında hazır olmasını sağlamak, varlıkların etkin ve verimli kullanımını sağlamak, mevzuata uygunluğu sağlamak, amaçlara bağlılığı sağlamak şeklinde sayılabilir.

İç kontrol sisteminin unsurları: İç kontrol sisteminin kurulmasında dikkate alınan 5 temel unsur bulunmaktadır. Bunlar, kontrol ortamı, risk değerleme, kontrol faaliyetleri, bilgi -iletişim ve izleme şeklinde sayılmaktadır.

İç kontrol sisteminin İncelenmesi: Denetçiler, denetim planlaması yapabilmek için önce işletmeyi tanımak isterler. Bunun için, not alma, iş akış şemaları ve anket yöntemlerini kullanarak işletme hakkında bilgi toplarlar.

Not alma yöntemi, iç kontrol sistemini tanımada kullanılan en basit yöntemlerden biridir. Genelde küçük işletmelerin denetiminde kullanılır. Büyük işletmelerin denetiminde ise yardımcı yöntem olarak kullanılmaktadır. Bu yöntemde, denetçi, işletmedeki yöneticiler ve personelle görüşmeler yapar, işletmedeki faaliyetleri gözlemler ve elde ettiği bilgileri deftere not eder. Gözlem ve soruşturma sonucunda elde edilen bilgiler daha sonra değerlemeye tabi tutularak işletmenin iç kontrol sistemi tanınmaya ve muhtemel hata ve hile üretebilecek alanlar tahmin edilmeye çalışılır.

İşletme yönetimleri, işletmenin her bir ünitesindeki faaliyetleri akış sırasına göre şematize ettirerek dosyalatırlar. Bu akış şemaları, işletmeye gelen teftiş, kontrolör ya da denetçilere işletmenin iç işleyişinin anlatılmasında, işletmeye yeni gelen bir yöneticiye işin öğrenilmesinde kolaylık sağlar. Bu akış şemalarında her bir faaliyet farklı sembollerle anlatılır.

Anket yöntemi, iç kontrol sistemini tanımak için denetçilerin en fazla tercih ettiği yöntemdir. Denetçi, iç kontrol sistemini incelemeye başlamadan önce işletmenin bulunduğu sektörü, işletmenin sektör içindeki yerini öğrenir. İşletme içinde yönetim ve personel ile görüşerek notlar alır.

İç kontrol sisteminin değerlemesi: Denetçiler, yapacakları denetimin kapsamını belirlemek amacıyla anket, not alma ve iş akış şemaları aracılığı ile topladıkları bilgileri değerlendirerek mevcut işletmenin iç kontrol sisteminin hata ve hileleri önleyebilme gücünü değerlendirir. İç kontrol sisteminin hata ve hileleri önleyememe ihtimaline ise kontrol riski adı verilir. Değerlendirme sonucunda, mevcut iç kontrol sisteminin hata ve hileleri rahatlıkla önleyebileceği düşünülüyorsa, kontrol riskinin düşük olduğu, önleyemeyeceği düşünülüyorsa, kontrol riskinin yüksek olduğu sonucuna varılır.

Kontrol testleri: kontrol riskinin düşük olduğu sonucuna varan denetçi, denetim planlamasında herhangi bir hata yapmamak için, kontrol riskinin gerçeknet düşük olup olmadığıyla ilgili ek kanıt arar. Bu kanıtları, soruşturma, gözlem, tekrarlama ve teftiş gibi teknikleri kullanarak elde eder.