Etkinlik Yönetimi

Etkinlik kavramı için TDK sözlüğüne baktığımızda, insanın çevresiyle arasındaki ilişkileri düzenleyen her türlü eylemi tanımladığı görülmektedir. Ayrıca etkin olma durumu, müessiriyet kavrama karşılık olarak sunulurken taşıdığı diğer bir yönüyle de bir işletmenin, bir kurumun belli bir alandaki eylemini, faaliyetlerini ve aktivitelerini açıkladığı ifade edilmektedir. Bu yönüyle etkinlik, belirlenmiş bir yer ve zamanda belirli koşullar altında gerçekleşen, rutin olmayan ve bu yönüyle de dikkate değer olan olayları anlatır. Söz konusu bu olaylar(etkinlikler), kurumlara kamuoyuna sunacakları mesajlar için ideal fırsatlar sunar. Bu bağlamda kurumların iletişim faaliyetlerinin bir parçası olan etkinlikler, kurumsal iletişim açısından aşağıdaki avantajları sağlamaktadır;

Mesajı hedefe doğrudan iletmeyi sağlar,
Hedefkitle ile duygusal bağ kurma fırsatı sunar,
Hedef kitleyi yakından gözlemlemeyi, tanımayı ve dokunmayı sağlar,
Hedef kitle hakkında bilgi edinmeyi kolay hale getirir,
Geleneksel ve sosyal medyada yer almayı kolaylaştırırır.

Etkinlik kavramının türleri değerlendirilmek istendiğinde birbirinden farklı birçok sınıflandırmayla karşılaşılmaktadır. Etkinliğin büyüklüğü ve ölçeği, sıklığı, sınıflandırılmasında bir değişken olarak karşımıza çıktığı gibi; süresi, coğrafi yoğunlaşması, konusu, özgünlüğü ve planlanma durumu da sınıflandırılmasında bir diğer değişkenler olarak sunulabilmektedir.

Ölçeğe göre etkinlik türleri mega etkinlikler, hallmark (damga) etkinlikler, major (büyük) etkinlikler ve yerel (minör) etkinlikler biçiminde sınıflandırılırken; içeriklerine göre etkinlikler ise kültürel etkinlikler, iş ticeret etkinlikleri, eğitim ve bilim etkinlikleri, sportif etkinlikler, politik etkinlikler, rekreasyon etkinlikleri ve özel etkinlikler biçiminde sınıflandırılmaktadır.

Tüm bu etkinlik türleri kurumların stratejilerine uygun biçimde yönetilmelidir. bu bağlamda İngilizcesi ‘event management’ olan etkinlik yönetimi, kurumsal iletişim yönetiminde özellikle halkla ilişkiler disiplini içerisinde yapılan çalışmalara bağlı gelişmiştir. 1950 ve 60’lı yıllar etkinlik kavramının şekillendiği yıllar olarak dikkat çekmektedir. 1970 ve 80’li yıllarda ise bu etkinliklerin özel sektör tarafından organize edilmeye başlandığı görülmektedir. Günümüzde ise özellikle MICE (Meetings, Incentives, Conventios, Exhibitions) olarak alanyazında kısaca nitelenen toplantılar, törenler, kongreler ve sergilerinde birer etkinlik haline dönüşmesiyle hızla büyüyen bir sektör haline gelmiştir.

Etkinlik yönetimi, “sosyal, kültürel ya da kurumsal amaçlara hizmet etmek amacıyla tüm ayrıntıları önceden planlanarak gerçekleştirilen ritüelleri, sunum, performans veya kutlamaları tanımlamaktadır.” Etkinliklerin planlanması ve uygulamaya geçirilmesi birtakım süreçlerin tamamlanmasıyla ortaya çıkar.

Etkinlik yönetimi üç ana evrede beş aşamalı bir süreç üzerinden gerçekleştirilir.

Etkinlik Öncesi Evre: Araştırma, Tasarım, Planlama
Etkinlik Evresi: Uygulama (Düzenleme)
Etkinlik Sonrası Evre: Değerlendirme.

Bu süreçlerden geçerek yapılan etkinlikler bazı işlevleri üstlenmekte ve bir takım etkiler ortaya çıkartmaktadır. Bu kapsamda aşağıdaki işlev ve etkiler ön plana çıkmaktadır.

Kurumsal iletişim stratejileri içerisinde özellikle halkla ilişkiler amaçlı düzenlenen etkinlikler bazı işlevleri yerine getirmektedir. Bu kapsamda incelenen etkinliklerin işlevleri kurum içi (dâhili) ve kurum dışı (harici) işlevler biçiminde ikiye ayrılmaktadır.

Kurum içi (dâhili) işlevleri motivasyon sağlamak, sadakat elde etmek, iletişim serbestisi oluşturmak ve kurum kültürüne katkı sunmak şeklinde sıralanmaktadır.

Kurum dışı (harici) işlevleri ise bilinirlik sağlamak, iletişimde köprü vazifesi üstlenmek, ikna etmek, güven-sempati ve itibar kazanmak, tanıtıma katkı sunmak ve etki meydana getirmek şeklinde sıralanabilir.

Etkinliklerin yukarıda saydığımız dâhili ve harici işlevleri, daha önce bahsettiğimiz unsurları ile farklı boyutlardan etkiler oluşturmaktadır. Bu bağlamda etkiler; kültürel etkiler, ekonomik etkiler, çevresel etkiler ve sosyal etkiler olarak irdelenebilir.