Bilgi Yönetimi Yapısı ve Başarısının Ölçülmesi

İşletmeler, sürdürülebilir rekabet avantajı elde edebilmeleri için iş süreçleri ile doğru iş gücü ve teknolojiyi eşleştirmeye imkân tanıyan bilgi yönetim yaklaşımlarına ihtiyaç duyarlar.

Bilgi yönetiminin bu gereksinimi yerine getirmesi için teknolojiden ziyade kurumsal faktörleri de içerecek bir yapıya sahip olması gerekmektedir.

Bilgi yönetimi yapısını; kurum kültürü, uygulama toplulukları, kurum yapısı, BT altyapısı, bilginin organizasyonu oluşturmaktadır.

Bilgi yönetiminin işletmelerdeki yapısı kadar, bilgi yönetiminin ne kadar başarılı kullanıldığı da önem arz etmektedir.

Bilgi yönetimi sistemlerini diğer sistemlerden ayıran en önemli özelliği iki seçenek arasında karar vermek için öneri sunmaktan öte eldeki tüm seçenekleri değerlendirerek gerek personel motivasyonu gerek seçeneklerin birbirleri ile ilişkisi veya ihtiyaç duyulma şeklini değerlendirerek elde edilen bilginin iş süreçlerine uygulama imkânı tanımasıdır.

Kurum kültürünün kurum içerisinde sorgulanmayan varsayımlar olduğu gerçeği ile bilgi yönetiminde önemli rol üstlendiği bilinmekte ve işlemlerin kurum kültürüne uygun bir yapıda yapılması gerekliliği doğmaktadır.

Bilgi yönetiminin temel süreçlerinin kurum kültürü ile örtüşmesi beklenmektedir. Bu kurum kültüründe hiç değişiklik yapmamak anlamına gelmemektedir. Ancak sorgulamadan yapılan varsayımların dikkate alınması ve değişikliklerin de birtakım benzetmeler ile yapılması önerilmektedir.

Kurumun yönetim yapısı ve kurum içerisinde oluşan sosyal ağlar (uygulama toplulukları) bilgi yönetimi yapısında önemli rol üstlenmektedir.

Bilgi teknolojileri altyapısının bilgi yönetimi süreçlerinin kurumsal bazda uygulanması ve bilgi yönetim teknolojilerinin işleyişinin sağlanması açısından yazılım, donanım, ağ ve BT uzmanlığını ihtiva etmesi gereklidir.

Bilginin organizasyonu, bilgiye doğru ve zamanında erişimin en önemli parçasıdır. Burada en önemli kavram bilgiyi tanımlayan üst -veridir. Kurumun işleyişine ve bilginin amacına göre farklı üst -veri standartları geliştirilmiştir.

Bir işletme yaptığı bir değişikliğin veya yatırımın performansını ölçerek onun işletmeye katma değer sağlayıp sağlamadığını kontrol eder. Bu temelde çok basit bir ölçümdür. İşletmeye kâr sağlıyorsa süreç devam ettirilir, sağlamıyorsa sonlandırılır.

Bilgi yönetiminin ölçümü için birçok metrik geliştirilmiştir. Ayrıca bilgi yönetimi başarısının ölçümü için kıyaslama, dengelenmiş skor kartı yöntemi, maddi olmayan varlıkları izleme ve Skandia yöntemi gibi yaklaşımlar geliştirilmiştir.

Bilgi yönetimi değerlendirilmesi bilgi yönetimi süreçleri temele alınarak yapılabildiği gibi, yönetim seviyeleri bazında da değerlendirilebilir. Ancak temel yaklaşım bilgi yönetimi başarısı ölçülürken güvenilirlik ve bütünlük sağlanmalıdır.

Bilgi yönetimi başarısının ölçülmesi kurumun kendini değerlendirmesi, iş süreçlerindeki hataların tespiti, paydaşlarının bilgilendirilmesi gibi faydalar sağlamaktadır.

Bilgi yönetimi başarısına yönelik ölçümler, çalışan motivasyonunu artırma ve çalışanları teşvik etme amaçlı olarak ödüllendirme mekanizmasının kurulmasına da katkı sağlayacaktır. Ayrıca, kurumlarını şeffaflık ve hesap verebilirlik ilkesi gereği paydaşlarını bilgi yönetimi açısından bilgilendirebilmesi için de bilgi yönetimi başarısının ölçülmesi gerekmektedir.

Bilgi yönetiminde başarı ölçümünün en önemli katkılarından biri bilgi yönetimi çalışmalarındaki hataların ortaya çıkarılmasıdır. Bu hatalar düzeltilmesine imkân bulunması kurumsal performansa da etki edecektir.