Bilginin Elde Edilmesi ve Tasnifi

Bilgi yönetiminin dört ana sürecinden biri bilginin üretilmesi/elde edilmesi veya geliştirilmesidir.

Bilginin üretilmesi, organizasyonun yeni ve faydalı fikirler ve çözümler üretmesidir.

Bilgi, 5 temel yoldan üretilebilmektedir: bilgi (dış kaynaklardan) elde edilebilir, kaynak tahsis edilebilir, füzyon yöntemi ile farklı grup çalışanları arasında sinerji oluşturulabilir, dış çevreye uyum sağlanabilir veya iletişim ağları içinde üretilebilir.

Bilginin elde edilmesi ise kurum içinden veya kurum dışından yapılabilmektedir.

Bilgi, dokümanlarda, önce raporlarda, sunumlarda ve en iyi örneklerde aranır sonra tecrübe ve uzmanlık bilgisi bulunan çalışanlarından elde edilmeye çalışılır.

Organizasyon dışından ise endüstriyel raporlar, yasal düzenlemeler, bilimsel araştırmalar ve devlet istatistik rakamları gibi verilerden bilgi elde edilebilmektedir.

Çevreden edinilen bilgi de kendi iç faaliyetlerden ve tecrübelerden edinilen bilgiler ile harmanlanarak yeni bilgiler oluşturulur.

Bilgi, örtük ve açık olmak üzere ikiye ayrılırken; örtük bilgi de bireysel ve grupsal örtük bilgi olarak kendi içinde ikiye ayrılır.

Bireysel örtük bilgi, çalışanların zihninde bulunan tecrübe veya uzmanlık bilgisidir.

Grupsal örtük bilgi ise grubun yazılı olmayan süreçlerinde, çalışanların rollerinde, teknolojide ve sistemde bulunur.

Açık bilgi, sözcükler, rakamlar veya formüller ile temsil edilebilen dijital ortamda veya yazılı dokümanlarda karşılığı bulunan iletilmesi kolay olan bilgilerdir.

Bilginin yapılandırılması, bilginin, ayıklanma, sıralanma, düzenlenme, kodlanma, analiz, raporlama ve sınıflandırma işlemlerine tabi tutulmasıdır.

Bilginin yapılandırılmasını üç ana aşamada inceleyebiliriz: haritalama (tasnif etme), depolama (kayıt altına alma) ve erişim.

Bilginin tasnifi, elde edilen bilginin tanımlanması, tasvir edilmesi, içeriğinin açıklanması ve kaydedilecek forma sokulması aşamalarını içermektedir.

Bilginin tasnif edildikten sonra bilgi depolarına kaydedilmesi ise bilginin kayıt altına alınmasıdır.

Bilgi depoları, çalışanların bireysel hafızalarının kurum hafızası potasında harmanlanarak elektronik ortamda depolanmasıdır.

Bilgi haritası, hangi bilgiye sahip olunduğu ve nereden erişilebileceği ile ilgili bilgi verir ancak bilgi deposu değildir. Kurumun sahip olduğu iç ve dış, örtük ve açık bilgi kaynaklarının adresini ve tanımlayıcı bilgisini içerir.

Depolanmış bilgiler, kurumların çevirim içi ağları ve bilgi erişim sistemleri sayesinde çalışanların erişimine sunulmaktadır.

Karar ağaçları açık bilgiyi kodlamak için yaygın olarak kullanılan akış şemaları şeklindeki bir yöntemdir.

Bilgi tasnif edilip kaydedildikten sonra bilgi kaynaklarını düzenlemenin son aşamasında bilginin haritasının çıkarılması bulunmaktadır.

Bilgi haritası, bir konuyu veya bir kavramı açıklamak için elde edilen bilgiler arasındaki ilişkilerin çizgilerle temsil edilmesidir.

Bilgi haritaları bilginin envanterini tutar.

Kullanım amaçlarına göre bilgi haritaları beşe ayrılmaktadır: Bilgi kaynakları haritası, bilgi varlığı haritası, bilgi yapısının haritası, bilgi kullanım haritaları ve bilgi geliştirme haritaları.

Bilgi kaynakları haritaları: Çalışanlar ile ilgili uzmanlık, tecrübe, çalışma süresi, ilgi alanı gibi bilgilerin ilişkilendirildiği haritalardır.

Bilgi varlığı haritaları: Çalışanlar, çalışma takımları ve birimlerin açık bilgiler ile ilişkilendirildiği haritalardır.

Bilgi yapısı haritaları: Bir yöneticiye ihtisas alanıyla ilgili yönetime bilgi aktarılması için ilgili alanının kavramlarının ilişkilendirildiği haritalardır.

Bilgi kullanım haritaları: İş süreçlerinin ihtiyaç duyduğu bilgilerle ilgili ilişkilerin bulunduğu haritalardır.

Bilgi geliştirme haritaları: Bilgi ve beceri geliştirilmesi sürecini destekleyen haritalardır.