Bilgi Yönetimine Giriş

“Bilgi Çağı”, bilginin elde edilmesi, saklanması, paylaşılması ve yarar sağlanmasına önem verilen, teknolojik araçların bu amaçla kullanıldığı bir zaman olarak ifade edilmektedir. Bilginin günümüz hayatına yön vermesi sadece iş dünyası ile sınırlı değildir. Günlük hayatın neredeyse her aşamasında bilgi etkin olarak kullanılmaktadır. Dayanıklı veya dayanıksız tüketim malları almadan önce internette araştırma yapmak, marka ve model ile ilgili yorumlara bakmak artık olağan bir davranış şeklidir.

Önceki yıllarda ekonomik faaliyetlerin sanayi, tarım ve hizmet sektörü gibi sadece üç farklı kategoride olduğu düşünülmekteyken bu gün, bilgi tabanlı ekonomik faaliyetlerin ön planda olduğu görülmektedir. Sanayi Devrimi'nden sonra işletmelerde çalışanların yarıdan fazlasını üretime doğrudan katılanlar oluştururken internet devriminden sonra bu oran çok azalmıştır. Günümüz işletmelerinde özellikle teknolojiye dayalı üretim yapan işletmelerde çalışanların büyük çoğunluğu doğrudan üretime katılmayan bilgi üretici çalışanı konumundadır.

Bilgi, kullanım amacına, elde edilme şekline ve yapısına göre değişik açılardan farklı şekillerde sınıflandırılmaktadır. Ancak genel olarak organizasyonlar için iki tip bilgiden söz edilebilir: Bunlar; örtük bilgi diğeri ise açık bilgidir. İnsanlar ifade edebildiklerinden, nesnel hâle dönüştürebildiklerinden daha fazla bilgiye sahiptir. Nesnel hâle dönüştürülemeyen bilgiler örtük bilgi olarak adlandırılırken nesne hâle getirilmiş olan genellikle metin, tablo, resim, fotoğraf, diyagram, semboller ve şekiller ile açık bir şekilde ifade edilen ifade eden kişiden bağımsız bilgiler “Açık Bilgi” olarak adlandırılır.

İşletmelerde bilginin karar verme sürecinde kullanılması için paylaşılması amacıyla oluşturulan bilgi sistemleri farklı yönetim düzeylerindeki yöneticilerin karar vermelerine destek sağlamaktadır. Ancak bu sistemler bilgiyi organize eden sistemler olmakla birlikte doğrudan bilgi yönetim sistemleri olarak düşünülmemelidir. Bu tür sistemler daha açık bir ifade ile yönetime bilgi sağlayan sistemlerdir.

“Bilgi yönetimi” İşletme içindeki yazılı ve yazılı olmayan tüm bilgilerin yarar sağlamak için organize edilmesi olarak tanımlanabilir. Bu amaçla organizasyondaki insanların, teknolojilerin, örgütsel yapının değer elde etmek amacıyla planlı ve sistematik bir koordinasyonu söz konusudur. Bilgi yönetiminin temeli açık ve örtük bilgilerin sistematik ve bütüncül bir yaklaşımla ele alınmasıdır.

Yöneticilere sorulduğunda, en çok değer verdikleri sermayeleri çalışanların zihinlerindeki bilgi olduğunu söylerler. Ancak bu bilgiyi nasıl yönetecekleri ile bir fikirlerinin de olmadığını eklerler. Çünkü bu bilgi, işyerindeki çalışma saati sona erdiğinde kişilerle birlikte işletmenin kapısından çıkıp gitmektedir. Kişilerin işleriyle ilgili olarak öğrendikleri, deneyimleri, başarı ve başarısızlıkları, nedenleriyle birlikte kafalarında yani hafızalarında yer almaktadır. Bu bilgi zaman içinde ve kişiye özgü olarak gelişir. Aynı durumda iki kişinin öğrendikleri ve zihinlerinde yerleştirdikleri aynı değildir. Organizasyonlarda çalışan kişilerin deneyim ve öğrenmeleri sonucu zihinlerinde bulunan değer oluşturma gücüne sahip olan bilgiler “Entelektüel Sermaye” olarak adlandırılır. Entelektüel sermayeden yarar sağlamak teknoloji, insan ve organizasyonun yapısı önemlidir.