Kat Hizmetleri Departmanında Bilgi Akışı ve Raporlama

Kat hizmetleri departmanındaki işlemlerin başarılı olabilmesi, zamanında yerine getirilebilmesi ve amacına uygun bir şekilde yürütülebilmesi için hem departman içinde hem de departmanlar arasında bir bilgi akışı sistemi kurması gerekmektedir .

Kat hizmetleri departmanı otel işletmelerinde bulunan bütün departmanlarla ilişki içerisindedir. Bu departmanlar arasında önbüro, teknik servis, yiyecek&içecek, muhasebe, güvenlik, çamaşırhane ve satın alma ön plana çıkmaktadır.

Kat hizmetleri ve önbüro departmanları sürekli olarak günlük oda raporları, giriş ve çıkış yapan odalar, çok önemli misafir (VIP) odaları, doluluk oranları ve grup misafirleri hakkında birbirleriyle bilgi alışverişinde bulunur.

Kat hizmetleri departmanı herhangi bir teknik arıza durumununda teknik servis departmanı ile bilgi alışverişinde bulunur.

Kat hizmetleri ile yiyecek içecek departmanı arasında servis ve mutfak üniformalarının ve restoran çamaşırlarının temizlenmesinin yanı sıra, yiyecek ve içecek alanlarının temizliği ve bakımı gibi konularda bir ilişki söz konusudur.

Kat hizmetleri personeli çalıştığı alanlarda olağanüstü durumlarla, şüpheli şahıs veya paketle karşılaştığında güvenlik departmanı ile iletişime geçmektedir.

Kat hizmetleri departmanı ile muhasebe departmanı arasında sezonluk housekeeping bütçesi, haftalık ve aylık malzeme sayımı, malzeme maliyetleri, tüketim giderleri ve zaiyat bilgileri gibi konularda önemli ölçüde bilgi akışı söz konusudur.

Kat hizmetleri departmanı ihtiyaç duyduğu malzemelerin temin edilmesi için ve satın alınması istenen malzemelerin maliyeti ve kalitesi konusunda satın alma departmanı ile bilgi akışında bulunur.

Kat hizmetleri departmanı diğer departmanlarla bilgi akışını sağlamak için çeşitli formlar ve raporlar kullanır.

Konaklama işletmelerinde odalar genel olarak sabah ve akşam olmak üzere günde iki kez kontrol edilir. Kat hizmetleri departmanı tarafından yapılan kontrollerle ortaya çıkan tespitler raporlandırılır. Bu rapor housekeeping raporu (oda durum raporu) olarak ifade edilmektedir.

Kat hizmetleri şefi tarafından oda durum raporları ile önbüro departmanından gelen raporlar karşılaştırılarak odaların son durumunu ortaya koyan maid raporu düzenlenir.

Kat hizmetleri tarafından tespit edilen çamaşırların çamaşırhaneye teslim edilmesinde oda çamaşır formu kullanılmaktadır.

Çocuk oyun alanı sorumlusu ve meydan şefi oyun alanların temizliği konusunda çocuk oyun alanı temizlik kontrol formunu kullanarak denetim sağlamaktadır.

Kat hizmetleri görevlilerinin yürüttüğü işlemler sırasında kullanması gereken ekipmanlar kişisel koruyucu donanım zimmet formunda yer almaktadır.

Kat hizmetleri departmanı sorumlu olduğu bölümlerde meydana gelen arızaları teknik servis departmanına arıza bildirim formu aracılığıyla bildirmektedir.

Otel işletmelerinde genel alan temizliğinden kat hizmetleri departmanı sorumludur. Genel alan temizliği faaliyetleri yürütülürken genel alan temizlik formu kullanılmaktadır.

VIP raporunda özel müşterinin otele giriş çıkış saatleri, özel istekleri ve departmanların yapmakla yükümlü olduğu görev ve sorumlulukları yer almaktadır.

Kat hizmetleri departmanı faaliyetlerini yürütürken ihtiyaç duyduğu malzemeyi malzeme talep formu aracılığıyla depoya bildirmektedir.

Otel işletmelerinde bir kayıp eşya vakası meydana gelmesi durumunda kayıp eşya formu hazırlanmaktadır. Bu form sayesinde kaybedilen veya unutulan eşyaların saklanması ve iade sürecinin başlatılması sağlanmaktadır.

Kat hizmetleri departmanı diğer departmanlarla iletişim kurmak amacıyla düzenlediği formlar ve raporları hazırlarken birtakım kısaltmalar ve semboller kullanmaktadır.