Kat Hizmetlerinde Planlama
Planlama; gelecekte ulaşılmak istenen amacın tespit edilmesi ve bu amaca ulaşabilmek için hangi araçların kullanılacağının ve aynı zamanda hangi işlerin hangi sıraya göre, ne zaman, ne kadar sürede, kimler tarafından yapılacağının, bu işlerin kaça mal olacağının belirlenmesidir.
Kat Hizmetlerinde Çalışma Planı Oluşturma
Çalışma planı, amaçların gerçekleştirilmesindeki işlerin ne olduğu, ne zaman, nerede, niçin, ne kadar sürede yapılacağının planlanmasıdır.
Çalışma planı için öncelikle sorumluluk alanları belirlenir. Kat hizmetleri için bu alanlar o dalar bölümü, genel alanlar, rekreasyon alanları , yiyecek içecek alanları, toplantı, ziyafet ve balo salonları, mutfak alanları, çalışan alanları, ofisler, bakım atölyeleri, çamaşırhane gibi alanlardan oluşur.
Çalışma planını oluştururken;
- Kat hizmetleri departmanının sorumluluk alanları nereleridir?
- Temizlik ve bakım için hangi yöntemler kullanılacaktır?
- Kat hizmetleri departmanında kaç kişi çalışacaktır?
- Görev dağılımı nasıl yapılacaktır?
- Ne kadarlık malzeme ihtiyacı olacaktır?
- Ne kadarlık bir bütçe ayrılmalıdır?
- Ne kadar zamanda işler bitirilecektir? gibi sorulara cevap aranır.
Kat hizmetlerinde işler, rutin işler ve periyodik işler olarak iki gruba ayrılabilir. Bu işlerin planlamaları ayrı ayrı yapılır ama çoğu zaman birbiri ile bağlantılıdır. Rutin işler günlük ve genellikle temizliği korumak amacıyla yapılan temizlik programlarıdır. Periyodik işler ise günlük temizlik programları içinde olmayıp ihtiyaç duyuldukça, belirli aralıklarda yapılan temizliktir.
Kat Hizmetlerinde Envanter Planlaması
Envanter planlaması, kat hizmetleri departmanının sorumluluk alanında yer alan bölümlerin, istenilen kalitede ve zamanda düzenlenmesini sağlayacak temizlik malzemelerinin belirlenmesi için yapılan çalışmalardır. Bu bilgilere dayanarak, temizlenecek alanlarda kullanılacak çeşitli temizlik malzeme ve maddeler için cins ve miktar olarak bir “envanter listesi” oluşturulur.
Temizlik envanter ögeleri, dönüşümlü ve dönüşümsüz şekilde gruplandırılabilir. Dönüşümlü malzemeler; konaklama işletmesinde odalarda kullanılan ve temizlik ve bakımı yapıldıktan sonra tekrar kullanıma sunulan malzemelerdir. Dönüşümsüz malzemeler; konaklama işletmesinde tüketilen ve sürekli yenilenmesi gereken malzemelerdir.
Kat hizmetleri yöneticisi, her bir materyalin temizlik sıklığını, envanter listesini kullanarak belirler.
Kat Hizmetlerinde İş Gücü Planlaması
Kat hizmetleri departmanı konaklama talebini karşılayacak kadar işgücünü her zaman hazır bulundurmak zorundadır. İşgücü çizelgelemesi işletmelerin ürün üretimini ve hizmetlerini sağlayabilmek için gereken en az personel sayısını ve personelin çalışma saatlerini planlama sürecidir.
Gerekenden fazla işgücü bulundurmak maliyetleri arttırırken, gerekenden daha az iş gücü bulundurmak ise işlerin aksamasına ve iş kaybına neden olur.
Kat Hizmetlerinde Performans ve Verimlilik Standartları Planlaması
Performans standartları, işletmenin daha önce belirlemiş olduğu kaliteye uygun, düzen, temizlik ve bakım programlarını ana hatları ile planlanmasıdır.
Yapılacak her iş için daha detaylı programlar planlamak uygun olacaktır. Bu detaylı programlar, hem istenilen kalitede hizmet üretmenin hem de güvenli bir çalışma ortamı yaratmanın önemli bir adımıdır.
Her görev için bir standarda sahip olmanın işletmeler için bazı avantajları vardır. Bunlar;
- Özel talimatlar çalışanı yönlendirir, hataları en aza indirir.
- Denetim otoriteleri için kontrol aracı olarak kullanılabilir.
- Farklı dillerde hazırlanması yabancı çalışanlar açısından kolaylık sağlar.
- Doğru maliyet kontrolü, daha iyi bir finansal kontrol sağlar.
- Gelişmiş kalite kontrolü için temizlik analizi sağlar.
- Yeni çalışanlar için bir eğitim belgesi olarak kullanılabilir
Performans standartları işin kalitesi ile ilgili olarak hazırlanırken, verimlilik standartları işin belirli bir sürede ne miktarda üretildiği ile ilgilidir. Verimlilik, girdi miktarında değişiklik olmadan çıktı miktarının artmasıdır ve bir işletmedeki kaynakların ne ölçüde etkili kullanıldığını gösteren bir ölçüdür.
Yöneticiler, işlerin yavaş ya da hızlı bir şekilde yapılıp yapılmadığını ölçmek, çalıştırılacak personel sayısını ve ücretlerini belirlemek için bu standartlardan yararlanırlar.
Verimlilik standartları oluşturmada iş analizlerinden yararlanılır. “İş analizi”, işin yapıldığı ortam ve ortam koşulları, tehlikeleri, kullanılan araç ve teçhizatlar ile ilgili işe ilişkin gerekli bilgilerin toplanması çabasıdır.
İyi tespit edilemeyen gerçek dışı standartlar çalışanların iş yükünü arttırabilmektedir. İş yükünün fazlalığı zaman ilerledikçe çalışanın daha fazla yorulmasına, performansının düşmesine, dikkatsizliğe ve hatta iş kazalarına sebep olabilir.