İş Analizi ve İş Tasarımı

İş analizi stratejik insan kaynakları yönetiminin kritik bir bileşenidir. İşletmelerde önceden belirlenen amaçların gerçekleşebilmesi için çalışanlar ve yapılan işler, bölüm, birim ve departman gibi çeşitli adlarla anılan gruplara ayrılmışlardır. İşletme faaliyetlerinin etkinliği açısından bu grupların sınırlarının çizilmesi, özelliklerinin bilinmesi ve görevlerinin tanımlanması, kurumların hedeflerine ulaşmaları ve insan kaynakları sistemlerinin bu doğrultuda yapılandırılmalarında kritik bir önem taşımaktadır. Bunun için her birimde gerçekleştirilen işler, gereklilikleri ve birbirleri ile ilişkilerin ortaya konması gerekmektedir. Bu ihtiyaçtan doğan iş analizi çalışmaları, kurumların belirledikleri vizyon, misyon ve stratejilere ulaşmalarında kritik rol oynayan çalışmalardan biri hâline gelmiştir.

İşletmelerde önceden belirlenen amaçların gerçekleşebilmesi için çalışanlar ve yaptıkları işler, bölüm, birim, departman gibi çeşitli adlarla anılan gruplara ayrılmışlardır. İşletme faaliyetlerinin etkinliği açısından bu grupların sınırlarının belirlenmesi, özelliklerinin bilinmesi ve görevlerinin tanımlanması gerekmektedir. Bunun için de her birimde gerçekleştirilen faaliyetleri oluşturan işler ve birbirleri ile ilişkileri saptanmalıdır. İşletmelerde işlere ilişkin çeşitli ayrıntıları ve özellikleri saptamak amacıyla yapılan iş analizi çalışmalarına bu nedenle gerek duyulmaktadır.

Yeterli bilgi olmadan makul kararların alınamayacağı açıktır. Organizasyondaki işlere eleman seçmek ve istihdam etmek, onları gerektiği gibi eğitmek, ücretlerini belirlemek, performanslarını değerlendirmek için yöneticinin her işin gereklerini ve bu işlerin iyi yapılıp yapılmadığı konusunda karar verirken kullanılacak ölçütleri bilmesi gerekir. Her işin bir amacı olmalı ve her iş organizasyonun amaçlarına uzanan bir zincirin halkası gibi görülmelidir. İşin yerine getirilmesinin neleri gerektirdiği bilinmezse, elemanın kapasite ve ilgilerinin o işe uygun olup olmadığı yeterince anlaşılmaz.

İş analizi, bir işin en önemli yönlerini ortaya çıkararak o işi tanımlama ve çözümleme sürecidir. İş analizi faaliyetleri işletmelerdeki, işlerin içerdiği görev, sorumluluk ve çalışma koşullarını belirlemeye yönelik çabalardan oluşur. Bu çalışmalarda ayrıca işleri yapacak olan kişilerde bulunması gereken bilgi, beceri ve yetenekler de belirlenmeye çalışılır. İş analizi sürecinde işlere ilişkin veriler çeşitli yöntemlerle sağlanır. Bu veriler genel olarak işlerin içerdiği görevlerin nasıl yapıldığını, kullanılan araç, gereç, malzeme ve teçhizatı, çalışma koşullarının özelliklerini ve işlerin diğer işlerle olan ilişkilerini kapsar. Çalışma biriminin ya da bölümünün analizi tamamlandıktan sonra, işleri birbirinden ayıran sınırları ve onları meydana getiren özgül görevlerin ayrıntılarını ortaya koyan iş tarifinin temeli iş analizidir. İş analizinden ve iş tarifinden yola çıkılarak, bir elemanın o işi iyi yapabilmek için sahip olması gereken asgari nitelikler saptanır.

İşe alım, seçim, eğitim ve geliştirme hedeflerine ilişkin kararlar alınmadan önce, örgütlerin mevcut işgörenlerin becerilerini ve pozisyonlarını denetlemesi gerekir. Bu denetim, Bilgi Beceri Yetenek ve Diğer Özelliklerin (BBYDÖ) envanteri ve kurum içinde mevcut mevkiler hakkında bilgi sağlayacak ve BBYDÖ’lerin veya eksik olabilecek pozisyonlara örgütün dikkatini çekecektir. İşler değiştikçe bunları gerçekleştirmek için gereken BBYDÖ’ler de değişirler. Örgütler rekabetçi kalmak için, değişen beceri ve pozisyon gerekliliklerine ayak uydurmalıdır. Bir iş analizi yalnızca istihdam ve seçim stratejileri ile eğitim ve geliştirme programlarının planlanması için gerekli değildir; aynı zamanda diğer İKY işlevlerinin temelini de oluşturmaktadır. Bir iş analizi, ücret sistemlerinin geliştirilmesi, çalışanların performansını objektif olarak değerlendirilmesi, iş faaliyetlerinin yeniden yapılandırılması ve iş yeri risklerini değerlendirilmesi için gereklidir. Diğer insan kaynakları işlevlerinin iş ile ilgisini doğrulamak için güncel bir iş analizi gereklidir.

İş analizi yaparken doğru bilgi kaynaklarına başvurmak önem arz eder. Farklı bilgi kaynakları, en azından bir kısmı yanlış olan farklı bilgiler verebilir. Alışılmadık ölçüde verimli bir çalışan farklı kaynaklarla farklı şeyler yapabilir.

İş analizi işi genellikle, nasıl olması gerektiği veya gelecekte nasıl olacağı gibi değil, olduğu gibi tarif eder. İş analizi, gelecekteki ihtimal ve alternatiflerin planlanmasını içermek zorunda olduğu halde bunu nadiren yapmaktadır.

İşgören ile iş arasındaki ilişki, kapsamlı bir iş tasarımı bilgisiyle etkili olarak yönetilebilir. İş tasarımı, yerine getirilecek spesifik görevleri, bu görevleri yerine getirmede kullanılan yöntemi ve işin örgütteki diğer işlerle ilişkilerini belirleme sürecidir. İş tasarımı bugün için, örgütlerin geçmişten daha farklı bir iş gücünü çalıştırıp motive edebilecekleri yaşamsal bir yoldur. Dolayısıyla çalışanları monotonluktan, bıkkınlıktan kurtarmak, motivasyonlarını artırmak için işlerin yeniden düzenlenmesi yoluna gidilmektedir. İşte bu maksatla, iş basitleştirme, iş genişletme, işi zenginleştirme, iş rotasyonu, kendi kendini yöneten iş takımları gibi uygulamalar kullanılmaktadır.