İnsan Kaynakları Bilgi Sistemleri

21. yüzyılın en önemli gerçeklerden biri, bilgi teknolojilerindeki gelişmelerdir. İşletmelerin ayakta kala bilmeleri yeni bilgi teknolojilerine ayak uydurmalarına bağlıdır. Ayrıca gittikçe değişen dünyada yöneticilerin iyi bir eğitimden sonra ortaya çıkabileceğine inanılmaktadır. Dolayısıyla yönetim bir sanattan çok bir bilim olarak görülmeye başlamıştır. Böyle bir ortamda bilginin kimliğini yeniden kazanması süresinde yönetim bilgi sistemleri yaklaşımı önem kazanmıştır.

Yönetim bilişim sistemleri verileri bilgiye dönüştüren, ona anlam kazandıran ve onu yararlı içerik ile değerli kılan bir araç olarak karar alıcılar için önemlidir. İşletmeler açısından bakıldığında bilgi, işletmelerin bölümleri arasında kordinasyonu ve işletmenin yaşamını devam etirilmesini sağlar. Firma içinde geçmişte ve şimdiki durumu ortaya koyan, gelişmelerin izlenmesini sağlayan ve geleceye ilişkin kararların alınmasına baz oluşturan veri tabanına ne kadar gereksinme varsa, firma dışındakı insan kaynakları değişim ve gelişmelerini de izleyecek bir bilgi sistemine o denli gereksinme duyulur.

İnsan kaynaklarında bilgi sistemi ilk defa ABD işletmelerinde uygulanmıştır. Daha doğrusu ABD de ülkedeki kanunlar doğrultusunda personel yönetimi programları ilk olarak aşağı yukarı 1970’li yıllarda Ford ve IBM gibi fırmalarda uygulanmaya başlamıştır. Bu tarihi gelişim dünyada bilgisayar teknolojilerinin gelişmesiyle ve özellikle belli ülkelerde çalışana önem verilmeye başlamasıyla ivme kazanmıştır. Yine diğer büyük şirket ve organizasiyonlar özel ihtiyaçları doğrultusunda insan kaynakları bilgi sisteminin gelişmesine katkı sağlamışlardır. Aynı yıllarda kullanılan teknolojilerin IBM önderliğinde hızla gelişmeye, yaygınlaşmaya ve ucuzlamaya başlaması organizasyonları bilgisayarla tanıştırmıştır. Bu da doğal bir sonuç olarak yönetim bilişim fonksyonlarının gelişmesine ve insan kaynakları bilgi sisteminin gelişmesine yardımcı olmuştur. 1980 yıllarından sonra işletmecilik ve diğer alanlarda meydana gelen değişimler paralelinde personel bilgi sistemi, insan kaynakları sistemi haline dönüşmüştür.

İnsan Kaynaklarında bilgi sistemleri işletmelerde insan kaynaklarına yönelik bilgileri sağlamak, depolamak, kullanmak, irdelemek ve dağıtmak amaçıyla kullanılan sistemdir. İnsan Kaynaklarında bilgi sistemlerinin temel amacı işletmeye İKY ile ilgili bilgi sunmaktır.

İnsan kaynaklarında bilgi sistemi yönetim bilişim sistemlerinin alt parçasıdır. İnsan kaynaklarına yönelik kararların alınmasında yöneticilere gerekli bilgileri sağlar. Bunu çalışanlarla ilgili kayıtların tutulması suretiyle yapar. Bu işlemden sorumlu olan insanlar işlerini bilgisayar yardımıyla gerçekleştirmektedirler. Burada bilişim alanındaki uzmanlıkların önemi belirginleşmeye başlar. Çünkü uzmanların girmiş oldukları veriler ışığında yönetim bilişim sistemleri ve buna bağlı olarak da diğer bilgi sistemi üzerinden çalışmalar gerçekleştirilebilmektedir.

İşletmelerde yapılan araştırmalar insan kaynakları yönetiminde, bilgi sistemlerinin çok fayda sağladığı göstermektedir. Dolayısıyla işletmelerin varlığını sürdürebilmeleri için insan kaynakları faaliyetlerinin etkili olması fayda sağlamıştır. Bu etkinlik büyük oranda işletmelerde uygulanan insan kaynaklarına bilgi sistemlerine bağlıdır.

İnsan kaynakları bilgi sistemleri diğer yönetsel sistemlerden çok daha karmaşık bir yapıya sahiptir. Bu karmaşıklık, insan kaynakları bilgi sistemilerinin, yoğun bir şekilde veri işleme süreçleri içermesi ve verilerin fonksiyonlar arasında nasıl kullanılacağının belirsizliği nedeniyledir.

İnsan kaynakları işletme içerisindeki birçok bölüm ile olduğu gibi işletmenin gelmiş geçmiş ve gelecek tüm personeli ile, halihazırdaki tüm bölümlerin yöneticileri, şirket yöneticileri vb, tüm alanlarda çalışanlar ile direkt olarak ilişkidedir.

İlgili tarafların ihtiyaçlarını etkin bir biçimde gidermek için insan kaynakları bilgi sistemi kıt kaynaklar ile ilgili öncelikleri dikkate almak ve fonksiyonel birimler ve taraflar arasında denge kurmak gerekir. Bu dengeyi başarmak kolay değildir. Her ilgili birim insan kaynakları bilgi sistemi ile karşılıklı etkileşim halindedir ve pek çok değişik yönden birbirlerini etkilerler.

İnsan kaynaklarıyla ilgili büyük miktardakı örgütsel veri, faaliyet ve süreçler insan kaynakları bilgi sistemini, bu karmaşık yapının beyni durumuna dönüştürmüştür. İnsan kaynakları bilgi sisemi hatta sistem bilgisayarlı olmasa bile insan kaynakları fonksiyonunun geniş ve karmaşık yapısını yönlendirmelidir.