Adli Yazışmaya İlişkin Temel Bilgiler

Adli yazı ve yazışmalar gerek kişilerin birbirleriyle ve yargı mercileriyle gerekse yargı mercilerinin birbirleriyle ve kişilerle olan iletişimini sağlayan araçlardır. Bu iletişimin sağlıklı kurulabilmesi için yazı dilinin ve özellikle hukuk dilinin iyi bilinmesi gerekir. Hukukun yorumlanması, anlaşılması ve adil bir şekilde uygulanabilmesi, hukuk dilinin ve yazı dilinin etkin ve doğru bir şekilde kullanılmasına bağlıdır.

Adli yazışmalara hâkim olabilmek için adli yazışmalara ilişkin belli başlı kavramlar ve adli yazışmalara uygulanan kurallar iyi bilinmelidir. Bu nedenle, çalışmamızda ilk olarak adli yazışmalara ilişkin belli başlı tanımlara yer verilmiştir. Öncelikle bu tanımların öğrenilmesi, adli yazışma kurumunu daha iyi anlamamıza yardımcı olacaktır. Hukuk dili, hukuk mesleğine özgü dili ifade etmektedir. Her disiplinde olduğu gibi hukukun da kendine özgü bir terminolojisi ve kendine özgü kavramları vardır. Resmî yazı, yetkili memurun katılımıyla oluşturulan yazı, belge veya bilgiyi kapsayan bir üst başlıktır. Belge, bir gerçeğe tanıklık eden yazı, fotoğraf, resim, film vb. bilgi taşıyıcıdır. Resmî belge, kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişiler ile iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belgeleri ifade eder. Resmî bilgi, kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişiler ile iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları bilgileri ifade eder. Elektronik belge ise elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan her türlü belge olarak adlandırılır. Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan elektronik imzaya da güvenli elektronik imza denilir. Yazı alanı, yazı kâğıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenen alana verilen isimdir. Nüsha, birbirinin tıpkısı olan yazılı şeylerin her biridir. Suret ise yazı veya resim kopyasıdır.

Çalışmamızda daha sonra adli yazışmalara uygulanacak kurallar ve adli yazışmalarda geçerli olan ilkeler izah edilmeye çalışılmıştır. Böylelikle adli yazışmalarda uygulanan kural ve ilkeler ile adli yazışmaların çerçevesinin çizilmesi hedeflenmiştir. Adli yazı, tam ve eksiksiz olarak yazılmalıdır. Zira eksik bir anlatımla veya eksik bir unsurla oluşturulan yazı bizi tam manasıyla ifade edemeyeceğinden, yazıyı yazmakla beklediğimiz sonuca ulaşamayabiliriz. Belki de haklılığımıza rağmen talebimiz reddedilebilir. Yine bir adli yazı kısa, açık, doğru ve dil bilgisi kurallarına uygun şekilde hazırlanmalıdır. Böylelikle hitap ettiğimiz kişi veya kurum yazıyı yazmaktaki amacımızı kavrayabilir ve beklentilerimizi tam manasıyla karşılayabilir.

Adli yazışmalara uygulanacak olan kurallara esas itibariyle Adli Yazışma Yönetmeliği'nde yer verilmiştir. Bu kurallar daha çok şekle yönelik kurallardır. Yine Yönetmelik'te bir adli yazıda bulunması gereken bölümler ayrı ayrı gösterilmiştir. Bu bölümleri ana bölümler ve ikincil bölümler olmak üzere iki ana başlık altında toplamak mümkündür. Ana bölümler bir adli yazıda bulunması gereken yerleri ve yazılış biçimleri belirlenmiş olan bölümlerdir. Bu bölümler; başlık, sayı, tarih, konu, adres, metin, imza bölümü ve paraftır. İkincil bölümler ise yazının niteliğine göre yazıda bulunması gereken ve ana bölümlerin dışında kalan bölümlerdir. Bu bölümler; ilgi, ek, sayfa numarası, dağıtım, onay, koordinasyon gibi bölümlerdir.