Halkla İlişkiler Materyallerinde Baskı Öncesi Hazırlık ve Basım Teknikleri

Basılı materyaller, kurumların hedef kitlesine olan mesajlarını taşır. İster promosyon bildirimi olsun ister bir etkinliğe davet olsun, tüm kurumlar kurumsal kimlikleri dâhilinde basılı materyallere ihtiyaç duyar. Basılı materyallerin ilk fikrinin ortaya çıkmasından hedef kitlenin eline ulaşan dek tüm adımlarının halkla ilişkiler uzmanı tarafından bilinmesi son derece önem taşır. İyi bir halkla ilişkiler uzmanı, tasarım ve baskı süreci ile ilgili hem görsel hem de teknik bilgilerin tamamına bir grafiker ya da matbaa sorumlusu kadar olmasa da sahip olmalıdır.

Basılı materyallerin hazırlanma süreci temel olarak tasarım ve baskı olarak görünse de bu süreç kendi içerisinde birçok detay barındırmaktadır. Tasarım öncesi kurumun amaçları ve kimliği doğrultusunda ilgili görsellerin seçilmesi, metinlerin hazırlanması, kullanılacak renklerin belirlenmesi gibi tasarımsal detaylar belirlenmelidir. Aynı zamanda kaç adet basım yapılacağı, hangi kağıt türünün seçileceği, baskı sonrası nasıl bir katlama ve/veya ciltleme gerçekleştirileceği gibi teknik detaylar da grafiker ve matbaa ile iletişim hâlinde belirlenmelidir. Bu süreç içerisinde Halkla İlişkiler , üst yönetim ile sürekli temas hâlinde olmalı, onlara tasarım ve baskı süreci konusunda gerekli bilgilendirmelerde bulunmalıdır. Baskıya geçilecek olan son tasarımın üst yönetim tarafından onaylanması kritik bir öneme sahiptir.

Basılı materyalin tasarım sürecinde öncelikle materyalin formatına karar verilmelidir. Gazete, dergi gibi metin ve görsel açıdan zengin bir yayın olabileceği gibi broşür, afiş, davetiye vb. gibi daha kısa sürede bildiri amaçlayan bir format da seçilebilir. Format belirlendikten sonra kurumsal kimlik doğrultusunda ilgili görsel ve metinler sayfa mizanpajı içerisinde ilgili alanlara yerleştirilir. Bu süreçte hem görsellik hem de hedef kitle tarafından okunabilirlik dikkate alınmalıdır. Hazırlanan tasarım baskıya girmeden önce olası bir maliyet kaybını önlemek için maket olarak basılır ve iş sahibi kuruma gönderilir.

Halkla ilişkiler birimi ve üst yönetim, hazırlanan materyal üzerinde gerekli onayı verebileceği gibi değişiklik de isteme hakkına sahiptir. Son onayı alınan bir tasarım, matbaa sürecine girer. Seçilen kağıt ve baskı türüne uygun şekilde tasarım baskıya girer. Bu süreçte dijital baskı, baskı sürecini hızlandırabileceği gibi diğer baskı türlerine göre kalıp ve montaj gibi matbaa işlerine de gerek duymaz.

Baskı sonrası hazırlanan materyaller formata göre katlama ve/veya ciltlemeye gidebileceği gibi gazete veya dergi gibi bir formattaysa forma hâline de dönüştürülebilir. Forma hâline gelen materyal sayfa sayısına göre kaç forma olarak oluşturulduysa matbaa atölyesinde birleştirilir ve bu şekilde ciltlenerek dağıtıma hazır hale getirilir. Matbaadan çıkan baskı, hedef kitleye ulaştırılmak üzere iş sahibi kuruma gönderilir. Kurumlar hazırlamış oldukları materyalleri, kendi iletişim etkinlikleri çerçevesinde farklı alanlar ve ortamlarda hedef kitle ile buluşturarak kendileri hakkında hem olumlu bir itibar yaratma hem de ürün/hizmetleri hakkında bilgi vermeyi amaçlarlar.