Uygulama Planları

Halkla ilişkiler uygulamalarında uygulama planı hazırlanmadan önce gerekli araştırmalar yapılarak uygulamanın amaçları, hedefleri, strateji ve taktikleri gibi hususların saptanarak varılacak nokta belirlenmelidir. Hedef kitlenin analizi doğrultusunda hangi faaliyetlerin kurumun amacına en iyi şekilde hizmet edeceği gibi noktalar karşılıklı fikir alışverişi yoluyla saptanmalıdır. Uygulama planının çerçevesinin, kampanya planında vurgulanan detaylar üzerinde şekillenmesi nedeniyle, kampanya planlamasının profesyonelce hazırlanması ve eksikliklerinin olmaması büyük önem taşımaktadır.

Uygulama planı; uygulamayı yürütecek kişilere yol göstermesi, uygulamanın kapsamının netleştirilmesi, katılımcılarının belirlenmesi, uygulama amaçlarına uyulup uyulmadığının anlaşılması, uygulama bütçelemesinin yapılması için önem taşımaktadır. Halkla ilişkiler uygulamalarının düzgün planlanmadığı bir durumda, planlanan bütçede, faaliyetlerin zamanlamasında sorunlarla karşılaşılabilmektedir. Ayrıca medya ve hedef kitle nezdinde kurumun imajının olumsuz yönde etkilenmesi ve bununla birlikte itibar kaybının yaşanması da kaçınılmaz olmaktadır.

Faaliyet amaçları belirlenirken amaçların bazı niteliklere sahip olması da halkla ilişkiler uygulayıcıları tarafından üzerinde dikkatle durulması gereken konulardandır. Söz konusu nitelikleri S.M.A.R.T.E.R. (spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili, zamana bağlı, değerlendirilebilir ve yeniden değerlendirilebilir) kriterleri olarak ele alıp incelemek mümkündür. Söz konusu kriterler bunları oluşturan İngilizce kelimelerin baş harflerinin birleşimi ile ifade edilmekte ve amaçların sahip olması gereken nitelikler belirtilmektedir.

Hedef kitle, yürütülmesi planlanan halkla ilişkiler uygulamalarından etkilenecek ve olumlu yönde eyleme geçecek kişi ya da gruplar incelenerek seçilmelidir. Uygulama sürecinde yürütülecek faaliyetlerin hedef kitle ya da kitleleri belirlenirken, bu gruplardaki kişilerin yaşı, mesleği, cinsiyeti, kültürü vb. gibi demografik etkenler göz önünde bulundurulmalıdır. Bu iş ise kurumlarda hedef kitle ya da kitleleri iyi analiz edecek ve onlarla doğrudan iletişime geçecek halkla ilişkiler sorumlularının görev tanımları arasında yer almaktadır.

Kampanya künyesi, uygulama kontrol listesi, uygulama takvimi ve bütçeleme olarak dört başlıktan oluşan uygulama planı, kurum için yol gösterici ve gerekli görüldüğünde anında müdahale için detaylı bir plandır. Kampanya künyesi, uygulama hakkında ön bilgi vermekte ve planlanan faaliyetlerin tek şablonda toplanmasını sağlamaktadır. Kampanya künyesinde; faaliyeti uygulayacak kurumun adı, faaliyetin konusu, faaliyetin uygulama alanı ve hedef kitlesi, sosyal paydaşları, sponsorları, yatırım ölçeği ve faaliyetin uygulanacağı medyaya ait bilgiler yer alır.

Uygulama kontrol listesi, faaliyetler gerçekleşmeden yapılması gereken işlerin ayrıntılı bir liste haline getirilmesini ifade etmektedir. Uygulama kontrol listesi hazırlanırken davetiyenin tasarımının kimin tarafından yapılacağından kimler tarafından dağıtılacağına, ses düzeninin nereden temin edileceğinden bunu yapacak olan sorumlunun ismine vb. birçok noktada yer alacak kişilerin belirlenmesine dikkat edilmelidir. Buna ek olarak uygulama kontrol listesiyle birlikte gerekli olan afiş, davetiye ve çeşitli kimlik materyallerinin hazırlanması, basın bülteni ve sponsorluk görüşmelerinin yapılmış olması da gerekmektedir.

Uygulama kontrol listesini kolaylaştıran uygulama takvimi, faaliyetlerin sıraya konulmasını sağlamakla birlikte, gerçekleştirilecek faaliyetlerin yerine bağlı olarak dini bayramlar, kültür yapısı gibi önemli hususların da göz önünde bulundurulduğunda, uygulamanın başarısını büyük oranda etkilemektedir. Uygulamanın her aşamasında önem taşıyan bütçeleme, kurumun faaliyetler için ayırabileceği ve ayırması gereken finansmanın, sponsor ihtiyacı olup olmadığının belirlenmesi gibi hususları da kapsayan bir yönetim planlamasıdır.

Halkla ilişkiler uygulamalarında bütçeleme yaparak çalışmalara başlamak; uygulamaya başlanmadan önce kurumun finansal kaynaklarının düzeyi, kurumun faaliyetler için gerekli bütçeyi ayırıp ayıramayacağı, uygulama giderlerinin en az maliyetle nasıl hayata geçirilebileceği, faaliyetlerin gerçekleştirilmesinde sponsor desteğine ihtiyaç duyulup duyulmayacağı, sponsor desteği alınacaksa bunun genel bütçe içerisindeki oranı ve yürütülecek çalışmalar için ayrılan bütçenin toplam maliyetine değip değmeyeceğinin tespiti konularında uygulayıcıya fayda sağlar.