Etkinlik Yönetimi

Etkinlik, bir kişi üzerinde katılımı yoluyla bir etki yaratmak amacıyla özenle tasarlanmış bir deneyimdir.

Etkinlikleri diğer olaylardan ayıran bazı temel unsurlar bulunmaktadır:

• Etkinlikler belirli bir zaman aralığında gerçekleşir.
• Etkinlikler belirli bir yerde gerçekleşir.
• Etkinlikler günlük yaşantımızdaki rutin olaylardan farklıdır.
• Etkinlikler geçici olaylardır.
• Etkinlikler belli bir amaç kapsamında gerçekleşir.
• Etkinlikler özgün olaylardır.
• Etkinlikler bazı bileşenlerden oluşur ve bu bileşenlerden etkilenir.
• Etkinlikler düzenlendikleri ülke, kent ve destinasyon imajına katkı sağlar.
• Etkinlik deneyiminin pazarlama materyalleri, ortam&dekor, eğlence, ulaşım&giriş, yiyecek&içecek ve konfor ve hatıralar olmak üzere ise altı boyutu bulunmaktadır.

Etkinliklerin özellikleri; özgünlük, dayanıksızlık, soyutluk, ritüel ve tören, ortam ve hizmet, kişisel temas ve etkileşim, emek yoğun yapıdır.

İçeriklerine göre etkinlikler; kültürel kutlamalar, sanat, iş ve ticaret, spor müsabakaları, eğitim ve bilim, rekreasyon, politik ve kişisel etkinliklerdir.

• Etkinlikler, planlama açısından planlanan ve planlanmayan etkinlikler olmak üzere ikiye ayrılır.
• Etkinlik yönetimi, araştırma, tasarım, planlama, koordinasyon ve etkinliğin değerlendirilmesini içeren bir süreçtir.
• Etkinlik yönetimi, etkinlik yönetimi, etkinlik yöneticisi, alt alan uzmanlıkları ve paydaşlar alanında uzmanlık gerektirmektedir.

Günümüzde halkla ilişkilerde etkinlik yönetimi, stratejik olarak yönetilmeyi gerektiren bir süreçtir. Etkinlikler türlerine ve içeriklerine göre farklı hedeflere sahip olduklarından her etkinliğin stratejik olarak yönetilmesi etkinliğin başarısında büyük rol oynamaktadır.

Etkinliklerin gerçekleştirilmesinde bazı temel stratejiler, ilgi oluşturmaya dönük stratejiler, kamuoyu oluşturmaya dönük stratejiler, etkinlik iletişimi stratejileri, yaratıcı stratejiler, harekete dönük stratejilerdir.

Stratejik planlama süreci genel olarak araşatırma, tasarım, planlama, düzenleme ve değerlendirme olmak üzere beş aşmadan oluşur.

Stratejik etkinlik yönetimi; etkinlik yönetimi, etkinlik politikası ve etkinlik çalışmaları olmak üzere üç aşamadan oluşur.

• Etkinlik planlaması sürecinde görev alacak personelin seçim aşamasında PEOPLE Tekniği kullanılmaktadır.
• Etkinlik yöneticisinin sahip olması gereken özellikler, bilgi yönetimi, ikna, yazım, yaratıcılık, grup çalışmasını idare etmek, detaycılık, teknoloji kullanımı, mesleki bilgidir.
• Bir etkinlik teklifinde yer alması gereken kısımlar; etkinlik teklifi ön yazısı, etkinliğin çerçevesi, etkinliğin yeri, ulaşım, konaklama, etkinliğin günlük programı, etkinlik takvimi, etkinlik bütçesidir.

Etkinlik pazarlamasının iletişim bağlamında yenilikçi temelleri, deneyim - yönelme, etkiletişim, kişisel kabul, dramaturgidir.

Etkinlik hazırlığı sırasında kriz iletişim planı da göz ardı edilmemesi gereken önemli bir ayrıntıdır. Etkinliklerde karşılaşılabilecek olası krizler; kurum adına konuşma yapacak kişinin kameralar ya da topluluk karşısında söyleyeceklerini unutması, bilimsel ağırlıklı bir etkinlikte yer alacak olan bilim adamlarının, etkinliğe gecikmesi ya da son anda başka bir işinin çıkmasından ötürü etkinliğe katılamaması, etkinlik sırasında karşılaşılan teknik aksaklık, etkinliklerde ana konuyla ilişkili yanlış bilgi paylaşımı, etkinlik sırasında salonun teknik donanımı sebebiyle ya da sağlık sorunları nedeniyle rahatsızlanan konukların olması, etkinlik programının aksaması, protokolde çıkan krizlerdir.

Etkinliklerde araştırma, ölçme ve değerlendirme süreci nitel ve nicel yaklaşımlar benimsenerek tasarlanabilir.