Halkla İlişkilerde Eyleme Geçme ve İletişim

Halkla ilişkiler kampanyasının kalitesi iletişim sürecinin doğru işlemesine bağlıdır. İletişim sürecinin ögeleri olan kaynak, mesaj ve hedefin halkla ilişkiler sürecindeki rollerinin tanımlanması ve belirlenmesi gerekir. Eylem ve iletişim stratejisi, koordineli şekilde hareket etmelidir. İletişim stratejisi, eylem programını desteklemelidir. İletişim stratejisi, eylem hakkında tüm hedef kitlenin bilgilendirilmesi, hedef kitlenin eylem programını kabul etmesi için ikna edilmesini ve hedef kitlenin eyleme katılmayı kabul etmesini içermektedir. Halkla ilişkilerde eyleme geçme; organizasyonun halkla ilişkilere ihtiyacı olmasıyla başlayan neyi nasıl yapacağına, kimlerle iş birliği içinde olunacağına, neyi kime nasıl söyleyeceğini içeren bir süreci kapsar. Eylem stratejileri, kurumsal performansın artırılması, hedef kitlenin katılımı ve etkinlikler, ittifak ve koalisyonların oluşturulması, sponsorluklar ve aktivizmi içerir.

Kuruluşun performansının artırılması: Bu eylem süreci müşteriyi en kaliteli hizmeti veya ürünü sundukları konusunda ikna etmeyi içerir. Bu ikna sürecinde işletme, müşteri ile olan ilişkisini geliştirdiği gibi zaman zaman hedef kitlenin ihtiyaçları doğrultusunda değişimi de içerir.

Hedef kitlenin katılımı ve etkinlikler: Bu strateji, iki yönlü iletişim taktiklerini kullanmayı ve hedef kitleleri iletişim etkinliklerine katmayı içerir. Sponsorluk, bir etkinlikte ihtiyaç duyulan kaynakların bir işletme tarafından karşılanması anlamına gelmektedir. Şirketler, festivaller, sergiler, arkeolojik kazılar, bilimsel toplantılar, spor ve müzik organizasyonları gibi pek çok konuda sponsorluk yapmaktadırlar. Aktivizm, toplumsal sorunlar çerçevesinde eylemi içeren etkinliklerde bulunmasıdır. Çevre sorunları, madde bağımlılığı, engellilerin hakları, kadın hakları gibi pek çok sorunda hem ele aldıkları sosyal sorunları hem de kuruluşlarının mesajlarını iletmek için eyleme geçerler.

Halkla ilişkilerde eylem geçme etkili bir iletişim süreci oluşturmayla olur. Etkili iletişim ise durum, zaman, yer ve hedef kitleye göre düzenlenir. Hedef kitlenin mesajı doğru algılaması için stratejik iletişim bileşenlerinin iyi tahlil edilmesi gerekir. Halkla ilişkilerde stratejik iletişim bileşenleri, mesajın çerçevesi, anlam ve sembol, bariyer ve stereotipler olarak sıralanmaktadır.

Mesajın çerçevelenmesi o mesaja ilişkin halkla ilişkiler uzmanının kısaca neyi önemseyerek seçtiğine ilişkindir. Halkla ilişkiler eyleminde önemli olan unsur belirlenir, seçilir ve mesaj buna göre düzenlenir. Mesajın çerçevesinde kullanılan geleneksel kıstas, haber değerleri olarak da adlandırılan unsurlardır. Haber değeri, bir gazetenin ya da yayın organının bir habere ne kadar görünürlük kazandıracağını anlatan bir gazetecilik terimidir. Halkla ilişkiler uzmanları da eyleme geçerken bu unsurlardan yararlanırlar. Haber değerleri; zamanlılık, önemlilik, insani ilgi, ilginçlik, çarpıcılık, yakınlık olarak sıralanmaktadır.

Haber değeri, bir gazetenin ya da yayın organının bir habere ne kadar görünürlük kazandıracağını anlatan bir gazetecilik terimidir. Halkla ilişkiler uzmanları da eyleme geçerken bu unsurlardan yararlanırlar. Haber değerleri, zamanlılık, önemlilik, insani ilgi, ilginçlik, çarpıcılık, yakınlık olarak ifade sıralanmaktadır. Halkla ilişkiler programında mesajlar oluşturulurken, açık ve anlaşılır, rahatsız edecek kadar tekrarlara yer vermeden, cümleleri yerli yerinde kullanarak, yanlış anlamalara neden olabilecek bir üsluptan kaçınarak, anlatılmak istenen konuya uygun kelimeler kullanılarak ele alınmalıdır.

Dil paylaşılan bir olgudur. Geçmişten bu güne toplumsal süreç içinde anlamlarıyla aktarılarak gelir. İletişimde dil önemlidir. Halkla ilişkiler programında mesajlar oluşturulurken, açık ve anlaşılır, rahatsız edecek kadar tekrarlara yer vermeden, cümleleri yerli yerinde kullanarak, yanlış anlamalara neden olabilecek bir uslüptan kaçınarak, anlatılmak istenen konuya uygun kelimeler kullanılmaktadır.

İletişimde semboller de önemlidir. Mesajların anlaşılabilmesi için kullanılan sembollerin anlamlarının bilinir olması gerekir. Mesajı oluşturan semboller bir yandan kaynak, öte yandan hedef için aynı anlama gelecek simgelerden oluşmalıdır. Ortak yaşam ve referans çerçevesi içinde yer alan simgeler kullanılmalıdır.

Halkla ilişkilerde eyleme geçilirken bu stereotip ve kalıpyargılara dikkat edilmelidir. Stereotipleştirmeden uzak şekilde farklı kültürlere, farklı cinsiyetlere, ırklara, etnik gruplara, cinsel tercihlere, beden şekillerine karşı saygılı ve hassas davranmak gerekir. Halkla ilişkilerde eyleme geçme bir mesajın hedef kitle tarafından kabul edilmesine kadar olan geçen süredir. Önce eylemi anlatan bir mesaj oluşturulur ve ardından mesajın yayılması sağlanır. Mesajın hedef kitleye yayılmasının beş aşamada gerçekleşir. Bu aşamalar, bilgilenme, ikna olma, karar verme, uygulama ve kabul etmedir. İyi bir halkla ilişkilerci mesajın geçireceği bu dönüşümü hesaplayıp eylem stratejisini ona göre kurgular. Mesajın ilk anlamıyla hedef kitle tarafından anlaşılmasını sağlar. Halkla ilişkiler programının uygulanmasında dikkate alınması gereken yedi nokta vardır: İnanırlık/güvenirlik, bağlam, içerik, açıklık, devamlılık ve tutarlılık kanallar, kapasitedir.