Kurumsal Rapor Hazırlama

Bir kurumda gerçekleştirilen iş süreçlerini ve sonuçlarını ayrıntılı bir şekilde açıklamak amacı ile kullanılan yazılı iletişim aracına rapor adı verilmektedir. Bir başka tanımla rapor, herhangi bir konuda kurumdaki iş süreçlerine ilişkin araştırma/incelemenin bir sonucudur. Raporlar genellikle belirli bir durumu tanımlamak, bir konuyu öngörmek, belirli bir gelişmeyi tespit etmek, sonuçları değerlendirmek vb. amaçlarla hazırlanabilirler. Raporun güvenilir bir bilgiyi iletebilmesi için raporda yer alan bilgilerin doğruluğuna, objektifliğine ve kurumun misyon ve hedefleri ile uyumluluğuna dikkat edilmesi gereklidir. Bu nedenle raporlar hazırlanırken raporun içeriği, belirli ilkeler temelinde hazırlanmalıdır. Ancak bu durumda raporun okuyucu tarafından anlaşılır olması mümkün olabilmektedir. Bu ilkeleri; raporun içeriğini yansıtan ancak kısa cümlelerden oluşmalı, raporun okuyucusunun özellikleri dikkate alınarak açık olarak yazılmalı, raporun net veri ve bilgiler iletebilmesi için kesin ifadelerden oluşmalı şeklinde açıklamak mümkündür. Raporlar içeriklerine, sürelerine, şekillerine göre gruplandırılabilirler. Raporların belirli kategorilerde değerlendirilmesinde raporun amacı, kimin için yazıldığı, raporun içerisinde yer alan bölümler dikkate alınmaktadır. Raporların etkili ve istenen sonuçları elde edebilmesi için raporun amacının belirlenmesi, raporun konusunun belirlenmesi, raporun hedefinin belirlenmesi, verilerin toplanması ve değerlendirilmesi olmak üzere belirli aşamaları dikkate alınarak yazılması gereklidir. Bu doğrultuda yazılan raporlarda ana bölümünde, problem, amaç, önemi, varsayımlar, tanımlar, verilerin toplanması, yorumlanması, yargı; son bölümde ise ekler, yararlanılan kaynaklar bölümlerinin yer aldığı görülmektedir.

Kurumsal rapor ise, bir kurumun hedef kitlelerine (paydaşlara, mevcut ve potansiyel müşterilerine, çalışanlarına, medyaya, yatırımcılara vb.) kurumun değerlerini ve çalışma sonuçlarını duyurabilmesi için kullanılan yazılı iletişim aracıdır. Kurumsal rapor, kurumun yönetim yaklaşımını ortaya koyduğu ve kuruma ait tüm bileşenleri bir arada sunduğu stratejik bir araç olarak da değerlendirilmektedir. Bununla birlikte kurumsal rapor, kurumun kuruma ait riskleri ve tehditleri algılayabilmesi ve nerede olduğunu tanımlayabilmesi açısından da adeta bir ayna işlevi görmektedir.

Kurumsal rapor, kurumla ilgili finansal ve finansal olmayan tüm bilgilerin bir arada hazırlanmasını sağlamakta, bu anlamda kurumun hem kendini değerlendirme hem de tanıtma aracı olarak değerlendirilmektedir. Kurumsal raporlar içeriklerine ve taşıdıkları niteliklere göre finansal rapor, kurumsal yönetişim raporları, sürdürülebilirlik raporları, tanımlayıcı raporlar, bütünleşik raporlar, kurumsal sosyal sorumluluk raporları, web raporları olmak üzere ele alınabilir. Kurumlarda raporlar karar vermek, çalışma faaliyetlerini izlemek, kontrol etmek, hedefler ve sonuçları karşılaştırmak vb. işlevlere sahiplerdir. Kurumsal raporlar ise, kurumun iç ve dış hedef kitleleri ile iletişim kurmak, hedeflerini aktarmak, bilgilendirmek vb. amaçlarla kullanılan yönetişim araçlarından biridir. Kurumsal raporlamanın kurumlara sağladığı faydalara bakıldığında; hesap verilebilirlik özelliğinin güçlenmesine ve hedef kitleleri ile arasında bir bağlılık yaratılmasının sağlanmasına, olumlu bir imaj ve kurumsal itibarın yaratılmasına olanak tanıdığı görülmektedir. Kurumsal raporlar, halkla ilişkiler biriminin liderliğinde diğer birimler arasında koordineli çalışmalar ile oluşturulmaktadır. Kurumsal raporların hazırlanmasında verilerin araştırılmasından, takım oluşturulmasına, kurumsal raporların baskı ve sunum özelliklerine dikkat edilmesine kadar birçok süreç planlanmalı ve bu doğrultuda hareket edilmelidir. Kurumsal raporlar, bir kurumun hedef kitlelerine yansıyan bir yüzü olduğu için hazırlanma aşamalarının titizlikle gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Kurumsal raporlar, halkla ilişkiler biriminin liderliğinde diğer birimler arasında koordineli çalışmalar ile oluşturulmaktadır. Kurumsal raporların hazırlanmasında verilerin araştırılmasından, takım oluşturulmasına, kurumsal raporların baskı ve sunum özelliklerine dikkat edilmesine kadar birçok süreç planlanmalı ve bu doğrultuda hareket edilmelidir. Kurumsal raporlar, bir kurumun hedef kitlelerine yansıyan bir yüzü olduğu için hazırlanma aşamalarının titizlikle gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Bu noktada kurumsal raporun belirli aşamalar halinde hazırlanmasına dikkat edilmelidir. Kurumsal raporun hazırlanmasında ilk aşama, kurumun içinde bulunduğu durumu ve geçmiş faaliyetlerinin iyi bir analizin yapılmasıdır. Bu anlamda da gerekli bilgi ve verilerin ilgili birimlerden toplanması, bunun için de bir zaman planlanmasının ve içeriğin nasıl iletileceğinin belirlenmesi gereklidir. Bu amaçla ise mutlaka halkla ilişkiler birimi ile birlikte diğer birim çalışanlarının birlikte hareket edeceği bir takımın oluşturulması gerekmektedir. Bir diğer aşama ise, raporun temasının belirlenmesi ve bu doğrultuda içerik planının oluşturulmasıdır. Söz konusu bu aşamaların tamamlanması sonucunda raporun tasarım aşamasına geçilmektedir. Bu aşamada kurum içi halkla ilişkiler birimi bu yetkinliğe sahip ise tasarım çalışmalarını gerçekleştirmekte, eğer bu yetkinlik kurum içindeki halkla ilişkiler biriminde yok ise halkla ilişkiler ajanslarından destek alınması gerekmektedir. Rapor ile ilgili tasarım görüşmesi sonucunda raporun hazırlanma, baskı ve dağıtım maliyetleri belirlenmelidir. Raporun hazırlanmasının ardından rapor, halkla ilişkiler birimi ve ilgili yöneticiler tarafından kontrol edilmelidir. Son aşamada ise raporun dağıtıma çıkmadan önceki son hali üst yönetime sunularak onay alınmalıdır. Onaylanan kurumsal rapor, belirlenen hedef kitlelere gönderilerek süreç tamamlanmaktadır.