Kurumsal El İlanı, Basın Dosyası ve Broşür Hazırlama

Yazılı iletişim araçları günümüzde halkla ilişkiler çalışmalarında kurum ile hedef kitleleri arasında ileti akışını sağlamak için sıklıkla tercih edilen araçlardan birisidir. Genel bir bakış açısıyla bakıldığında yazılı araçların; gazeteler, dergiler, yıllık faaliyet raporları vb. araçlardan oluştuğu görülmektedir. Bunların yanında kurum ve yeni ürün tanıtımına yönelik üretilebilen; broşürler, el ilanları ve basın dosyaları gibi yazılı araçlar da sıklıkla kullanılan araçlar olarak karşımıza çıkmaktadır. Kurum tarafından genellikle bilgi paylaşımı için üretilmekte olan broşür, el ilanları ve basın dosyalarının hazırlanması aşamasında halkla ilişkiler uzmanlarının görevleri bulunmaktadır.

Kurumların hedef kitleleriyle her yerde buluşma çabasının somut sonuçlarından olan el ilanı basımı ve dağıtımı; kurumların tanıtımları ve vermek istedikleri mesajların hedef kitlelerce alınması açısından önem taşımaktadır. El ilanları kurumlar tarafından hazırlanan pankartların küçük şekilleridir.

Halkla ilişkiler mesleğinde sıklıkla kullanılan bir diğer araç olan basın dosyalarıdır. Basın dosyaları basın toplantılarında kuruma ait tüm bilgilerin bir arada iletildiği dosyalardır. Halkla ilişkiler amaçlı kullanılan basın dosyaları ile basın mensuplarına konu ile ilgili eksiksiz hiçbir bilgi kalmadan iletmek amaçlanmaktadır. Böylelikle konuya ilişkin tüm haber değeri taşıyabilecek ya da haber içeriğinin hazırlanmasında gerek duyulabilecek tüm bilgilerin bir arada sunumu gerçekleştirilmektedir.

Halkla ilişkiler faaliyetlerinin yürütülmesi aşamasında başvurulan bir diğer yazılı araç da broşürlerdir. Broşürler de diğer yazılı araçlar gibi kurumların halkla ilişkiler uzmanları tarafından hazırlanmaktadır. Broşürler, işletme ile ilgili ürünler, hizmetler, herhangi bir açılış, seminer, panel, konser konferans vb konularda halkı aydınlatıcı bilgi vermek için kullanılmakta olan yazılı halkla ilişkiler araçlarındandır.

Broşür, el ilanı ve basın dosyası gibi yazılı araçların hazırlanmasında, içerik oluşturma, basım aşamasındaki tasarım ve matbaa ilişkileri, dağıtım aşamasında hedef kitlelere en etkin şekilde ulaştırılması gibi konular halkla ilişkiler birimlerinin sorumluluğundadır. Bu sebeple iyi bir halkla ilişkiler uzmanı tüm yazılı materyaller için gerekli teknik ve pratik bilgileri edinmiş ve uygulamaya hakim bir konumda olmalıdır.

Halkla ilişkiler açısından bakıldığında, kurumların broşür kullanması tanıtım aşamasında kaçınılmaz bir eylem hâlini almıştır. Bu süreçte, broşürün hazırlanmasına karar verilmesi ve içerik oluşturulması aşaması da dâhil olmak üzere; broşürün planlı bir şekilde kurumun hedef kitlelerine iletilmesinde en büyük sorumluluk şüphesiz ki halkla ilişkiler uzmanlarına aittir. Halkla ilişkiler uzmanları kurumların amaç ve hedeflerine paralel olarak broşürleri hazırlamakta; bu amaç ve hedeflere göre içerik oluşturarak hedef kitlelere ulaşmada kolaylık sağlamaya çalışmaktadır. Bu yüzden broşür oluşturmak halkla ilişkiler uzmanları tarafından profesyonelce ele alınması gereken bir süreçtir. Öte yandan broşürlerin hazırlanması ve hedef kitlelere ulaştırılması, kurumlar için maliyetli olabilmektedir. Ancak bu maliyet, gelişen internet teknolojilerinin broşürler açısından da kullanılmasıyla minimize edilebilmektedir. Özellikle ebroşür; kurumların hedef kitlelerine sıfır maliyet ile broşür ulaştırması açısından gün geçtikçe yaygınlaşmaktadır.

Öte yandan broşürlerin hazırlanması ve hedef kitlelere ulaştırılması, kurumlar için maliyetli olabilmektedir. Ancak bu maliyet, gelişen internet teknolojilerinin broşürler açısından da kullanılmasıyla minimize edilebilmektedir. Özellikle ebroşür; kurumların hedef kitlelerine sıfır maliyet ile broşür ulaştırması açısından gün geçtikçe yaygınlaşmaktadır.

Türü ve özelliği ne olursa olsun halkla ilişkiler yazarlığı görevini yerine getiren bir halkla ilişkiler uzmanının hedef kitle özelliklerine göre dil ve üslubunu ayarlaması gerekmektedir. Net ifadelerin kullanıldığı ve belli bir kalitede dil öğesi bulunduran el ilanı, basın dosyası ya da broşürler verilmek istenen mesajların hedef kitleler tarafından kolayca anlaşılmasını sağlamaktadır. Bu nedenle halkla ilişkiler yazarlarının da dile hâkimiyeti ve ifade yetkinliğinin önemli bir dinamik olduğu belirtilmektedir.