Basın Bülteni Hazırlama

Halkla ilişkilerde hedef kitle ile iletişim kurmada en çok kullanılan kaynak basındır. Kurumlar basınla ve gazetecilerle karşılıklı anlayışa dayanan iyi ilişkiler kurmalıdırlar. Onların görev ve gereksinimlerini tanıyarak birlikte çalışabilme ortamı yaratmaları hem basının haber alma hem de kurumun halkla ilişkiler gereksiniminin giderilmesinde önemli ve olumlu bir rol oynamaktadır.

Basının önemini çok iyi bilen halkla ilişkiler yazarı basına düzenli olarak kurumlarıyla ilgili güncel haberleri hızlı ve doğru bir biçimde göndererek onlarla sürekli, karşılıklı, güven ve anlayış çerçevesinde iyi iletişim kurarak basının güvenini kazanmak zorundadır. Aynı zamanda da her kurum, yaptığı çalışmaları kamuoyuna tanıtarak onların da güvenini kazanmalıdır. Kurum, amaçları doğrultusunda hedef kitleyi ikna etmek, onların tutum ve davranışlarını kimi zaman pekiştirmek kimi zamanda değiştirmek ister. Bunları yaparken de basından yararlanır. Basın bültenleri basınla ilişkilerde diğer araçlar (basın makaleleri, röportaj vb.) kadar oldukça önemli bir yeri olan ve en yaygın olarak kullanılan araçlardan birisidir.

Basın bültenleri kuruluşların faaliyetlerini periyodik olarak duyurmak amacı ile hazırlanan duyurulardır. Bültenler günlük, haftalık, aylık olduğu gibi önemli bir faaliyetin özellikle hatırlatılması için de çıkarılabilir. Basın bülteni medya ile ilişkilerde en çok kullanılan araçlardan biridir. Kurum ve kuruluşlar medyaya bilgi vermek için basın bültenlerinden yararlanmaktadırlar. Bültenler, kuruluşun faaliyetlerinin basın tarafından daha kolay izlenmesini sağlamaktadır.

Basın bültenleri halkla ilişkilerin basınla ilişkilerinde en yaygın biçimde başvurduğu bilgilendirme ya da iletişim aracıdır. Büyük işletmeler, kuruluşlar, çeşitli yönetimler, basınla ilişkilerin sürekliliğini sağlamak ve yaptıkları etkinlikleri duyurmak için basına yönelik haber bültenleri yayınlarlar. Belli bir olayla ilgili bir bilgiyi bütün kitle iletişim araçlarına aktarmak amacıyla gönderilen basın bültenleri, hâlâ geçerliliğini koruyan ve basınla ilişkiler kapsamındaki yöntemler arasında en ön sırada yer alan halkla ilişkiler çalışması niteliğiyle değerlendirilebilir.

Bülten yazımında içerik oluşturan öğeler şunlardır:

Antetli Kağıt; Basın bültenleri genellikle kuruluşun kimliğini yansıtan renk ve dizaynda diğer bültenlerden ayırıcı olmasına dikkat edilerek antetli k âğıtlara yazılmalıdır. Çünkü bültenin diğerlerinden ayırt edici olması parlak kağıtlar ve rengârenk başlık kullanılması anlamına gelmemelidir. Sadece iş mektuplarından farklı ve gönderenin kim olduğunun anlaşılması anlamındadır. K âğıdın en üst tarafına “Basın Bülteni", “..... Şirketinden Haberler” ile birlikte kurumun logosu veya sembolü yerleştirilmelidir. Kağıdın alt tarafında ise, kurumun adresi, telefonu, faks numarası, e -mail adresi ve bilgi alınabilecek kişinin adı, telefon numarası gibi bilgilere yer verilmelidir. Haber metni standart yazı karakterinde (Örneğin; Times, Ariel, Times New Roman vb) ve 12 punto olarak yazılmalıdır.

Başlıklar; Başlık basın bültenindeki haberin konusunu kısaca özetleyen ve dikkati çeken nitelikte olmalıdır. Bazen editörler, gazetelerinin stiline uygun veya sayfa düzenine uygun kendi yazdıkları başlıkları kullanırlar. İyi başlıklar bilgilendiricidir. Canlı ve uyarıcı bir etki bırakırlar. Kısa haberler sunar ve okumaya isteklendirirler. Çünkü biz halkla ilişkiler yazarları olarak başlıkla öncelikle editörlerin dikkatini çekmeli ve onu haberi okumaya yönlendirmeliyiz. Başlıksız metin tamamlanmamış bir çalışmadır. 5 N 1 K soruları başlıkta yanıtlanmalıdır. Yazdığınız iyi bir başlık, yeniden formüle edilse bile, yazı işlerine kolaylık sağlar. Başlıklar olumlu ifadelerle formüle edilmelidir. Olumsuzluk içeren başlıklar daha az etki yaratacağı için pozitif bir başlık seçilmelidir. Örneğin; “Şirkette Karlar Kötü” yerine Şirket Yıllık Sonuçları Açıklıyor” şeklindeki bir başlık daha doğrudur.