Medya ile Birlikte Çalışmak
Medya ile ilişkilerde halkla ilişkiler bağlamında farklı araçlar kullanılmaktadır. Bu araçlar yazılı olabildiği kadar görsel de olabilmektedir. Halkla ilişkiler uzmanları temsil ettikleri kurumları, gazetelerde, dergilerde, televizyonlarda, radyolara ve internet ortamında medya aracılığıyla temsil etmekle yükümlüdürler. Bu doğrultuda halkla ilişkiler uzmanları basın mensupları ile birlikte çalışmak ve basınla ilişkilerini her zaman sıcak tutmak durumundadırlar. İnternetin hayatımıza girmesi, halkla ilişkiler uzmanları ile basın mensupları arasındaki ilişkiyi de farklı bir boyuta taşımmaktadır. Bu teknolojiler sayesinde halkla ilişkiler uzmanları basın bültenlerini sadece kurumsal web sitesine yükleyerek, basın mensuplarının kurumla ilgili bilgilere 7/24 ulaşabilmesini olanaklı kılmaktadır.
Basın bülteni yazmak, basın kiti oluşturmak, tanıtım filmleri çekmek gibi görevler medya ile ilişkilerin sadece yüzeysel boyutunu oluşturmaktadır. Bu yüzeysel boyut bilgi akışının daha sağlıklı sağlanması, daha sıklıkla haber olunması gerekliliği ve kurumun daha çok araçla hedef kitlesine ulaşması açısından yetersiz görülmektedir. Bu bağlamda kurumu temsil etmekte olan halkla ilişkiler uzmanları; medya mensupları ile birebir ve sadece kağıt üzerinde kalmayan ilişkiler kurmalıdır.
Medya ile ilişkiler konusunda yazılanlar göz önüne alındığında, halkla ilişkiler uzmanlarının (ya da bu süreçte halkla ilişkiler yazarı olarak da adlandırabiliriz) medya ile ilişkiler de işlerini profesyonelce yürütmesi gerekliliği ortaya çıkmaktadır. Medya ile ilişkilerin sadece gazete ve dergilerle olmayacağını ve hemen hemen kurumun düzenlediği bütün etkinliklerde medya ile bir temas etme noktası olacağını ifade etmek mümkündür. Medya ile ilişkileri yürüten halkla ilişkiler uzmanının; medyaya içerik oluşturacak ve bu içeriğin takibini yapabilecek kadar donanımlı olması gerekmektedir. Bir basın bülteninin nasıl yazılması gerektiğini, bir tanıtım videosuna hangi görseller konulması gerektiğini, hangi araçları kullanarak hangi hedef kitlelere ulaşılabileceğini biliyor olması; kurum için görev yapan halkla ilişkiler uzmanının profesyonellik seviyesini göstermektedir. Ayrıca kurum adına medya ile dirsek temasıyla çalışacak olan halkla ilişkiler uzmanın; kurum içerisinde yer alması zorunlu değildir. Kurumlar halkla ilişkiler faaliyetleri için profesyonel halkla ilişkiler ajanslarından da faydalanabilmektedir
Dergilerde kullanılan kağıtların gazeteye oranla daha kaliteli olmaları, dergi kullanımının daha uzun süreli olmasında etkin rol oynamaktadır.
Geniş bir çerçevede ele alınacak olan halkla ilişkiler programları içerisinde; gazetelerden farklı olarak kurumların kendilerinin ürettikleri ve gazetelerden farklı olarak yaklaşılması gereken kurum yayınları da bulunmaktadır. Kurum yayınları gazetelerden farklı olarak film ve video gibi unsurlardan da oluşabilmektedir. Ancak kurumlarda karşımıza çıkan kurum dergileri, firma gazetesi gibi kurum yayınları daha çok karşımıza çıkmaktadır ve daha etkin olarak kullanılabilmektedirler. Bunun sebebi ise, kurumsal video ve filmlerin sadece kurum yayınladığında hedef kitleye ulaşmasıdır. Bunun aksine kurumsal dergi ve gazeteler; basıldıktan çok daha uzun süre sonra da hedef kitle tarafından ulaşılabilir bir özelliğe sahiptirler.
Ayrıca kurum yayınları gerek iç halkla ilişkiler için gerekse de dış halkla ilişkiler için oldukça önemlidir. Kurum yayınları kurum içerisinde çalışan bireylerin; kurumun misyon ve vizyonun algılaması, kurum kültürün benimsemesi ve yaşatması, örgütle ilgili politikaların duyurulması açısından oldukça önemlidir. Dış halkla ilişkilerde kurum yayınları ise; kurumun paydaşları tarafında tanınması, bu paydaşlara ve yasama, yürütme mercilerine gerekli bilgilerin ulaştırılması açısından önem arz etmektedir.
Kurum yayınları oluşturulmadan önce yapılması gerekenlerin başında, yayınların hangi hedef kitleye hitaben çıkarılacağı, hangi periyotta yayınlanacağı ( aylık-haftalık), basımının renkli ya da siyah beyaz mı olacağı kararlaştırılmalıdır. Bu kararlar halkla ilişkiler açısından bakıldığında, kurum yayınlarının profesyonelce ele alındığı ve bu sayede kuruma pozitif etki sağlanabileceği görülmektedir.