Etkili Yazma Becerisi Geliştirme Süreci
Yazılı iletişim, iletişim becerileri arasında uzun süre saklanabilme, çok sayıda çoğatılabilme ve uzak mesafelere bile değişmeden ulaşabilme özelliği ile dikkat çeker. İkna ile olan ayrılmaz ilişkisi yazının hedef kitlesi olan okuyucuları ile arasında olan istenilen yönde düşünme, etkileme ve harekete geçme vb. iletişim temelli konularına dayanır.
Yazılı iletişim, hem kişiler arası hem de kurumsal ilişkilerde anlaşmayı kolaylaştırıcı etkiye sahip olmasıyla, mesleklerinin temelini güvenilir ve çift yönlü (tanıma ve tanıtma) olan halkla ilişkiler uzman ya da çalışanları için büyük önem taşır. Bununla birlikte yazılı iletişimde sözcükler ve cümleler anlaşmayı sağlayacak şekilde seçilip yazılmadığında da insanların yazılanları anlamaları, ya da yanlış yorumlamaları sonucunda sorunların yaşanmasına neden olacaktır. Halkla ilişkiler uzman ya da çalışanları da bu konudaki becerilerini sergileyerek çalışmalarını birer halkla ilişkiller yazarı olarak yürütmelidirler.
Halkla ilişkiler yazarlığı planlanmış hedeflere ulaşmak için hedef kitlelerini etkilemek, ikna etmek istemiyle açık, anlaşılır, net ve gerçek verilere dayanarak etkili mesaj oluşturma çalışmasını ifade eder. Halkla ilişkiler yazarları metinlerini kaleme almadan önce, yazdıkları ile ulaşmayı istedikleri hedef kitleyi detaylı bir şekilde tanımalıdırlar ki bu şekilde etkili tanıtma için gereken yazılı mesajları oluşturabilsinler. Hedef kitlenin doğru belirlenmesi ile yapılacak çalışmalar daha kısa yollarla, daha etkili bir biçimde ve daha ikna edici biçimde mesajın muhatabına ulaşacaktır.
Halkla ilişkiler yazarları öncelikli olarak hedef kitleye ulaşmak için kurum için gerekli olan ve içinde istatistiki verilerin, kurumun tarihçesinin, kurum yayınlarının, konuşmaların, haber metinlerinin, gazete küpürlerinin, durum raporlarının, konum raporlarının,biyografilerin ve görsel malzemelerin yer aldığı bir "bilgi dosyası" hazırlamalıdırlar. Ayrıca kurumun web sayfasındaki tüm yazılar, hazırlanan broşürler, raporlar, konuşma metinleri, haber bültenleri vb. tüm yazılı materyallin hazırlanması da halkla ilişkiler yazarının sorumluluğundadır.
Halkla ilişkiler yazarlarını işlerini etkin bir biçimde gerçekleştirebilmek için yazılarını hazırlık, planlama, gözden geçirme ve değerlendirme olarak özetlenebilecek aşamalarda ele almalı, hedef kitlesine ulaşabilecek doğru ve ikna edici mesajlar hazırlamalıdırlar.
Bir yazının organize edilmesinin amacı, yazıyı bölümlere ayırarak kolay anlaşılmasını sağlamaktır. Bu doğrultuda etkili bir metinde giriş/serim, gelişme/düğüm ve sonuç/çözüm bölümlerinin olması gerekir.
Halkla ilişkiler yazarı yazmak istediği konuya ilişkin ilk planlama ve ön hazırlıklarını yaptıktan sonra, konu ile ilgili görüşünü destekleyecek düşüncelerini organize etmeli, düzene koymalıdır. Yazısını artık bu organize plân çerçevesinde daha kolay bir biçimde yazabilir. Çünkü detaylı biçimde organize edilmiş bir yazıda gereksiz cümleler, sözcükler, duygu ve düşünce karmaşası yoktur, konu bütünlüğü sağlandığı için okuyanca daha kolay anlaşılır. Tam tersi bir durumda metnin içinde karmaşalar gözlemlenebilir, önemli noktalar gözden kaçabilir, savunulan düşünce net bir biçimde belirtilemeyebilir hatta yazar savunduğu düşünceyle ters düşen ifadeler bile kullanabilir.
Oysaki organize edilmiş bir metin yazar için yazmayı, okur için okumayı zevkli hale dönüştürür ve zihinleri düzenli çalışmaya alıştırır.Organize bir metin de düşünceler belirli bir dizgi içinde sıralanarak ana düşünceye ulaşılır. Bu şekilde okuyucu ile halkla ilişkiler yazarı arasındaki düşünce bağı hızlı bir biçimde kurulur ve uzun soluklu olur. Bir başka deyişle yazının organize edilmesinin amacı, yazıyı bölümlere ayırarak kolay anlaşılmasını sağlamaktır. Etkili bir metnin organizasyonuna bakıldığında;
Giriş/Serim: Yazının konusunun belirtildiği paragrafa giriş denir. Okuyucu yazının daha bu ilk aşamasında metne çekilirse sonrasını daha istekli okur. Çoğu kez giriş bir paragraf olarak düzenlenir. Bazı durumlarda iki, üç paragrafa uzayabilir.
Gelişme/Düğüm: Metnin konusunun gövdesi sayılan gelişme bölümüdür. Yazıda en az iki üç paragraf gelişime için ayrılır. Bu paragraflar okuyucunun merakını artıracak, onu okumaya isteklendirecek biçimde yazılmalıdır. Gelişme bölümü bitene kadar okuyucu yeni düşünce, görüş ve örneklerle doyurulmalıdır.
Sonuç/Çözüm: Fikir belirten yazıların son bölümüdür. Konu bu bölümde bir yargı ile biter. Okuyucuyu asıl etkileyecek bölümdür. Bu nedenle de sonucun daha önceki giriş ve gelişme paragraflarında anlatılanlara ters düşmemesi gerekir. Yeni bir düşünce bu aşamada öne sürülmez. Önce söylenenler belleklerde yer edecek şekilde vurgulanır. Bir ya da birkaç cümlelik paragraflardan oluşur. Olaya dayalı anlatımlardaki sonuç bölümüne çözüm denir. Yazının büyüklüğüne göre birkaç paragraflık bölüm, birkaç sayfa dolduracak sayıdaki paragraftan da oluşabilir.