Halkla İlişikler Yazarlığında Çeşitli Kurumsal Uygulamalar

Kurumlar hedef kitleleri ile iletişim kurmak, olumlu bir imaj yaratmak ve sürdürmek amacı ile yazılı ve basılı halkla ilişkiler araçlarından yararlanmaktadır. Bilgi iletişim teknolojilerinin gelişmesi ile birlikte birçok yazılı ve basılı araç elektronik ortama taşınmış böylece hedef kitleler açısından ulaşılabilirliği de artmıştır. Bununla birlikte yazılı ve basılı araçların elektronik ortama taşınması kurumlar için de mevcut ve potansiyel hedef kitlelere hızlı bir şekilde erişim olanağı sunmuştur. Bu durum halkla ilişkiler çalışmalarının özellikle yazılı ve basılı araçların daha yaratıcı, ilgi çekici ve farklılık taşıması bir gereklilik halini almıştır. Doğrudan postalama, yıllık ve aylık raporlar, davetiyeler, anı kitapları bu yazılı ve basılı iletişim araçlarından birkaçını oluşturmaktadır. Her bir araç, hedef kitlelere farklı mesajları iletmek ve kurum adına bir tanıtım yapma görevini üstlenmektedir. Halkla ilişkiler birimi, kurumun stratejik hedefleri ve halkla ilişkiler planları doğrultusunda hangi hedef kitleye ulaşmak ve ne iletmek isteniyorsa buna uygun aracın seçilmesi ve mesajın oluşturulması aşamalarından sorumludur. Bu anlamda halkla ilişkiler birimi/uygulayıcısı üst yönetimin desteğini ve onayını da alarak hedef kitlelere kurumu tanıtmak ve kurum hakkında olumlu bir algı/imaj yaratmak çabası içerisinde olmaktadır.

Doğrudan postalama, kişi ile birebir iletişim kurmayı sağlayan ve mesajın doğrudan iletilmesinde etkili bir halkla ilişkiler aracıdır. Doğrudan postalama, şartlara uygun kişilerin seçilmesi, ölçülebilmesi, yaratıcılığa uygun olması, müşteri tekrarı sağlaması gibi özellikleri ile kurumlar tarafından tercih edilmektedir. Doğrudan postalamanın halkla ilişkiler açısından en temel amacı hedef kitlelere kurum ile ilgili bilgileri aktararak farkındalık yaratmaktır. Doğrudan postalama mevcut ve potansiyel hedef kitlelere erişim olanağı sağladığı için kurumun tanıtımının daha detaylı bir şekilde yapılmasını da sağlamaktadır. Ayrıca doğrudan postalama özellikle yaratıcı uygulamalar sayesinde hedef kitlenin dikkatini çektiği ve özel hissetme duygusunu yarattığı için akılda kalmaktadır. Hedef kitlenin kendini özel hissetmesini sağlayan diğer bir yazılı halkla ilişkiler aracı da davetiyedir. Davetiye, kurumun özel bir olayı, bir günü, açılışı, toplantıyı, organizasyonu, aktiviteyi duyurmak ve katılımı sağlamak amacı ile hazırlanmaktadır. Bununla birlikte kurumun temsilini sağlama özelliği ile özenli hazırlanmayı gerektirmektedir. Davetiyede kesinlikle bulunması gerekli bilgiler, genel olarak konu, tarih, zaman, yer bilgisi ve iletişim kurulacak kişinin adı olarak ifade edilebilir. Davetiyenin işlevi sadece kişi/kurumu davet etmek değil, aynı zamanda kurumu hedef kitleye tanıtmak ve birebir iletişim kurulmasını sağlamaktır.

Anı kitabı, halkla ilişkiler biriminin hedef kitleleri ile iletişim kurmak için kullandığı diğer bir yazılı ve basılı araçtır. Anı kitabı çoğunlukla kurum kitabı kavramı ile karıştırılmaktadır. Özünde anı kitabı da kurum kitabı da kurumsal hafıza olarak nitelendirilmekte, anı kitabı kurumun kurucusu, yöneticisi vb. kişinin hayat öyküsünü aktarırken, kurum kitabı da aynı bir kişi gibi kurumun hayat öyküsünü anlatmaktadır. Her ikisi de kurumun yıllar boyunca hatırlanmasını sağlamakta aynı zamanda da hedef kitleler ile başarılar paylaşılırken duygusal bir bağ kurmaya yardımcı olmaktadır. Anı ve kurum kitabı yazarken kısa ve basit cümlelerle anlatım yapılmasına, görüşme/röportajlardan alıntı yapılmasına, düşünceler arasında bağlantıların kurulmasına ve tek bir zaman ifadesi kullanılmasına dikkat edilmesi gereklidir.

Anı kitabı, halkla ilişkiler biriminin hedef kitleleri ile iletişim kurmak için kullandığı diğer bir yazılı ve basılı araçtır. Anı kitabı çoğunlukla kurum kitabı kavramı ile karıştırılmaktadır. Özünde anı kitabı da kurum kitabı da kurumsal hafıza olarak nitelendirilmekte, anı kitabı kurumun kurucusu, yöneticisi vb. kişinin hayat öyküsünü aktarırken, kurum kitabı da aynı bir kişi gibi kurumun hayat öyküsünü anlatmaktadır. Her ikisi de kurumun yıllar boyunca hatırlanmasını sağlamakta aynı zamanda da hedef kitleler ile başarılar paylaşılırken duygusal bir bağ kurmaya yardımcı olmaktadır. Anı ve kurum kitabı yazarken kısa ve basit cümlelerle anlatım yapılmasına, görüşme/röportajlardan alıntı yapılmasına, düşünceler arasında bağlantıların kurulmasına ve tek bir zaman ifadesi kullanılmasına dikkat edilmesi gereklidir.

Kurumlar bir yıl boyunca gerçekleştirdikleri faaliyetleri, hedefleri ve sonuçlarını mevcut ve potansiyel hedef kitlelerine açıklamak amacı ile yıllık rapor hazırlamaktadır. Kurumlar bir yıl içerisinde aylık, üç aylık ve altı aylık olmak üzere kurumdaki birimlerin hazırladığı ara raporları hazırlamasının yanı sıra, bir yılın özetini yıllık raporlar aracılığı ile sunmaktadır. Yıllık rapor yazılı ve basılı bir halkla ilişkiler aracı olarak kurumun web sitesinde de yayınlandığı için kurumun şeffaflığı ve hesap verilebilirliği açısından da hedef kitleleri nezdinde güven elde etmesinde çok büyük önem taşımaktadır. Bir diğer ifade ile yıllık rapor, hakla ilişkiler açısından kurumun bilinirliğinin sağlanması, farkındalık yaratılması ve olumlu bir imaj oluşturularak sürdürülebilmesi açısından da değerlidir. Halkla ilişkiler birimi/uygulayıcısı yıllık raporun hazırlanması sürecinde kurum içi ve dışı hedef kitlelerle işbirliği içerisinde çalışmakta, bu süreçte de hedef kitleler ile iletişimin güçlendirilmesi sağlanmaktadır. Halkla ilişkiler birimi/uygulayıcısı, bu süreçte kuruma dışarıdan bakabilme fırsatı elde ederek, hedefleri ve sonuçları daha iyi değerlendirebilmektedir. Bu anlamda hem kurumun stratejik hedefleri hem de halkla ilişkiler biriminin ileri dönemde hedef ve faaliyetlerinin belirlenmesi için ipuçları elde etmektedir.