Etkinlik Stratejileri

Etkinlikler, hedef kitlelere ulaşmada en önemli araçlardan biridir. Kurumlar çok çeşitli konularda hedef kitlelerine ulaşabilmek için etkinlikler düzenleyebilmektedirler. Gerek kurum içi gerekse kurum dışı hedef kitlerle kurumların yüzyüze iletişim de bulunduğu ortamlar olan etkinlikler, kurumun imajı ve itibarı üzerinde büyük bir etkiye sahiptir. Yarışmalar, Fuarlar, Konferanslar, Paneller, Sempozyumlar, Festivaller, Sanat gösterileri, Konserler, Partiler, Kutlama törenleri, spor aktiviteleri, geziler, araba showları, kitap ve cd tanıtımları, ürün stand tanıtımları, galalar vb. birçok etkinlik çeşidi bu kapsamda ele alınabilir. Etkinlik yönetimi ise kurum ile hedef kitlelerin buluşma noktası olan etkinliklerin en verimli şekilde planlanması ve uygulanması üzerine geliştirilmiş bir yönetim alanı olarak karşımıza çıkmaktadır. Her bir etkinlik yönetim, program, ayarlamalar ve insan öğelerini içeren benzersiz bir karışımdan oluşmaktadır. Halkla ilişkiler birim ya da departmanlarınca düzenlenecek tüm etkinliklerin kurumun stratejik amaçlarına hizmet eder bir nitelik taşıması gerekmektedir. Etkinlik yönetimi süreci araştırma, dizayn, planlama, koordine etme, değerlendirme aşamalarından oluşmaktadır. Araştırma kurumun var olan durumu, hedefe kitleye nasıl ulaşacağı, bunun için bir etkinlik ihtiyacı olup olmadığı, eğer bir etkinlik yapılacak ise bunun nasıl bir etkinlik olması gerektiği, hedef kitlenin neden hoşlandığı vb. birçok unsurun araştırılması ve bu araştırma sonucunda analizlerin yapılmasını kapsamaktadır. Dizayn süreci ise başarı için etkinlik tasarısının ortaya konulması sürecidir. Planlama aşamasında zaman, mekân ve hareket kuralları belirlenmekte ve koordinasyon aşaması ise planın yürütülmesini kapsamaktadır. Etkinlik sonrasında yapılacak ölçümleme ile etkinliğin hedefine ulaşıp ulaşmadığına yönelik bir sonuç değerlendirmesi yapılması ise değerlendirme aşamasını tanımlamaktadır. Başarılı bir etkinlik tasarımı için neden, ne zaman, nerede, ne, nasıl, kim soruları öncelikle cevaplanmalıdır.

Etkinlik yönetiminin başarılı olabilmesindeki en temel unsurları ise odaklanma/konsantrasyon, hedef odaklı yaklaşım, mekan keşfi, kontrol listesi, empati vbolarak sıralamak mümkündür. Etkinlik yönetimi oldukça hassas bir süreçtir. Etkinlikler üç aşamada ele alınmalıdır. Bunlar etkinlik öncesi, etkinlik esnası ve etkinlik sonrasıdır. Bu aşamaları kapsayan kontrol listeleri hazırlanarak etkinliklerin başarılı bir biçimde hiçbir detayı atlamadan yürütülmesi etkinliğin başarı oranını arttıracaktır. Bir halkla ilişkiler kampanyasında birini tamamlayan pek çok etkinlik düzenlenebilir. Her bir etkinliğin hangi amaçla düzenlendiği ve hangi hedef kitlelere, ne şekilde ulaşılmasının planlandığı kampanyanın başarısı açısından oldukça önemlidir.

Etkinlik yönetimi oldukça hassas bir süreçtir. Etkinlik anı geldiğinde planlanan etkinliğin en sorunsuz biçimde gerçekleştirilmesi hedeflenmektedir. Bu durum etkinliğin çok iyi bir planlamaya sahip olmasını ve profesyonel bir ekip tarafından gerçekleştirilmesini gerektirmektedir. Etkinlikte kimlerin görev alacağı önceden belirlenmeli, kişiler görevleri konusunda gerekirse bir eğitime tabi tutulmalıdır. Etkinlik provası etkinlik öncesinde mutlaka yapılmalı ya da senaryo tekrar gözden geçirilmelidir. Etkinlik esnasında ortaya çıkabilecek aksaklıklarda çalışanların birbirlerinin görevlerini devralabilmeleri sağlanmalıdır. Etkinlikte başarılı olabilmenin en önemli sırrı bu konuda motive olmuş iyi bir ekip ile çalışmaktır. Her iş için analitik düşünebilecek bir etkinlik ekibi kurulması hedefe ulaşmayı kolaylaştırabilecektir.

Ekip lideri inisiyatif alabilmeli ani durumlarda karar verip bu kararları uygulamaya koyabilmelidir.

Halkla ilişkiler alanında düzenlenen etkinliklere kurumlar ciddi bütçeler ayırabilmektedir. Etkinlik esnasında karşılaşılabilecek herhangi bir sorun, etkinlikten beklenen sonucun alınamamasına neden olabilir. Bu bağlamda iyi bir etkinlik çeşitli kontrol listeleri üzerinden gerçekleştirilmelidir. Etkinliğe ilişkin her detay bu kontrol listelerinde yer almalı ve her aşamada halledilen işler işaretlenerek geçilmelidir.

Etkinlik öncesi aşama etkinliğe ilişkin yapılacak her türlü hazırlığı kapsamaktadır.

Bir etkinliği etkinlik öncesi, etkinlik esnası ve etkinlik sonrası olarak üç aşamada incelemek mümkündür. İzinler, çeşitli yazışmalar, basılı ve görsel materyallerin hazırlanması, yer ve mekânın seçilmesi ve hazırlanması, görev alacak personelin tüm detaylarla ilgili bilgilendirmesi, etkinlik içinde yer alan alan her detayın hazır olup olmadığının gözden geçirilmesi, ortaya çıkabilecek herhangi bir kriz durumunda ne yapılabileceğine ilişkin senaryoların üretilmesi, etkinlik için ölçümleme tekniklerinin nasıl uygulanacağının belirlenmesi vb. bir çok unsur etkinlik öncesinde ele alınmalıdır .

Her etkinliğin marka algılamasına hizmet ettiği unutulmamalıdır. Etkinlik yönetimi alanında etkinliklerin stratejik planlama kapsamında ele alınması etkinlik yönetimi sürecinin araştırma, dizayn, planlama, koordine etme, değerlendirme aşamalarından oluşması oldukça önemlidir. Ayrıca planlanan her etkinliğin sonuçların kurum diğer etkinliklerine ışık tutmaktadır. Etkinlik konsepti oluşturulurken hedef kitle beklentileri ve marka algısı göz önünde bulundurulmalıdır.