Sorun Belirleme ve Durum Analizi
Halkla ilişkiler kampanyaları kurumun çevresiyle olan iletişiminin olumlu bir şekilde yürümesi ve kurum ile gerek iç çevresi gerekse dış çevresi arasında mevcut ve/veya potansiyel bir sorun varsa giderilmesi için yapılmaktadır. Halkla ilişkiler kampanyalarının planlama süreci sorun belirleme ve durum analiziyle başlamaktadır. Kurum içinde ve kurum dışında kurumun çevresiyle iletişimini etkileyen faktörlerin belirlenmesi, durum analizi yöntemiyle gerçekleştirilmektedir. Durum analizi için halkla ilişkiler yöneticileri çeşitli araştırma yöntemlerini kullanmaktadır. Bu araştırma yöntemleri nicel ve nitel araştırmalar olarak iki başlık altında incelenebilmektedir.
Durum analizinde kullanılan nicel (kantitatif) araştırmanın temeli, elde edilen bulguların bir şekilde sayısal değerlerle ifade edilmesi ve ölçülebilmesine dayanır. Nicel araştırmalar, kurumların stratejik karar alma sürecinde karşılaştıkları araştırma problemlerinin tanımlanmasını, analiz edilmesini, çözüme yönelik sonuç ve önerilerde bulunulmasını ifade eder. Gözlem, alan araştırmaları ve deneyler, sıklıkla kullanılan niceliksel araştırma türleri olarak karşımıza çıkar. Nitel (kalitatif) araştırmalar ise, hedef kitlelerin belirli bir konu ya da olay hakkında duygu, düşünce ve davranışlarını derinlemesine anlayabilmek için detaylı veri toplamayı amaçlar. Niteliksel araştırma yöntemleri; derinlemesine görüşme grupları ya da odak grupları, açıklayıcı gruplar, klinik odak gruplar, deneysel odak gruplar, telekonferans, videokonferans, derinlemesine görüş, proje teknikleri, benzeşim, deney ve gözlem metodlarını kullanır. Durum analizinde yapılan araştırmalar ile kurumların güçlü ve zayıf yönleri belirlenerek kuruma yönelik tehditler ve kurumun sahip olduğu fırsatlar ortaya konularak, halkla ilişkiler kampanyalarının planlama ve uygulama süreci gerçekleştirilir. Kampanya uygulamaları ve sonrasında yapılan ölçümlemeler ile kampanyaların ne kadar başarılı olduğu ve amaçlara ne kadar ulaşıldığı tespit edilebilmektedir.
Rekabet ortamının yoğunlaştığı ve özellikle ekonomik, sosyo- kültürel, yasal, teknolojik çevre koşullarında yaşanan değişimlerin yarattığı etkiler sonucunda kurumların hayat seyrini belirleyen yeni iş alanlarında bilinçli ve sistematik araştırmalara gereksinim duyulmaktadır. Bu nedenle araştırma süreci sürekli işleyen bir faaliyet olarak değerlendirilmelidir. Hangi araştırma yöntemi uygulanırsa uygulansın doğru bilgiye ulaşılabilmesi için araştırma süreci; ihtiyaçların belirlenmesi, uygun araştırma modelinin ve stratejisinin saptanması, araştırmanın projelendirilmesi ve saha çalışmaları, veri analizi ve bulguların değerlendirilmesi aşamalarını kapsamalıdır.
Araştırma projesinde yer alan araştırma ihtiyacının belirlenmesi aşamasında; o araştırmaya gerek duyulma sebepleri, bu alanda yapılmış olan önceki çalışmaların analizi, araştırmaya konu olabilecek diğer alt problemlerin belirlenmesi gibi çalışmalar yapılmaktadır. Bu süreçte yanıtlanması gereken sorular şu şekilde sıralanabilir:
- Araştırma projesine neden ihtiyaç duyuluyor?
- Araştırma projesinin amacı nedir?
- Araştırmanın ilgili olduğu başka sorunlar var mı?
- Araştırma konusu hakkında daha önce yapılmış araştırmalar var mı, sonuçları neler?
- Bu konuyla ilgili güncel görüşler bulunuyor mu, ne tür öneriler geliştirilmiş?
- Araştırmada kullanılacak soruları nelerdir, bu araştırma projesinin tahmini bütçesi nedir?
Süreçteki diğer adımlar uygun araştırma modelinin ve stratejisinin saptanması ve araştırmanın projelendirilmesinde ise hangi araştırma yönteminin nasıl ve kimler tarafından yürütüleceğinin kararlaştırılmasıdır . Bu noktada dikkat edilmesi gerekenler; araştırmanın veri toplama ve veri analizi yöntemine karar verilmesi, araştırmanın kimler tarafından yürütüleceğinin belirlenmesi, araştırma yapılacak noktaların belirlenmesi, araştırma materyallerinin hazırlanması, verilerin analizi ve yorumlanması için izlenecek yöntemin tespit edilmesidir.