Uygulama Planları

Halkla ilişkiler kampanyalarında uygulama planından önce ayrıntılı araştırmalar yapılarak, kampanyanın amaçları, hedefleri, iletişim stratejileri, taktikleri vb. gibi farklı hususlar ortaya konulmakta, kampanyanın çerçevesi ve varılacak nokta belirlenmektedir. Bu doğrultuda, “kampanyanın hedef kitleleri için hangi faaliyetlerin uygulanması hedefe ulaştırır?”, “bu faaliyetlerin içeriği en doğru şekilde nasıl oluşturulur?”, gibi sorular üzerinde durulmakta ve kampanyanın belli uygulayıcıları ile fikir alışverişi yapılmaktadır. Belirlenen faaliyetlerin hayata geçirilmesi için ise uygulama planı oluşturulmaktadır. Halkla ilişkiler kampanyalarında uygulama planı, kampanyanın faaliyetlerinin doğru bir şekilde organize edilmesi ve ayrıntıların gözden kaçmadan takibini sağlamaktadır. Bu doğrultuda sonrada oluşabilecek sorular önlenmekte ve planlanan hedefe ulaşılabilmektedir.

Uygulama planı, yol göstermesi, kampanyanın çerçevesinin çizilmesi, hangi hedef kitleye hangi faaliyetlerin hayata geçirileceğinin belirlenmesi, zaman tablosunun planlanması, kampanya bütçesinin göz ardı edilmemesi ve sürecin sürekli kontrolü için büyük önem taşımaktadır. Uygulama planı yanlış hazırlandığı ya da hazırlanmadığı takdirde çeşitli sorunlarla karşılaşılmakta ve halkla ilişkiler kampanyası, istenilen hedeften uzaklaşmaktadır. Böylece istenilen amaçlara ulaşılamamakta ve bazı durumlarda yapılan kampanyalar başarısızlıkla sonuçlanabilmektedir.

Uygulama planı dört aşamadan oluşmaktadır. Bunlar; planlanan çalışmaları tek bir şablonda göstermek ve uygulama planı hakkında ön bilgi vermek için oluşturulan kampanya künyesi; gerçekleştirilmesi gereken tüm işlerin, uygulama öncesi, belli bir sıraya, zamana konularak kimlerin sorumluluğunda olduğunun belirlenmesi için uygulama kontrol listesi; faaliyetlerin belli bir sıralamaya konulması ve bu sıralamanın en doğru şekilde yapılması için uygulama takvimi ve kampanyanın ne kadara mal olacağının tespiti anlamına gelen bütçelemeden oluşmaktadır.

Kampanya Künyesi; bir kampanya hakkında ana bilgilerin sunulduğu kimlik görevi görmektedir. Kampanya künyesine bakıldığında, ilgili kampanyanın amacı, hedef kitlesi, bütçesi, zaman dilimi, kim tarafından ve ne için yapıldığını görmek mümkündür. Kampanya künyeleri daha ayrıntılı hazırlanabilmektedir, ancak genellikle künyelerde belli önemli bilgilerden bahsedilir.

Uygulama Kontrol Listesi: Uygulama kontrol listesi, bir kampanya hayata geçirilirken ayrıntıların sıralı bir şekilde ve atlanılmadan yapılmasını sağlamaktadır. Bu liste ile uygulamadaki ayrıntıların takibi söz konusu olmakta ve gözden kaçan ayrıntılar kolaylıkla tespit edilmektedir. Kampanya uygulayıcısı uygulama kontrol listesi ile herhangi bir yoğunluk olsa dahi işleri atlamadan takip edebilmektedir.

Uygulama Takvimi: Uygulama takvimi ile bir kampanyanın hangi zaman aralığında nasıl yapılacağı belirlenir. Ayrıca uygulamaların ne zaman başlayıp ne zaman biteceği de ortaya konur. Uygulama takvimi adından da anlaşılacağı gibi uygulamalara bağlıdır. Bu takvim hazırlanırken ülkenin içinde bulunduğu önemli günler, millî ve dini bayramlar dikkate alınır. Aksi taktirde yapılan kampanya hedef kitleler için önemini yitirebilir.

Bütçeleme: Bir kampanyada ne önemli unsurlardan biri bütçelemedir. Bazı kurumlar bütçesini fazla bulduğu kampanyaları desteklememekte veya iptal edebilmektedir. Bütçeleme hazırlanırken dikkat edilmesi gereken unsurlardan bazıları; kurumun amacına hizmet edecek kampanyalar için bütçe ayrılması, gereksiz harcamaların yapılmaması, yıllık ayrılan bütçenin aşılmamasıdır. Ülkelerin yaşayabileceği enflasyon durumu, savaş vb. durumlarda bütçeleme sınırlaması değişebilmektedir. Ancak bu durumlar tüm ülke ve iş kollarını etkileyeceği için kurumlarda bütçe konusunda ayarlanabilir yapıya sahiptir.

Bu aşamalarda kampanyanın bir bütün olduğu ve herhangi bir sorunun domino taşları gibi birbirini etkileyeceği unutulmamalıdır.