Halkla İlişkiler Ortam ve Araçları

İletişim Ortam ve Araçlarının Sınıflandırılması

Halkla ilişkilerde kullanılan iletişim ortam ve araçlarının sınıflandırılmasına ilişkin çeşitli yaklaşımlar söz konusudur. Bunlar arasında Smith tarafından yapılan ve iletişim ortam ve aracının insanları ikna etme gücü ile söz konusu araçla ulaşılan toplam kişi sayısı arasındaki ilişkiyi esas alan sınıflandırma oldukça kullanışlıdır. Buna göre halkla ilişkiler ortam veya araçları

a) Kişilerarası iletişim araçları,

b) Kurumsal yayınlar,

c) Kitle iletişim araçları

d) Reklam ve promosyon araçları olmak üzere dört ana gruba ayrılmaktadır.

Halkla ilişkilerde kullanılan iletişim ortam ve araçlarının paydaşları ikna etme gücü ile ulaşılan kişi sayısı arasında ters yönde bir ilişki vardır. Başka bir deyişle ikna gücü arttıkça ulaşılan kişi sayısı azalmaktadır.

Kişilerarası İletişim Araçları

Kişilerarası iletişim araçları, her ne kadar aynı anda sadece belli sayıda kişi ile iletişimi mümkün kılsa da sahip olduğu ikna gücü ile diğer iletişim ortam ve araçlarından farklılaşmaktadır.

Halkla ilişkilerde, kişilerarası iletişim ortam ve araçları

a) Kişisel katılım,

b) Toplantılar

c) Özel etkinlikler olmak üzere üç farklı şekilde kullanılmaktadır.

Kişisel Katılım

Hem kurum içi hem de kurum dışı paydaşlara yönelik gerçekleştirebilen kişisel katılım uygulamaları, paydaşların kurumla ilk elden etkileşime girmeleri ve kurum ile paydaşları arasında çift yönlü bir iletişimin kurulmasında oldukça yararlı halkla ilişkiler araçlarıdır. Paydaşların işletmeyi veya işletmeye ait bir kompleksi ziyaret etmelerinin sağlanması, paydaşlara belli bir ürün veya hizmeti deneme olanağının sunulması, kurumun paydaşları yaşadıkları yerlerde ziyaret ederek belli tanıtımlar gerçekleştirmesi kişisel katılım uygulamalarından en çok kullanılan örneklerindendir.

Toplantılar

Çeşitli amaçlar doğrultusunda düzenlenen toplantılar ile kurum ile paydaşları bir araya gelerek karşılıklı bilgi alışverişinde bulunma fırsatı yakalanmaktadır. Konferans, seminer, sempozyum, panel gibi eğitsel toplantılar, sergi ve fuar organizasyonları, yönetim kurulu ve bayi toplantıları hem iç hem de dış paydaşlara yönelik olarak gerçekleştirilen toplantılar arasında ilk akla gelenlerdendir.

Özel Etkinlikler

Özel etkinlikler kurumun paydaşları nezdinde olumlu bir imaj elde etmesinde sıklıkla yararlanılan ve belirli bir yerde ve zamanda belirli koşullar altında gerçekleşen olayları kapsamaktadır. Festivaller, yarışmalar, açılış ve yıl dönümü kutlamaları halkla ilişkiler uzmanları tarafından yararlanılan başlıca özel etkinliklerdendir.

Kurumsal Yayınlar

Kurumsal yayınlar halkla ilişkilerde sıklıkla kullanılmaktadır ve en önemli özelliği neredeyse bütünüyle kontrol edilebilir olmalarıdır. Çoğunlukla kurum içi paydaşların hedef alındığı kurumsal yayınları kendi içinde

a) Genel basılı araçlar,

b) Doğrudan postalama araçları,

c) Görsel ve işitsel araçlar

d) Danal ortam araçları dört gruba ayırmak mümkündür.

Genel Basılı Araçlar

Halkla ilişkilerde kullanılan ve genel basılı araçlar kategorisinde yer alan çok sayıda materyalden söz etmek mümkündür. Bunlar arasında bültenler, broşürler, kitapçıklar, ilerleme ve araştırma raporları en bilinenlerindendir.

Doğrudan Postalama Araçları

Doğrudan postalama araçları kişisel alıcıları hedef alan memorandum, mektup, davetiyeler ve katalog gibi basılı araçları içermektedir.

Görsel ve İşitsel Araçlar

Görsel ve işitsel araçlar kurum içi ve kurum dışı paydaşlara yönelik olarak kullanılan çeşitli iletişim araçlarını içermektedir. Bunlar arasında afiş ve posterler, bülten panoları ve şikâyet/öneri kutuları, kapalı devre TV yayınları, kurum gazetesi, kurum dergisi, kurumsal mail hizmetleri ve kurumsal web siteleri en sık kullanılanlarındandır.

Sanal Ortam Araçları

Kurumlar internetten çeşitli şekillerde yararlanabilmektedir. Kurumsal web siteleri, elektronik posta, sanal haber bültenleri, elektronik kurum gazete ve dergileri, kurumsal bloglar, sosyal medya halkla ilişkilerde kullanılan sanal ortam ve araçlarından en bilinenleridir.

Kitle İletişim Araçları

Kitle iletişim araçları halkla ilişkilerde sıklıkla kullanılan araçlardır. Söz konusu araçlardan gazete ve dergi yazlı kitle iletişim aracı olarak kabul edilirken televizyon ve radyo ise elektronik araçlar kapsamında değerlendirilmektedir.

Gazeteler

Gazeteler, okuyucularına çeşitli konularda zengin bir haber içeriği sunan ve periyodik olarak yayınlanan kitle iletişim araçlardır. Halkla ilişkiler alanında basında yer almak için farklı yöntem ve teknikler geliştirilmiştir. Bunlar arasında en sık kullanılanları ise basın bildirileri ve basın bültenleri, basın toplantıları ve basın brifingleri, basın makaleleri, basın büroları, basın dosyası, basın gezisi ve röportaj uygulamalarıdır.

Dergiler

Dergiler belli zaman aralıklarında yayınlanan ve çeşitli konu başlıklarıyla ilgili makale, inceleme, eleştiri veya deneme türünden yazıları içeren kitle iletişim araçlarıdır. Dergiyi halkla ilişkiler için değerli bir araç kılan unsurların başında her bir derginin spesifik bir okur kitlesine hitap etmesi gelmektedir.

Radyo

İşitsel bir kitle iletişim aracı olan radyo, bir yandan çok geniş kitlelere ulaşabilme, diğer yandan tematik yayın yapabilme özellikleri ile halkla ilişkilerde sıklıkla kullanılan bir araçtır. Halkla ilişkiler uzmanları radyodan haber bültenleri, açık oturumlar, sohbet programları, röportajlar, kurumsal reklam gibi çeşitli şekillerde yararlanmaktadırlar.

Televizyon

Televizyon, aynı anda tüm duyulara hitap etme, çok geniş kitlere seslenme fırsatı sunma ve hemen her yaş ve eğitim grubundaki insanlar tarafından kolaylıkla anlaşılabilen medya içeriklerine olanak sağlama özelliklerinden dolayı kitle iletişim araçları arasında en etkili olanıdır. Haber bültenleri, açık oturumlar, sohbet programları, röportajlar, kurumsal reklam, halkla ilişkilerin televizyondan yararlanma yöntemlerindendir.