Halkla İlişkilerin Örgütsel Yapısı
Örgüt Kavramı ve Halkla İlişkilerin Örgüt İçindeki Yeri
Geniş anlamıyla örgüt: Planlı hedefleri gerçekleştirmek için tüm iş görenlerin eş güdümlendiği bir yönetim uygulaması; hedeflerin, çalışanların ve teknolojinin etkinleştiği bir yapı ve tüm çalışanlarla hiyerarşik ilişkileri düzenleyen bir sistemdir. Diğer bir deyişle, planlanan hedefleri gerçekleştirmek için oluşturulmuş toplumsal bir yapıdır. Bir kuruluşun örgüt olabilmesi için mutlaka insanların ihtiyaçlarını giderecek bir mal veya hizmet üretiminde bulunması gerekmektedir. Halkla ilişkiler uygulamalarının her aşamasında açık ve anlaşılır bilgi vermek gerekmektedir. Halkla ilişkiler uygulamalarına ilişkin araştırma ve değerlendirmede, program ve iletilerin hazırlanmasında ve uygulanmasında açıklık ve doğruluk ilkesi birinci planda yer almaktadır. Hedef kitle üzerinde, örgüte ilişkin olumlu imaj oluşturmak halkla ilişkiler çalışmalarının bir başka temel ilkesini oluşturmaktadır. Örgütün hedef kitle üzerinde imajını olumlu yönde oluşturacak işaret ve semboller kullanması gereklidir. Çünkü, insanlar veya hedef kitleyi oluşturanlar, tekrarlanan ilkeleri beyin merkezlerine yerleştirerek, küçük simgeler kullandığında daha çok anımsama olanağına sahiptirler. Çağdaş işletme anlayışı, açık ve güven veren bir yönetim uygulamasını her zaman desteklemektedir. Bu nedenle, halkla ilişkilerin tüm faaliyetlerinde şeffaflık, oldukça önemli olmaktadır.
Halkla İlişkilerin Örgütsel Yapısı
Halkla ilişkiler uygulamalarında örgütlenme iki türlü olabilir. Halkla ilişkiler çalışmalarını örgüt kendi bünyesinde oluşturabilir. Ya da halkla ilişkiler çalışmaları tercih edilen, deneyimli ve profesyonel özel halkla ilişkiler kuruluşları tarafından yürütülebilir. Örgütün söz konusu faaliyetlerini kendisi yapmaya karar verdiği ortamlarda örgütlenme açısından birçok alternatifler oluşabilir. Bu seçenekler şunlardır :Ya örgütte halkla ilişkiler görevi halkla ilişkiler biriminde yetenekli bir kişi tarafından yürütülebilir, ya da halkla ilişkiler görevi için deneyimli bir kişi görevlendirilebilir. Bu çerçevede örgütün tüm bölümlerinin yönetim kademesinde bulunanların tümü bir araya getirilerek, bir halkla ilişkiler kurulu kurulabilir veya kurum halkla ilişkiler çalışmalarını özel olarak halkla ili şkiler hizmeti veren bir ajansı tercih ederek bu ajans üzerinden gerçekleştirebilir. Halkla ilişkilerin kendi birimine örgüt kültürüne uygun iş görenlerin istihdamına yardımcı olması, örgüt açısından uyum sürecine ve verimliliğe önemli ölçüde yardımcı olur. Bu uygulamalar örgüt içi halkla ilişkilerin tüm personelde etkin bir örgüt içi iletişimin, örgüt ikliminin, kurum itibarının, örgüt kültürünün oluşmasında ve buna uygun istihdam politiklarının geliştirilmesinde büyük önem oluşturmaktadır.
Halkla İlişkilerde Örgütlenme Biçimleri
Halkla ilişkilerin örgütlenmesinde çeşitli şekiller söz konusudur.
Fonksiyonel Örgütlenme: Bir işletmede mevcut olan tüm fonksiyonlar gibi, halkla ilişkilerbirimi de işletmede bufonksiyonlarla eşit yetki ve sorumluluğa sahip olabilir.
Hat Örgütlenme: Örgütün fonksiyonel yapısı çerçevesinde halkla ilişkiler bölümünün diğer bölümler üzerinde yönetim yetkisi olmadığından, istenen şekilde bilgi edinme imkanı kısıtlı olabilir.
Proje Tipi Örgütlenme: Projeler belirli konularda uzmanlık gerektiren uygulamalarıngerçekleştiği ve bir başlangıç ve bitiş tarihi olan çalışmalardır.İşletmelerde durumsal yönetim yaklaşımını ortaya koyan kuramların oluşturduğu örgütlenme şekli proje tipi örgütlenmedir. Halkla İlişkilerin Örgütlerdeki Önemi Ve Amaçları
Örgütlerin temel hedeflerinden biri hedef kitlenin isteklerini karşılamak ve kamuoyuna hizmet sunmaktır. Halkla ilişkilerin ana amacı örgüt ile hedef kitlesi arasında köprü görevi üstlenmek ve kurumun hedef kitleyle arasında anlaşma ve anlamayı sağlamak ve devam ettirmektir.
Örgütlerde Halkla İlişkiler Yönetimi
Rakiplerine üstünlük sağlamak isteyen, bu nedenle rakiplerinden farklılaşmak isteyen işletmeler için halkla ilişkiler önemli bir yönetim fonksiyonudur. Halkla ilişkiler işletmeler ile muhatapları arasında önemli bir köpr üvazifesi üstlenmektedir. İşletme imajının tüm hedef kitleye ve paydaşlara benimsetilmesi gerekmektedir. İşletmenin itibarının güçlendirilmesi halkla ilişkiler için oldukça önemli bir konum oluşturmaktadır. Stratejik yönetim işletmenin rakiplerine göre üstünlük sağlaması için çaba göstermektedir. Halkla ilişkiler ise işletmeye karşı bir güven ve sempati oluşturmak istemektedir. Her iki kavram örgütsel yönetim süreçleri için oldukça önemlidir.
Halkla İlişkiler Uzmanının Nitelikleri
Halkla ilişkiler uzmanları, örgütün stratejik düzeydeki karar verme mekanizmalarının bir parçasıdır. Yönetim kurullarında yer edinen halkla ilişkiler uzmanları, yönetim bir karara varmadan önce bir payda şharitası çıkarır ve hangi payda şların örgütün kararlarından ne yönde etkileneceğ ini ve bunlara nasıl tepkiler vereceğ ini ortaya koyar. Örgüt içi halkla ilişkiler bölümüveya örgüt dışı danışman ajanslarının içinde var olan halkla ilişkiler uzmanlarının görevlerini yaparken karşılaşacağı en önemli sorular şunlardır: Halkla ilişkiler alanında iş görenlerden en yüksek verimin ne şekilde sağlanacağı, uygulamaların stratejik konumunun ve gelişmeyi sağlayacak olan tüm faaliyetlerin nasıl oluşturulacağıdır.