Muhasebe Süreci

İşletmelerde ticari işlemlerin bir faaliyet dönemi boyunca muhasebeleştirilmesinde aşağıdaki sıra izlenir: Dönem başı envanteri ve dönem başı bilançosu düzenlenmesi. İşletmenin varlıklarını ve borçlarını dönem başı ve dönem sonu itibarıyla tespit etmeye yönelik işlemler, muhasebenin temelini oluşturmaktadır. Yeni işe başlayan bir işletme önce, o andaki net servetini doğru bir şekilde belirlemelidir. Net servet ya da net varlık; varlıklar ile borçlar arasındaki fark olduğundan, başlangıçta yapılacak iş, varlıkların ve borçların belirlenmesidir. Bu belirleme işi de envanterin konusunu oluşturmaktadır.

“Envanter çıkarmak, bilanço günündeki mevcutları, alacakları ve borçları saymak, ölçmek, tartmak ve değerlendirmek suretiyle kesin bir şekilde ve müfredatlı olarak tespit etmektir.

Envanteri üç kısımda incelemek mümkündür.

Birinci kısımda, işletmenin sahip olduğu tüm varlıklar (mevcutlar + alacaklar) kaydedilir. Envanterin ikinci kısmında, o andaki borçlar, kısa vadeli ve uzun vadeli borçlar şeklinde sıralanır. Envanter işlemlerinin üçüncü bölümünde ise, net servetin (öz sermayenin) hesaplanması söz konusudur. Öz sermaye şu eşitlikle hesaplanır.

Toplam varlıklardan toplam borçlar çıkarılarak öz sermayeye ulaşılır (VARLIKLAR - BORÇLAR = ÖZ SERMAYE).

Envanter işlemleri tamamlandıktan sonra sıra dönem başı bilançosunun düzenlenmesine gelir. Bilanço ise envanterden çıkarılmaktadır. Yani envanter sonucu elde edilen rakamlar bilançoda yer alır.

Hesapların Açılması

Dönem başı envanterine göre bilanço düzenledikten sonra, bilançoda yer alan kalemlerin ilgili hesaplara kayıtları yapılarak hesaplar açılır. Bilançoda yer alan unsurlar yevmiye defterine ve büyük deftere kayıt yapılır. Büyük deftere kayıt ancak yevmiye defterinden yapılacağından, yevmiye defterinde ilk kayıt olarak hesapların açılışını sağlayacak olan kayıt yer alacaktır. Muhasebede bu kayıt işlemine, “açılış kaydı” veya “açılış maddesi” adı verilir.

Ticari işlemlerin tarih sırasına göre kaydedildiği deftere “yevmiye defteri” denir. Yevmiye defterine “günlük defter” de denilmektedir. Bu defterde ticari işlemler, tarih sırasına göre alt alta kaydedilir. Ayrıca ticari işlemler iki çizgi arasına kaydedilir. Çizgiler arasında bırakılacak boşluklara işlemin kayıt tarihi yazılır. Muhasebede buna “yevmiye maddesi” denir.

Dönem başı bilançosu yevmiye defterine açılış maddesi olarak geçilirken bilançoda varlıklar (aktif) tarafında yer alan kalemler ve tutarları (3) borçlu taraf sütununa, kaynak (pasif) tarafta yer alan kalemler ve tutarları ise (4) alacaklı taraf sütununa kaydedilirler.

Dönem İçi İşlemlerin Kaydedilmesi

Yevmiye defterine yapılan kayıtların her şeyden önce fatura, makbuz, bordro vb. gibi objektif belgelere dayanması gerekir. Zira herhangi bir objektif belgeye dayanmayan muhasebe kaydı geçersiz sayılmaktadır.

Yevmiye defterine yapılan kayıtlarda hesaplar bir sınıflandırmaya tutulmazlar. Ancak yevmiye defterine kayıt yapılırken ilgili hesapların borcuna mı yoksa alacağına mı yazılacağının tespiti önemlidir.

Yevmiye kayıtları yapılırken (1) en azından bir hesap borçlandırılıp diğer bir hesap alacalandırılabileceği gibi, (2) her hesabın borcuna, birkaç hesabın alacağına veya birkaç hesabın alacağına kayıt yapılabilir. Ayrıca (3) birkaç hesap borçlandırılıp birkaç hesap da alacaklandırılabilir. Bu kayıt şekillerinden birincisine “basit madde”, ikincisine “birleşik madde” ve üçüncüsüne de “karışık madde” denir. Çift taraflı kayıt tekniğinin doğal sonucu olarak yevmiye maddesindeki borçlu ve alacaklı sütuna kaydedilen rakamların toplamları birbirine eşit olmalıdır.

Yevmiye defterinin sayfa bitimi sonucunda, söz konusu sayfanın borçlu ve alacaklı sütun rakamları ayrı yarı toplanır ve “yekûn” ya da toplam olarak kaydedilir. Bu toplamlar sonraki sahifenin üst kısmına yani ilk satıra “Nakli yekûn” ya da “Aktarılan Toplam” olarak yazılır. Tabii ki, yine borçlu ve alacaklı sütunların toplamları birbirine eşit olmalıdır.

Genel Geçici Mizanın Çıkarılması

Mizanlar yevmiye defterindeki kayıtların büyük deftere doğru olarak geçirilip geçirilemediğinin kontrol edilmesi amacıyla düzenlenirler.

Genel geçici mizanın düzenlenebilmesi için, mizanın düzenlendiği tarihe kadar (dönem içerisinde) büyük deftere kaydedilen tüm hesapların borçlu ve alacaklı taraflarındaki tüm rakamlar ayrı ayrı toplanırlar. Her hesabın borçlu taraf toplamı mizandan ilgili hesabın karşısına borçlu sütunlar kısmına, alacaklı taraf toplamı ise ilgili hesabın karşısına alacaklı sütunlar kısmına kaydedilir. Borçlu ve alacaklı sütunlar toplanırlar. Bulunan toplamların kesinlikle her birine eşit olması gerekir.

Dönem Sonu Envanteri Yapılması

Dönem sonu itibarıyla sayarak, ölçerek, tartarak ve değerlendirerek işletmenin varlıklarını ve borçlarını kesin ve ayrıntılı olarak belirlemeye “Muhasebe Dışı Envanter” denir.

Muhasebe dışı envanterde bulunan sonuçlar, defter -i kebirde hesapların kalanlarıyla karşılaştırılır. Hesapların kalanları (bakiyeleri) ile envanter sonucu belirlenen gerçek (fiilî) tutarlar arasında fark varsa bu farkların envanter sonucuna göre düzeltilmesi işlemine, "Muhasebe İçi Envanter” denir.

Kesin Mizanın Çıkarılması

Envanter işlemlerinin yevmiye defteri ve büyük deftere kayıtları yapıldıktan sonra, söz konusu kayıtların doğruluğunu sağlayacak “Kesin Mizan” çıkarılır. Kesin mizanın kalanlarından yararlanılarak işletmenin dönem sonu durumunu gösteren bilançosu düzenlenir. Nitekim kesin mizanda yer alan kalanlar bilançoyu oluşturmaktadır. Borç kalanı veren hesaplar bilançonun aktifini, alacak kalanı veren hesaplar da pasifini gösterir.