Muhasebe Belgeleri

İşletmelerde ortaya çıkan ekonomik faaliyetleri belirlemek için belge düzenlemek şarttır. Düzenlenen belgeler işletmenin özelliğine göre ilgili yasal deftere kayıt edilir. Belgeler, ekonomik olaylara ilişkin iddiaların kanıtlarıdır.

İşletmede meydana gelen ekonomik faaliyetlere ilişkin finansal ve finansal olmayan bilgilerin toplanması, kayıtlanması ve sınıflandırılması için muhasebe belgeleri tanıtılmıştır.

Muhasebenin hazırladığı bilgileri kullananların azami fayda temin edebilmeleri için, bilgilerin nasıl toplanmış olduğunu bilmeleri gerekir. Bu bilgilerin doğru ve güvenilir olması gerekir. Muhasebenin temel kavramlarından, biri “Tarafsızlık ve Belgelendirme Kavramı”dır. Muhasebe kayıtlarının gerçek durumu yansıtan ve usulüne uygun düzenlenmiş objektif belgelere dayandırılması ve muhasebe kayıtlarına esas alınacak yöntemlerin seçilmesinde tarafsız ve ön yargısız davranılması gerektiğini ifade eder.

Belgelerin şekil şartları ve geçerliği konusunda yasal bilgiler öğretilmiştir. Belgeler, ilk olarak Günlük deftere kayıtlanır. Eş zamanlı olarak büyük defterlere aktarılır. Büyük defter toplamları ile geçici ve kesin mizan çıkarılır. Finansal durum tablosu ve diğer tablolar hazırlanır.

Sonuçta kayıtların ilk kaynağı olan belgelerden muhasebe çıktısı olan mali tablolara doğru bilgi akışı yapılır. Muhasebe sürecini hatırlamak gereklidir. Yasal belgeler öngörülen zorunlu bilgileri içermedikleri takdirde düzenlenmemiş kabul ediller . Yasalarda öngörülen belgelerin düzenlenmesi ve defterlere kayıt edilmesi zorunluğu yanı sıra bu belgelerin günvenilir bilgi içermesi daha geniş bir sorumluluktur.

Raporlayan işletme dışında düzenlenen ve muhasebeye gelen belgelerin güvenirliği daha yüksektir. Örneğin Ankara'daki fabrikadan ticari mal alındığı zaman, faturanın bir nüshası satıcı işletme kayıtlarında yer alırken ikinci nüshası raporlayan işletme kayıtlarında yer alır. Karşılaştırma ve doğrulama imkanı sağlar. Ayrıca işletmede düzenlenen ve dışarıya verilen belgeler vardır. Örnek olarak işletmemiz ticari mal sattığı zaman düzenlediği faturanın bir nushasını alcı işletmeye sunmaktadır. İşletmede düzenlenen ve işletmede raporlanan belgelere örnek vermek gerekir ise, mahsup fişleri ve ücret bodroları düzenlenerek defterlerdeki ilgili hesaplara kayıtlanır.

Muhasebe begelerin güvenirliği, doğruluğu, geçerlilği açısından işletme dışında düzenlenen ve işletmede rapor edilen belgeler en güvenilir belgeler, işletme içinde düzenlenerek işleteme dışına gönderilen belgeler ikinci sırada güvenilir belgeler ve muhasebe içi düzenelen ve işletmede kalan, rapor edilen belgeler ise daha az güvenilir kabul edilir. Belgeler düzenlenirken önemlilik, geçerlilik ve doğruluk ilkelerine bağlı kalınmalıdır.

Elektronik ortama belge düzenlemek gününüzde bir zorunluluk hâline gelmiştir. Güvence hizmetlerinde internetin ve e-ticaretin gelişmesi önemli bir etmendir. Eş anlı bilgi üretme sürecinde ve muhasebeleştirmede (EDI= Elektroniki bilgi alışverişi) internet üzerinden yerine getirilmekteder. Bilgi teknolojilerine dayalı muhasebe hizmetlerinde, web sitesi kontrollerine ilişkin güvence ve bilgi sistemeleri güvenirliği, veri depolama ve koruma sağlanmalıdır. Web rust güvence hizmetleri ve Systrust hizmetleri oluşturarak belge düzenleme, saklama ve muhasebe işlemleri yapılmalıdır.