Hesap Kavramı ve Hesapların İşleyişi

Bu ekonomik faaliyetler, işletme kaynaklarını ve varlıklarını etkilemektedir. Bu değişikliğin bilanço ve gelir tablosunda veya diğer mali tablolarda eş zamanlı olarak izlenmesi çok zordur. Varlık ve kaynakların her birinde meydana gelen artış ve eksilişler ayrı ayrı çizelgelerde toplanır, bu çizelgedeki artış ve eksiliş toplamlarının farkları bilanço tablosu üzerinde bir araya getirilir. Aynı nitelikteki işlemlerin üzerinde toplandığı bu çizelgelere “hesap” denilmektedir.

Bir faaliyet dönemi boyunca ortaya çıkan binlerce ticari faaliyetin bilançoda izlenmesi zordur. Unutmayalım ki her işlemden sonra ya varlıklar hesaplarında ya kaynak hesaplarında ya da sonuç hesaplarında değişiklik meydana gelmektedir.

Mali nitelikli olaylar bilanço unsurlarına iki yönde etki yapar. İşlemler ya artış yada azalış niteliklidir. Hesap, ticari işlemlerin varlıklarda veya kaynaklarda meydana getirdiği artış ve azalışların ayrı ayrı kayıtlanmasını sağlar. Kaydı yapılan hesap vasıtasıyla işletmenin yapmış olduğu faaliyetler özelliğine göre de sınıflandırılırlar.

Kayıtlar ve sınıflandırmalar her ticari işlemin ait olduğu hesapta izlenmesini ve toplanmasını sağlar. Bu sınıflandırma esas alınarak oluşturulan hesap planında ilgili hesaba kayıtlanır. Tüm nakit giriş ve çıkışları Kasa Hesabında izlenir. Ticari mal alış ve satışları ayrı ayrı hesapta izlenir. Böylece muhasebe kaydıyla sınıflandırma fonksiyonu da yerine getirilmiş olur.

Hesabın Şekli

Muhasebede hesabın şekli, iki taraflı bir cetvel veya yaygın adı T cetvelidir. T cetveli benzetmesinde, üst çizginin üstüne hesabın adı ve kodu, çizginin sol tarafına (B) borç ve sağ tarafına (A) alacak yazılır. Orta çizgi ise bir defterin sol ve sağ sayfası gibi şekli ortadan iki tarafı ayırarak (sol tarafa) borç tutarı ve (sağ taraf) alacak tutarının yazılmasını sağlamaktadır.

Bu hesabın sol tarafına yapılan kayıtlara borç kaydı veya hesabı borçlandırma, sağ tarafına yapılan kayıtlara alacak kaydı veya hesabı alacaklandırma denir. Her hesabın bir tarafı artışları, diğer tarafı azalışları gösterir. Hangi tarafın artış, hangi tarafın azalış olacağı, hesabın türüne bağlıdır.

Bir hesaba ilk kez kayıt yapılmasına hesabın açılması denir ve hesap kullanılmaya başlanmış demektir. Bir hesabın borç ve alacak tarafları arasındaki farka ise hesap bakiyesi (kalanı) denir. Bir hesabın borç tarafı toplamı alacak tarafı toplamından büyükse borç kalanı verir; bir hesabın alacak tarafı toplamı borç tarafı toplamından fazla ise alacak kalanı söz konusudur. Eğer hesabın borç tutarı alacak tutarına eşitse hesap kapanmıştır. Kapanan hesabın altı çift çizgi ile kapatılır. Hesaplardaki borç ve alacak kelimeleri ile ticari işlemlerdeki borç ve alacakları karıştırmamalısınız. Hesabın borç ve alacak kısmı, sol ve sağ tarafa kayıtlama için kullanılan teknik isimlendirmedir, terimlerdir.

Hesabın İşleyişi

Hesapların borç ve alacak taraflarına yevmiye defterinde ve büyük defterde kayıt yapabilmek için hesabın işleyiş kurallarını bilmek gereklidir. Ticari işlemin ilgili hesapta artış veya azalışa neden olmasına göre borç veya alacak tarafına kayıt yapılır. Hangi durumlarda hesabın borcuna (sol tarafına), hangi durumda hesabın alacağına (sağ tarafına) kayıt yapılacağını ilgili hesabın türü belirler. Hesaplar, temel finansal tablolarda yer almalarına göre bilanço hesapları ve gelir tablosu hesapları olmak üzere iki ana gruba ayrılır. Bilanço hesapları kendi içinde ikiye ayrılırlar: 1. Varlık hesapları, 2. Kaynak hesapları.

Varlık hesaplarındaki artışlar hesabın borcuna, azalışlar hesabın alacağına kaydedilir.

Kaynak hesaplarındaki artışlar hesabın alacağına, varlık hesaplarındaki azalışlar hesabın borcuna kaydedilir.

Kaynak hesaplarında ilk kayıt alacağına yazılır: Sermaye girişi, borçla mal alma, kredi alma gibi. Bu kaynak hesapları ya alacak kalanı verirler veya borcu tarafı alacak tarafına eşit olur ve kapanırlar. Sonuç hesapları gelir ve gider hesabı olarak iki alt başlıkta incelenebilir. Gelir ve kâr hesapları alacağına yazılırken gider ve zarar hesapları borcuna yazılır. Gider hesaplarındaki artışlar hesabın borcuna, gider hesaplarındaki azalışlar hesabın alacağına kaydedilir. Gelir hesaplarındaki artışlar hesabın alacağına, azalışlar hesabın borcuna kaydedilir.

Ana toplayıcı sonuç hesabı “Dönem Kârı ve Zararı” giderler fazla ise borç kalanı verir ise ZARARDIR. Ana toplayıcı sonuç hesabı “Dönem Kârı ve Zararı” gelirler fazla ise alacak kalanı verir ise KÂRDIR. Ana toplayıcı sonuç hesabı “Dönem Kârı ve Zararı” giderler, gelirlere eşit ise kalan vermez. Hesap kapanır. Ne kâr ne zarardır.

Yevmiye (Günlük Defter) Defteri Kayıtları

Yevmiye defteri yazılırken önce sol tarafa her bir yevmiye kaydı için numara yazılır. Üst kısmına tarih yazılmalıdır. Defter-i Kebirdeki (B) tarafa yazılan hesaplar, burada da sol tarafa dayalı olarak yazılır. Defter-i Kebirde (A) tarafa yazılan hesaplar da sağa dayalı olarak yazılır. Tutarları ise B ve A sütununa yazılır. Kaydın altına da açıklama yapılır.

Varlıklar (Dönen Varlıklar + Duran Varlıklar) = Kaynaklar (yabancı kaynaklar + öz kaynaklar) olarak alt başlıklara ayrılırlar.

Bilanço denklemine göre sermayenin hesaplanması; VARLIKLAR = KAYNAKLAR

Dönen Varlık + Duran Varlık = Kısa Vadeli Yabancı Kaynak+ Uzun Vadeli Yabancı Kaynak + Öz kaynak Varlıklar – Borçlar = Öz Kaynaklar