E‐İş ve E-Dönüşüm

E-iş, işletmenin müşterilerine satış öncesinde, satış sırasında ve satış sonrasında tüm iş süreçlerinde elektronik ve bilgisayar teknolojilerini etkin olarak kullanabileceği bir ortam hazırlanması sürecidir. İşletmenin iş süreçlerinin e-işe göre yeniden düzenlenmesi ve işletmenin bu düzene uyum sağlayacak şekilde yeniden yapılandırılmasına e-dönüşüm denir. Günümüzde firmaların e-iş veya e-dönüşümü gerçekleştirmeleri kaçınılmaz bir hâle gelmektedir. Özellikle çevresindeki firmalar bu dönüşüm sürecine girmişse rekabet gücünü kaybetmemek için bu dönüşümü bir an önce başlatmak ve tamamlamak zorundadır.

E-dönüşüm sürecinin başarılı bir şekilde gerçekleşmesi için yönetim edönüşüm sürecinde aktif rol oynamalı, kurum kültürü değişimlere karşı olumsuz tavır sergileyecek nitelikte olmamalı, personel dönüşümü anlayıp dönüşüm sürecine istekli olarak katılmalı, iş süreçleri iyi tanımlanmalı, personel ve yöneticilerin görev tanımları, yetkileri ve sorumlulukları şeffaf ve belirgin olmalı ve teknolojik altyapı ölçeklenebilir olmalıdır.

E-Dönüşüm süreci her zaman organizasyonun tamamının dönüştürüleceği anlamına gelmez. Elektronik ortamdan ve bilgi teknolojilerinden daha fazla yararlanmak isteyen işletmeler, iş süreçlerinin niteliğine ve dönüşümün maliyet-kâr analizinin olumlu sonuç vermesine bağlı olarak bazı süreçlerin otomasyonu yoluna gidebilir.

E-dönüşümde işletmelerin karşı karşıya olduğu seçenekler yalnızca iç işleyişle sınırlı değildir. İşletme, e-iş süreçlerine müşterileri, tedarikçileri, dağıtıcıları ve faaliyet yaptığı endüstrideki diğer paydaşları dâhil ederek e- dönüşümü çevreye doğru genişletebilir.

İşletmenin gerek içerisindeki iş süreçlerini gerekse çevresi ile ilişkilerini yürütürken bilgi teknolojilerini kullanması e-dönüşümde önemli bir adım olsa da en ileri seviyede bir dönüşümden söz edebilmek için bundan daha fazlası gerekir.

E-dönüşüm sürecinin doğru işlemesi için dönüşüme karar veren yöneticilerin öncelikle eski sistemin yerine yeni bir iş sistemi getirmek, mevcut iş süreçlerini geliştirmek ya da dönüştürmek ve yeni bir ürün ya da hizmet için bilgi teknolojilerin kullanımı stratejileri arasında bir seçim yapması gerekir.

Sistem geliştirme hayat çevrimi, temel olarak dört aşamadan oluşur:

• Planlama
• Analiz
• Tasarım
• Uygulama

Planlama aşaması problemin ortaya çıkması ya da mevcut problemin farkına varılması ile başlar. İkinci adım problemin tanımlanmasıdır. Sonraki adımda fizibilite çalışmaları yapılır. Fizibilite çalışmalarının sonucunda hazırlanan rapor değerlendirilir ve uygunluğuna karar verilirse sistem geliştirme yaşam döngüsünde ikinci aşama olan analiz aşamasına geçilir.

Fizibilite çalışmaları Teknik Fizibilite, Operasyonel Fizibilite, Çizelgeleme Fizibilitesi ve Ekonomik Fizibilite olmak üzere dört başlık altında yapılır.

Analiz aşamasında işletmenin mevcut durumu hakkında bilgi toplanır ve bu bilgiler kullanılarak dönüşüm sürecinin hedeflerine nasıl ulaşılacağı araştırılır. Bu aşama da mevcut durumun analiz edilmesi ve dönüşüm sürecinin sonuçları hakkında performans kriterlerinin ortaya konması gerekir.

Sistem tasarımı, girdilerin tasarlanması, çıktıların tasarlanması ve süreçlerin tasarlanması işlemlerinin toplamıdır. E-iş sistemi tasarlanırken organizasyon şemaları iş akış şemaları, veri akış diyagramları, karar tabloları, karar ağaçları, yapısal dil gibi araçlar kullanılır.

Tasarım aşaması bittikten ve uygulama kararı alındıktan sonra yeni sistem kurulmaya ve kullanılmaya başlanır. Eğer eski sistem kısmen dönüştürülecekse yeni iş süreçleri eski süreçlerin yerini alır. Eski sistemin tamamen terk edileceği durumlarda dönüşüm daha fazla zaman alabilir.