İnternet Ortamında İngilizce Yazışma Teknikleri

Giriş

Uluslararası platformda yapılan yazışmalarda yazışmalarda kullanılan dil ve yazım kurallarına uyum karşı tarafla olan ilişkilerde en dikkat edilecek ilkeler olarak kabul edilmektedir. Bu ünitede e‐posta hazırlarken dikkat edilmesi gereken hususları öğrenip kalıplaşmış ticari İngilizce cümleleri inceleyeceğiz.

Elektronik Posta (E-Posta) Hazırlama Teknikleri

Ticari yazışmalarda uyulması gereken ana ilkeleri kitabımızın birinci ünitesinde işlemiştik. E‐posta hazırlarken yine bu kuralları temel almamız gerekecektir. Etkili bir e‐posta hazırlarken özellikle açık, sade ve anlaşılır bir dil kullanmaya özen gösterilmelidir. E‐posta sadece alıcıya mesaj iletmekle kalmamalı aynı zamanda alıcının mesajı anlamasını da sağlamalıdır.

E‐Postanın Bölümleri

E‐posta hazırlarken giriş, gelişme, sonuç kısımlarının oluşturulması gerekmektedir.

Girişte karışık olmayan kısa ve öz cümleler ile e‐postanın gönderilme amacı belirtilmelidir. Alıcı, giriş kısmını okuduktan sonra e‐postanın neden yazıldığını anlayabilmelidir. Örneklerimizde ihracatçı bir firmanın müşteri bulabilmek için hazırlamış olduğu elektronik postayı inceleyeceğiz.

Örnekte, ihracatçı firma giriş kısmında kendi firmasını kısaca tanıtıp hangi ürünlerde uzmanlaşmış olduğunu belirtmiştir.

Gelişme bölümünde (gövde, talep ve arz) ise, ihracatçı firma ihraç edebileceği ürünlerin özelliklerini, taşıma şekline göre navlun ücretlerini ve ürün fiyatlarını ithalatçıya iletebilir. Gerekli durumlarda iki ayrı paragraf şeklinde hazırlanabilir. İlk paragrafta ürünler hakkında bilgi verilirken ikinci paragrafta ise karşı taraftan olan beklentilerinizi (sipariş, detaylı bilgi) ya da sizlerin onlar için neler sağlayabileceğinizi belirtebilirsiniz.

E‐postanın kapanış kısmında ise, firmanız hakkında olumlu bir izlenim bırakabilmek için nezaket kuralları çerçevesinde bir kapanış cümlesi hazırlamanız gerekmektedir.

Sanal Görgü Kuralları “Netiket” (Netiquette)

Bireysel ilişkilerimizde karşımızdaki ile iletişim kurarken belli görgü kurallarına dikkat ederiz. İnternette de e‐posta hazırlarken uymamız gereken bazı sanal görgü kuralları yani “netiketler” vardır. Ticari yazışmalarda başlıca uyulması gereken netiketileri aşağıdaki gibi sıralayabiliriz.

Asla bir bilgisayarla konuştuğunuzu varsaymayınız!

E‐posta ile konuştuğunuz kişinin sanal bir varlık olduğunu düşünebilirsiniz. Ama unutmayınız ki, monitörün karşında yazdıklarınızı okuyan sizin gibi gerçek bir kişi vardır ve yazı şeklinizi karşınızdakinin reel bir kişi olduğunu bilerek hazırlayınız.

İmla kurallarına uyduğunuzdan emin olun.

Bir ticari yazışmada firmanızı temsil ettiğinizi asla unutmayınız. Dolayısı ile e‐ postanızı hazırlarken mümkün olduğunca kısaltmalardan ve yanlış yazımlardan kaçınınız.

Belirtmek istediğiniz şey önemli bir nokta dahi olsa e‐postanızda asla büyük harf kullanmayınız. Büyük harf kullanımı karşınızdakine bağırıyormuşsunuz hissi yaratarak mesajı kaba bir şekle dönüştürebilir. Ayrıca lüzumsuz ve anlamsız noktalamalardan kaçınınız @@!!!!**?!

E‐postalarda gayriresmî olabilirsiniz.

İş yaptığınız firma yetkilisi ile birkaç mesajdan sonra resmiyeti yavaş yavaş kaldırabilirsiniz. Mesajınıza “Dear Jessica” (Değerli Jessica) yerine “Hi Jessica” (Selam Jessica) ya da sadece “Jessica” diyerek başlayabilirsiniz. Aynı zamanda kapanışı da “Yours sincerely” (Saygılarımla) yerine “Best wishes” (En iyi dileklerimle) ile bitirebilirsiniz.

E‐posta konunuzu iyi belirleyin

Konu kısmında e‐postanın içeriği ile ilgili olarak bir ya da birkaç kelimeden oluşan kısa bilgi ya da bilgiler vermeniz beklenmektedir

Uzun, karmaşık cümle ve paragraflardan kaçının.

Mesajınız ne kadar kısa olursa o kadar anlaşılır ve okunabilir olur. Fakat anlaşılmaz kısaltma ve argo kullanımından sakının. Tam cümleler kullanarak net açıklamalar yapınız.

Madde işareti ve numaralandırmalar kullanınız.

Mesajınızı daha ilgi çekici kılmak ve netliğini artırmak için alt başlıklar, madde imleri ve numaralandırmalar kullanabilirsiniz.6ygfghty67

Uzun cümlelerinize düzen verin.

Farkında olmadan, klavye ile çok hızlı bir şekilde çok uzun ve karmaşık cümleler kurabilirsiniz. E‐postanızı göndermeden önce cümlelerinizi tekrar gözden geçirip netliğini ve anlaşılabilirliğini artırınız.