Telefon Görüşmeleri

Telefon, Uluslararası ticarette firmalarla direkt bağlantı kurulması açısından oldukça etkili bir iletişim aracıdır. Uygun kullanılması durumunda karşı taraf üzerinde olumlu izlenimler bırakmak mümkündür.

Uluslararası ticarette taraflar arasındaki ilişkinin sağlıklı ilerleyebilmesi için yapılan telefon görüşmelerinde dikkat edilmesi gereken önemli noktalar vardır. Örneğin: karşı tarafı bekletmeden telefona cevap vermek, konuşma esnasında kısa notlar alarak sonrasında e‐mail ortamına bunu aktarmak, karşı tarafın söyledikleri anlaşılmamışsa tekrarlamasını rica etmek vb.

Telefon görüşmelerinde yaygın olarak kullanılan kelime ve cümle kalıplarına hakim olmak telefon görüşmelerinde diyalog kurulmasında oldukça kolaylık sağlayacaktır.

Telefonun ilk çalışında karşı tarafı bekletmeden cevap verilmelidir.

Ahize ağza yaklaştırılarak konuşulmalı, en fazla 2,5 – 3 cm mesafede tutulmalıdır.

Telefonu açınca “günaydın”, “iyi günler” gibi ılımlı ifadeler kullandıktan sonra kurumun veya birimin ismi söylenmeli, sonrasında ise konuşan kişi kendini tanıtmalıdır.

Telefona cevap verirken “kimsin?”, “kimsiniz?” ifadeleri yerine “kim arıyor efendim”, “kimin aradığını öğrenebilir miyim?” gibi ifadeler kullanılmalıdır,

Görüşme sırasında gereksiz ve uzun konuşmalardan kaçınılmalıdır.

Kurumun çalışanı, devamlı ilişki içerisinde bulunulan kişileri ses tonlarından tanıyarak onlara ismen hitap etmelidir. Bu durum karşı taraf üzerinde olumlu etki bırakabilecektir.

Kaliteli ve etkili görüşme için görüşme yapmadan önce kısaca konuşmanın içeriği şekillendirilmelidir. Arayan taraf herhangi bir nedenle hatta bekletilecekse, karşı tarafın bekletilmek için hatta kalıp kalmak istememesinin uygun bir şekilde sorulmasının ardından karşı taraf beklemeyi kabul ediyorsa, bekletilme nedeni ve yaklaşık bekletme süresinin uygun bir ifade ile açıklanmalıdır.

Telefonda, doğruluğundan emin olunmayan bilgiler verilmemelidir.

Telefon görüşmelerinde çok gerekmedikçe gizli bilgiler verilmemelidir.

Karşı tarafın söyledikleri anlaşılmamışsa tekrarlamasını rica edilmelidir.

Telefonun yanında kalem, bloknot vb. not alma gereçleri bulundurarak konuşma sırasında konunun önemli yerleri kısaca not alınmalıdır.

Konuşmadan sonra bir mektup/e‐mail yazarak konuşmayı yazılı ortama taşınmalıdır. Konuşma özellikle fiyat, ödeme koşulları, termin veya dokümanlar gibi önemli konuları içeriyorsa faks/e‐mail yoluyla teyidi istenmelidir.

Telefon görüşmelerinde kural olarak telefonu, arayan önce kapatır. Ancak yönetici veya diğer üstlerle konuşuluyorsa bu kurala aykırı olarak onların kapatması beklenmelidir. Telefonla görüşürken gülümsenmelidir, böylelikle karşı taraf bunun farkına varacak ve iletişim için ılımlı bir atmosfer sağlanmış olacaktır.

Konuşma sürecinde nezaket elden bırakılmamalıdır. Kurum olarak bütün aramalara en geç 48 saat içinde geri dönüş sağlanmalıdır.

Önemli telefon görüşmelerinden önce söylenecekler zihinde tasarlanmalı, önemli sözcükler kendinizi rahat hissedene kadar yüksek sesle tekrar edilmelidir. Telefon görüşmelerinde yazılı metinden okunma yapılmamalıdır. Eğer karşı tarafa söylenecek ifadeler karmaşık ise, görüşme sırasında konuyu hatırlatıcı kelimelerin yer aldığı notlar bulundurulmalıdır.

15 dakikadan uzun sürecek telefon görüşmeleri için görüşülecek olan taraftan önceden randevu alınmalıdır.