İş Mektuplarının Yazılması

Dış ticaret işlemlerinde iki önemli oyuncu ihracatçı ve ithalatçılardır.

İhracatçı, ithalatçıya mektup yazarken öncelikle bazı soruları cevaplandırmalıdır. Bu sorular:

Bu mektubun amacı nedir? İhracatçı mektubu okuyacak olan ithalatçının aklında karışıklık yaratmamak için mektubu yazmadaki amacını bir cümle içerisinde belirtmelidir.

Mektubu alacak olan şahıs kimdir? Hakkında ne kadar bilgi sahibisiniz, beklentilerini, alışkanlıklarını ne derece biliyorsunuz? Satmak istediğiniz mal hakkında ithalatçının bilgisi nedir? Bu konuda neleri bilmek isteyebilir, neleri bilmeye ihtiyacı yoktur? İhracatçı mektubu yazmadan önce tüm bu soruları titizlikle yanıtlamalıdır.

İthalatçıya yazılan mektup ile hemen gerçekleşmesini istediğiniz olay nedir? Bundan sonraki aşama ne olmalıdır ve aşamalar nasıl izlenmelidir? İthalatçıdan söz konusu mektubunuza karşı nasıl bir cevap bekliyorsunuz?

Tüm bunlar planlandıktan sonra iş mektubunda anlatım ve şekil yönünden dikkat edilmesi gereken unsurlar gözönünde bulundurularak mektuplar yazılmalıdır.

İş mektuplarının yazılmasında 10 altın kural bulunmaktadır. Bunlar:

Olumlu Olma: Özellikle şikayet ya da gecikme gibi durumlarda öfkeli olmaktan kaçınmak gerekmektedir. Konunu ciddiyetine dikkat çekerken tehditkar bir tutum içerisine girmemek gerekmektedir.

Konuya gelme: Gereksiz ifadelerden kaçınılmalı, hemen konuya girilmelidir.

Empati: Mektup size geldiğinde tutumunuz ne olurdu ve ne cevap vereceğinizi düşünmek, buna uygun ve cana yakın olumlu bir üslup kullanmak gerekmektedir.

Açık ve net olma: Anlatılma istenenler yanlış anlamalara imkan veren ifadeler kullanılmadan kısaca anlatılmalıdır

Aktif Cümleler Kurma: Edilgen cümleler kafa karıştırıcı olabilmektedir.

İnsancıl Olma: Mektup mümkün olduğunca konuşma dilinde yazılmalı, okuyucuya mümkünse ismi ile hitap edilmeli, “biz”, “siz”, “sizler” gibi zamirler kullanılmalıdır. "Siz" yaklaşımı mektubu okuyanın sanki kendisiyle konuşuluyormuş gibi hissetmesine yol açacaktır.

Sonuç: Mektubun sonucunda ne istenildiğine karar verilmelidir. Söylemek istenilenler sırasıyla gözden geçirilmeli ve ana fikri desteklemeyen ya da ilgisiz olan kısımlar çıkarılmalıdır.

Profesyonel olma: Mektup gereken uzunlukta, düzgün ve mantıklı bir görünüm arz etmelidir.

Şekilsel şartlar

Başlık/antet(letterhead): Tüm resmî yazışmalar firmanın başlıklı (antetli) kâğıdına yapılmalıdır.

Referans (reference): Gelen ve giden mektupların kurumun kayıtlarından kolayca bulunabilmesi için konu, kişi ve ilgili departmanlara göre referans verilmesi gerekmektedir.

Tarih(date): Tarih başlıktan iki veya üç satır aşağıda, mektup kısa ise 4 veya 6 satır aşağıda mektubun sağ veya sol tarafına yazılır.

Alıcı adının adreste kullanımı(inside adres): Alıcının adı ve adresi, kâğıdın sol tarafında, tarih satırından 3‐5 satır aşağıda yer almaktadır.

‘’..’in dikkatine’’ satırı(attention line fort he attention of): Mektubun belirli bir kişinin eline ulaşması istenirse genellikle, şirket adı ve adresinden önce onun adı yazılır.

Hitap sözcüğü (salutation): Mektupta kullanılacak hitap sözcüğü adresteki ya da “…’in dikkatine” kullanılan adla doğrudan ilişkilidir.

Konu (subject line): Avrupa Birliği’ne üye olan ülkelerde mektupta işlenen konunun ayrı bir satırda belirtilmesinde ortak bir uygulama yoktur. Örneğin Almanya’da bu konuya oldukça özen gösterilirken, İngiltere’de bu uygulama pek yaygın değildir.

Metin: Ana metin bir mektubun en önemli kısmını oluşturmaktadır. Mektubun ana yapısını oluştururken, mektubun bir bütün olarak kâğıt üzerindeki görünümünün belli bir orantıyı yansıtması hususuna dikkat edilmesi gerekmektedir.

Saygı sözcükleri (complimentary clause): Mektubun başlangıç hitabı okuyucunun ismi ile başlıyorsa (“Dear Mr. Ford”, “Dear Ms. Robinson” gibi ), mektup “Yours sincerely”, ile bitirilir. Mektubun başlangıç hitabı okuyucunun ismi belirtilmemişse (“Dear Sirs”, “Dear Sir”, “Dear Sir and madam” gibi ), mektup “Yours faithfully”, ile bitirilir

Ad ve İmza(name and signature): İsim, imzadan sonra açık bir şekilde yazılmalıdır. Mektubu yazan kişinin şirketteki konumu da ismin altına eklenebilir.