İş Mektuplarının Şekil ve Anlatım Yönünden Bölümleri

İş Mektuplarının Anlatım ve Şekil Yönünden İncelenmesi

İş mektupları iş yaşamının ayrılmaz bir parçasıdır. Dış ticaret işlemlerinin önemli aktörlerinden olan ithalatçı ve ihracatçılar, bankalar, gümrük ve nakliye acenteleri arasında birçok yazışma gerçekleşmektedir. İş mektupları, kendine özgü yap ısı olan mektuplardır. İş mektuplarındaki her bölümün özel bir yap ısı bulunmaktadır. Mektuplar farklı amaçlara yönelik yazılmaktadır. Bu amaçlar genelde alıcı, satıcı ve tedarikçiler arasında bilgi alış verişi, fiyat, indirim, ayrıcalıklar, siparişler, şikâyetler, ödeme koşulları, kredi talepleri hususlarında olmaktadır. Hangi amaca yönelik olursa olsun etkili bir iş mektubu için öncelikle uluslararası ticaret dili olan İngilizceye hâkim olmak, yazım ve şekil kurallarını bilmek gerekmektedir. Gerek anlatım yönünden gerekse şekil yönünden yanlış ya da eksik kaleme alınmış bir mektup, kurumla ilgili olumsuz bir imaja yol açmasının yanı sıra, yazılış amacına da hizmet etmekten çok uzak kalmaktadır.

Bu noktada iş mektuplarının anlatım yönünden güçlü olması için taşıması gereken özelliklerinin bilinmesi önem arz etmektedir. Bu özelliklerin başlıcaları; bütünlük, açıklık, az ve öz olma, nezaket ve doğruluktur.

Bütünlük taşıyan bir mektup zaman kaybını önler. Mektupta karşı tarafa iletilmek istenen mesajın tam olarak verilmesinin yanı sıra, yazılanların bir önem ve mantık sırasına göre sıralanması da bir diğer önemli husustur.

İş mektuplarının açık ve net ifadelerle yazılmaması, iş yaşamında hata oranını artırmaktadır.

İş yaşamı boyunca yapılan ticari yazışmaların, taraflar arasında zaman kaybına yol açmaması adına az ve öz bir şekilde yapılması gerekmektedir.

Söylenmek istenenler basit cümlelerden oluşan kısa paragraflar hâlinde verilmelidir.

Yazma stili, kullanılan kelimeler, yazan kişinin nezaketini etkileyen unsurlardan birkaçıdır. Ticari yaşamda nezaket kurallarından biri, mektuplara hızlı bir biçimde cevap vermektir.

Ticari yazışmalar her zaman doğru bilgileri içermelidir. Özellikle tarihler ve yazıdaki sayılara dikkat etmeli, gramer kuralları göz önünde bulundurulmalıdır. Şeklin doğru olması da önemli unsurlardan biridir.

Bunun yan ısıra başarılı bir iş mektubu sadece anlatım yönünden değil şekil yönünden de baz ı unsurlar dikkate alınarak kaleme alınmalıdır. Etkili bir iş mektubunda şekil aç ısından incelenmesi gereken başlıca noktalar mektupta başlık, refereans, tarih, alıcının adresi, hitap sözcüğü, konu, metin, saygı sözcükleri, ad ve imza gibi unsurların tam olmasıdır.

Bir iş mektubunda bulunması gereken başlıca bölümler:

Başlık/antet(letterhead)

Referans (reference)

Tarih(date)

Alıcı ad ının adreste kullanımı(inside adres)

‘’..’in dikkatine’’ satırı(attention line fort he attention of)

Hitap sözcüğü (salutation)

Konu (subject line)

Metin

Saygı sözcükleri (complimenraty clause)

Ad ve İmza(name and signature)

Ekler (enclosure)

Bilgi için (cc‐carbon copy)

Not (Postscript ‐P.S.)

Örneğin Tüm resmî yazışmalar firmanın başlıklı (antetli) kâğıdına yapılmalıdır.

Başlığın yanında veya altında firmanın açık posta adresi, departman ve (varsa) şube adı, telefon ve faks numaraları, e‐mail, web adresi vb. bilgileri bulunmalıdır.

Konu, kişi ve ilgili departmanlara göre referans verilmelidir.

Tarih başlıktan iki veya üç satır aşağıda, mektup kısa ise 4 veya 6 satır aşağıda mektubun sağ veya sol tarafına yazılır.

Alıcının adı ve adresi, kâğıdın sol tarafında, tarih satırından 3‐5 satır aşağıda yer almaktadır. Alıcının adının her zaman belirtilmesi gerekmeyebilir. Sadece kuruluşun ismi ve adresi yeterli olabilir.

Ana metin bir mektubun en önemli kısmını oluşturmaktadır.

Mektubun ana yap ısını oluştururken, mektubun bir bütün olarak kâğıt üzerindeki görünümünün belli bir orantıyı yansıtması hususuna dikkat edilmesi gerekmektedir.