Ticari Yazışmada Uyulacak Ana İlkeler
Dış Ticarette Yazışmanın Önemi
Uluslararası ticarette satın alma faaliyetlerinin gerçekleştirilmesinden önce detaylı pazar araştırması yapılması ve alıcı ile satıcının farklı coğrafi alanlarda bulunması nedenleriyle ilk ilişkiler yazışmalarla başlar. Bu çerçevede yazışmalar, bir ticari işlemin temelini oluşturmakla birlikte, tarafların birbirlerini tanımasına olanak sağlayan önemli bir başlangıçtır.
Bu ticari yazışmanın amacı nedir?
Burada önemli olan ilk unsur, yazışmanın ihracatçı taraf olarak mı, yoksa ithalatçı taraf olarak mı başlatılacağıdır.
Yazışmanın ulaşacak olduğu birim hangisidir, şahıs kimdir?
Yazışmayı başlatan tarafın karşı tarafta kiminle muhatap olacağını iyi bilmesi gerekmektedir.
Potansiyel ticari partnere yazılacak iş mektubu ile kısa sürede elde edilmek istenen sonuç nedir?
Mesleki yazışmayı başlatan tarafın, yazışma sürecinin gelecek dönemlerde göstereceği seyri de dikkate alarak cevap verilebilir nitelikte bir metin oluşturması gerekir.
Etkili ve maksimum fayda sağlayacak bir mesleki yazışmanın belirli niteliklere sahip olması gerekir. Bu nitelikler;
- Açıklık
- Bütünlük
- Doğruluk
- Gerektiği Kadar ve Sade Olma
Uluslararası Ticari Yazışmalarda Yer Alması Gereken Unsurlar
Dış ticarete konu olan yazışmaların belirli kurallar dâhilinde aşağıda belirtilen özellikleri taşıması, etkin ve verimli bir ticari faaliyetin gerçekleşmesine öncülük edecektir.
Firma Logo ve Ticari Markasının Yer Aldığı Antetli Kâğıt
İş mektuplarının boş bir kâğıda yazılmaktansa marka, logo, farklıysa ticaret unvanı, adres, telefon, faks, e‐posta ve internet adresi bilgilerinin yer aldığı antetli bir kâğıda yazılması, kurumsallığı yansıtacak ve iyi bir başlangıç göstergesi olacaktır.
Ticari Partnere Ait Bilgiler
Burada iş mektubunu yazan firmanın antet kısmında kendine ait hangi bilgiler yer alıyorsa, muhataba ilişkin aynı bilgileri antetin hemen altına ve kâğıdın sol üst köşesine yazması gerekir.
Tarih
Ticari faaliyeti gerçekleştirecek olan firmalara ait bilgilere yer verildikten sonra genellikle kâğıdın sağ üst köşesine tarih eklenir.
İlgi Bilgileri
Yazışmanın tarih bilgisiyle birlikte cevaplandırma süreçlerinde ilgi tutulabilsin diye referans bilgisine yer verilmelidir.
Hitap
İş mektuplarında ana metne geçmeden önce bir hitap bulunmalıdır. Hitap sözcüklerinde kurumsal hareket etmeye büyük önem gösterilmelidir.
Ana Metin
Burada, söz konusu iş mektubunun yazılmasının nedenini içeren ticari konu ele alınır.
Kapanış Metni
Bu metin, ana metnin tam altında yer almaktadır.
İmza
Yazışmayı gerçekleştiren kişi; ad, soyad ve varsa unvanını belirterek kapanış metninin biraz altına imzasını atar.
Etkin Bir İş Mektubunda Kritik Başarı Faktörleri
Uzmanlığı Yansıtma
Uluslararası ticari yazışmalarda iş mektubunu okuyan tarafın karşı tarafın profesyonelliği konusunda bilgi sahibi olması gerekir.
Karşı Tarafı Harekete Geçirme
Profesyonelce yazılan bir iş mektubunun belirli kısımlarında stratejik davranılarak, cevap vermeyi sağlayıcı bilgilerin yer alması gerekmektedir.
Olumlu İzlenimlere Yer Verme
Aktif Cümlelere Yer Verme
Çeşitli açılardan kesinlik içeren uygun cümlelere yer verilmesini, yazışma sürecinin devam etmesini sağlayacak, bu da ticari faaliyetin büyük ölçüde gerçekleşmesine destek olacaktır.
Empati Kurabilme
Ticari yazışmalarda taraflar, başlangıçta mektubu kendine yazılmış gibi düşünerek, ona göre kontrollerini ve düzeltmelerini yapmalıdır.
Sonuç Odaklı Olma
İş mektupları gereksiz bilgileri içerecek şekilde tasarlanmamalıdır. Metinde yer verilen her cümlenin ana fikri desteklemesi ve ana fikrin etrafında toplanması gerekir.
Eklerin Sunulması
Yazışma metni içerisinde yer alan bazı ifadelerin desteklenmesi adına ekler kısmında çeşitli dosyalara yer verilebilir.
Güç Noktalarına Yer Verilmesi
Ticari yazışmalarda metin gereksiz yere uzatılmamalı, anlaşılır cümlelerle hemen konuya girilmelidir. Ticari anlamda yazıya hiçbir katkısı olmayan kelime ve cümleler, mektuptan çıkartılmalı ve abartılı ifadelerin yer almamasına dikkat edilmelidir.