Hazırlık Belgeleri

Uluslararası sınır ve bölgeler arasında yapılan dış ticaret, yapısı itibari ile yerel ticaretten farklı, zor ve karmaşıktır. Dış ticaret işlemlerini kolaylaştırmak, kayıt altına almak ve tarafların anlaşma koşullarını yazılı hale getirmek için dış ticaret işlemlerinde pek çok belge kullanılmaktadır.

En temelde ihracat ve ithalat işlemlerinden oluşan dış ticaret, ülkelerin zenginleşmesi, ekonomik kalkınmışlık seviyesi ve dünya üzerinde söz sahibi olması açısından önemlidir.

İhracat; dış ülkelere mal ve hizmet satma, yabancı ülkelerdeki potansiyel müşterileri saptama ve bu müşterilere satışı gerçekleştirilecek mal ve hizmetleri ulaştırma faaliyetlerini kapsamaktadır. İhracat yapmak isteyen kişiler, öncelikle ihracatçı sıfatını kazanmalıdır.

Dış ticaretin bir diğer önemli unsuru olan ithalat, gümrük hatları dışından mal getirme ya da satın alma olarak tanımlanabilmektedir.

İthalat yapacak gerçek veya tüzel kişinin vergi numarasına sahip olması gerekmektedir. Ancak, özel anlaşmalara dayanan ithalatta, kitap ve diğer yayınların ithalatında, ülkemizde açılan uluslararası fuar ve sergilerde müsteşarlıkça perakende satışına izin verilen malların ithalatında, vergi numarasına sahip olma şartı aranmaz.

İthalat ve ihracat işlemi yapmak isteyen işletmeler, dış ticaret işlemleri boyunca çeşitli belgeler kullanmaktadırlar. Başarılı bir dış ticaret işlemi için firmalar, bu belgelerin düzenlenme şeklini ve belgeler için özellik arz eden durumları bilmelidirler.

Genel olarak bir dış ticaret süreci ithalatçı ve ihracatçı işletme arasında başlar. Dış ticaret faaliyetinin finansal işlemler kısmı bankalar tarafından yürütülür ve gümrük müşavirlikleri tarafından malın teslimatının gerçekleştirilmesiyle süreç sona erer.

Uluslararası ticaretle ilgilenen ticari işletmelerin farklı ülkelerde bulunması sebebiyle, dış ticarette ilk adım genellikle yazışmalarla atılmaktadır. İhracatçı ve ithalatçı arasında gerçekleştirilen yazışmalar, tarafların birbirleriyle ilgili fikir edinmesi ve iş ilişkisinin kurulmasına imkân sağlar.

Tüm ticaret işlemlerinin başarıyla sonuçlandırılması, yazışmalarla doğrudan ilişkili olduğu için yazışmalarda bir takım temel prensiplere dikkat edilmelidir. Ticari yazışmalar düzenli ve planlı bir şekilde yazılm alı,anlatılmak istenen konu net bir şekilde açıklanmalıdır.

Uluslararası ticari ilişkilerin ilk aşaması, satıcı ile alıcının aralarında görüşerek bir mal veya hizmet alışverişinin yapılması hususunda niyetlerini ortaya koymalarından oluşmaktadır.

Ticari yazışmalar sayesinde birbiri hakkında fikir edinen tarafların dış ticaret işlemini başlatması sözleşme ile gerçekleşmektedir. Sözleşmede, tarafların yükümlülükleri ve haklarının açık bir biçimde belirtilmesi zorunludur.

Bir alım-satım sözleşmesinde taraflar arasında karara bağlanan konular şu şekilde özetlenebilir; malın cinsi, kalitesi, miktarı, fiyatı, teslim yeri ve zamanı, ödeme şekli, yeri ve zamanı, anlaşmazlıkların nasıl çözüleceği.

Dış ticaret ilişkisi içine girmek isteyen firmaların karşı karşıya gelebilecekleri oldukça fazla piyasa bulunmaktadır. Bir araya gelen ihracatçı ve ithalatçının işlemlerini kolaylaştıracak ve taraflara vakit kazandıracak bir diğer belgemiz proforma faturadır. İhracatçı, müşterisi olan ithalatçının talepleri doğrultusunda görüşmeler başlatır ve teklif formu hazırlanır. İthalatçı teklif formunu onaylarsa ikinci aşamaya yani proforma fatura hazırlama aşamasına geçilir.

İhracatçı tarafından düzenlenen proforma, ihracatçıdan ithalatçıya ulaştırılan teklifname niteliğindeki bir ön faturadır. Vergi kanunlarında proforma faturalara ilişkin bir hükme yer verilmemiştir. Proforma faturanın ticari ve hukuki bir değeri yoktur. Ancak ihracatçıdan ithalatçıya ulaştırılan bu fatura, ithalatçı tarafından onaylanıp ihracatçıya ulaştırıldıktan sonra faturadaki şartlar her iki taraf için bağlayıcı nitelik kazanır.

Yüksek istihdam yaratan “imalatçı ihracatçılara” ve “dış ticaret sermaye şirketlerine” gümrük işlemlerinde yeni haklar ve kolaylıklar getiren bir belge olan Onalanmış Kişi Statü Belgesi, dış ticaret işlemlerinde karşımıza çıkan bir diğer önemli belgedir. Onaylanmış Kişi Statü Belgesi, gerek performans gerekse güvenirlilik kriterlerini gerine getiren firmaların bürokratik işlemlerden dolayı bekleme ile zaman kayıplarının önüne geçilmesini ve teminat maliyetlerin asgari seviyeye indirilmesini amaçlanmaktadır. Onaylanmış Kişi Statü Belgesi altında A, B ve C Şeklinde 3 Sınıf belirlenmiştir. Her bir sınıf için açıkça belirlenmiş şartları sağlayan ihracatçı, bu belgeyi almaya hak kazanmaktadır.