Belge ve Belgelendirmenin Önemi

Uluslararası ticari ve ekonomik faaliyetler toplumların en önemli kalkınma ve gelişme vasıtalarından biridir.

2. Dünya Savaşı’ndan sonra Dünya Ekonomisinin ortaya çıkardığı yeni yapı ve GATT (Gümrük Tarifeleri ve Ticaret Genel Anlaşması) gibi anlaşmalarla hızlandırılması amaçlanan uluslar arası ticaret çok hızlı bir şekilde artmıştır.

Bu durumda ortaya çıkabilecek ihtilafları gidermek ve yapılan işlemlerin hukuken geçerliliğini ispatlama konusunda hemen hemen bütün hukuk sistemlerinde yazılı belgeler ve belgelendirmeler büyük önem taşımaktadır. ihtilaflı vakalar, kanunla kabul edilmiş belirli ispat amaçları ile ispatlanabilir ve bu ispat amaçları hemen hemen bütün hukuk sistemlerinde aynı şekilde düzenlenmiştir.

Belge; kelime anlamı olarak bir gerçeğe tanıklık eden yazı, fotoğraf, resim, film vb. vesika, dokümanlar anlamına gelmektedir. Belge, bir işi, bir yargıyı, bir durumu doğrulamak olarak tanımlanabilir ki, bu da kurum veya kişi olarak bir varlığın kapasitesini artırmaktır.

Belgeler; kâğıt, kartografik, optik ya da mikrofiş olarak üretilebilirler. Önemli olan, belgelerin, ortamı ne olursa olsun, üretim amaçlarına uygun kullanım olanaklarına sahip olmasıdır.

Milletlerarası ticari ilişkilerin temelini sözleşmeler oluşturmaktadır. Milletlerarası ticari sözleşmelerin hazırlanması, ifası ve bu sözleşmelerden doğan uyuşmazlıkların çözüm yolları genel kabul görmüş bir antlaşma veya bir milletlerarası ticaret kodu ile düzenlenmiş değildir.

Milletler arası kuruluşların yasama gücü olmadığından bunlar tarafından hazırlanan kuralların bağlayıcılık kazanması tarafların iradesine bağlıdır. Bu iradenin doğru bir şekli beyanı muhtelif belgelerin doğru bir şekilde doldurulmasını gerektirir.

Resmi belgeler kural olarak sadece düzenlendikleri ülkede resmi sıfatı taşırlar. Bu belgeler düzenlendikleri ülkenin dışına çıkınca resmiyet sıfatları sona erer. Bu bakımdan resmi bir belgenin düzenlendiği ülke dışında da resmi belge olarak kullanılmasını sağlamak için belgenin işleme konulacağı devletin konsolosu tarafından tasdik edilmesi gerekir.

Alıcı ve satıcı arasındaki ticari işlemin kanıtlanması ve çıkan sorunların çözümünde delil niteliği olan belgeler, ticari hayatın vazgeçilmez unsurları arasındadır. Belge kavramı; Dış Ticaret Mevzuatına göre, Vergi Usul Kanununa ( VUK )göre ve Türk Ticaret Kanununa( TTK ) göre üç grupta toplanır.

Dış ticaret süreci, çok çeşitli yazılı belgeler aracılığıyla gerçekleştirilir. Her dış ticaret işleminde mutlaka kullanılması beklenen ve "demirbaş" olarak nitelendirilebilecek belgeler vardır. Bunlar arasında fatura, çeki/koli/spesifikasyon listesi, gümrük beyannamesi, menşe şahadetnamesi ve taşıma belgeleri gibi belgeler yer almaktadır.

Vergi Usul Kanunu’na (VUK) göre belgeler; fatura, sevk irsaliyesi, irsaliyeli fatura, perakende satış vesikaları, gider pusulası, müstahsil makbuzu, serbest meslek makbuzları, taşıma irsaliyesi, yolcu listesi, günlük müşteri listesi, adisyon, yazarkasa fişi, ücret bordrosu olarak sınıflandırılır.

Türk Ticaret Kanunu'na (TTK) göre belgeler,Kambiyo Senetleri: bono, çek ve poliçe olmak üzere üçe ayrılır. Menkul kıymetler: Hisse senetleri, Tahvil, Hazine Bonoları ve Devlet Tahvilleri, Kâr Zarar Ortaklığı Belgesi ve Katılma İntifa Senetleridir olarak ayrılır.