Deponun Organizasyondaki Rolü ve Önemi

Depo bölümü, ayrı bir birim olarak ortaya çıkmaya başladıkça işletmeler açısından yönetim, muhasebe, finans, üretim ve hatta insan kaynakları açısından çözülmeyi bekleyen yeni problemleri de beraberinde getirmiştir. Deponun kurulması için gereken finansal kaynağın bulunması, inşa edilecek alanın seçimi, istihdam edilecek personelin nitelik ve niceliği, depo içerisinde kullanılacak ekipmanların seçimi, stok takip sistemlerinin kurulumu, güvenlik sistemlerinin tasarımı ve tüm bunların verimli bir biçimde yürütülmesi, akla ilk gelen başlıklar arasındadır. Ancak, sayılan her başlığın onlarca alternatife sahip oluşu ve işletmenin boyutu ile faaliyet alanı başta olmak üzere birçok diğer faktörün de hesaba katılma zorunluluğu, optimum çözümlere erişimi zorlaştırmaktadır.

Depo bölümü, işletme için rekabet açısından büyük önem taşımaktadır. Bu bölümün işletmenin diğer bölümü ile ilişkileri de etkili bir depo yönetimi açısından çok önemlidir. Bu ilişkiler, bölümler açısından birtakım görev ve sorumlulukları da beraberinde getirmektedir. İşletmenin faaliyet alanına göre, konuya verilen önem de değişmektedir.

Lojistiğin en önemli fonksiyonlarından biri depolamadır ve fiziksel dağıtım sisteminin vazgeçilmez unsurudur. İşletme hayatında günden güne artan rekabet ortamı, her geçen gün lojistiğin ve depolamanın önemini artırmaktadır. Son yıllarda yaşanan gelişmeler malzeme yönetimi, stok yönetimi ve bunlara bağlı olarak depo yönetimi fonksiyonlarını ön plana çıkartmıştır. Depoların yönetim konseptlerindeki değişimlerle beraber, müşteri taleplerindeki bu yeni trendlere de cevap verme zorunluluğu ortaya çıkmıştır.

Bir lojistik işletmesi ile bir üretim işletmesinin depo kavramına yaklaşımı farklı olacaktır. Getirdiği iş yükü ve dağılımı, depoya verilen önemin finansal güçle olan etkileşimi de inkâr edilemez niteliktedir. Depo Bölümü, sadece kuruluş aşamasında değil; işleyen bir sistem hâline geldikten sonra da işletme bölümleriyle yoğun ilişki içerisindedir. Muhasebe, Finans, İnsan Kaynakları, Pazarlama ve Satış, Üretim ve Kalite Kontrol Bölümleri ile olan ilişkiler bu bölümün konusunu teşkil etmektedir.

Depo bölümü, birkaç yıl öncesine kadar sadece koli, paket ve eşyaların istiflendiği bir alan olarak algılanırken; bugün rekabet avantajı sağlamada yeni bir araç olarak değerlendirilmektedir. Özellikle lojistiğin ne olduğunun anlaşılması ve paralelinde lojistiğe gereken önemin verilmesi ile lojistik kurma çabaları da mevcut sistemlerin iyileştirmeleri de kaçınılmaz hâle gelmiştir. Lojistik sistemin en önemli unsurlarından biri olan depo bölümü ise, geçmişin statik yapısından uzaklaşarak geleceğe yön verecek dinamik ve stratejik iş birimleri hâlini almaya başlamıştır.

Depo yöneticilerinin başa çıkmak zorunda oldukları zorluklardan bazıları aşağıdaki gibidir:

• Depolanması gereken yüklerin ya da istiflerin sayısında önemli bir artış olmuştur.
• Müşteri hizmetleri ve servis sisteminin ihtiyaçları artmıştır.
• Envanter miktarını ve maliyetlerini düşürme yönünde talepler artmaktadır.
• Depo operasyonlarının etkinliğinin ve yer kullanım verimliliğinin artması yönünde talepler de artmaktadır.
• Depoları tüm lojistik sistem içerisinde entegre etme ihtiyacı artış göstermektedir.
• Çapraz sevkiyat, tam zamanında dağıtım müşteri ihtiyaçlarına çabuk ve etkili cevap verme gereksinimlerinde önemli artışlar olmuştur.
• Lojistik felsefesinde “çekme” sisteminden “itme” sistemine geçiş yaşanmıştır.
• Lojistik ağlarında yer alan kademeler, giderek ürünleri doğrudan müşteriye ulaştıracak şekilde azalma eğilimindedir.
• Güvenilir, verimli ve etkili üçüncü taraf lojistik hizmet sağlayıcılara erişim imkânı artmaktadır.
• Depo operasyonlarının planlanmasında göz önüne alınacak sistem ve ekipman alternatiflerinde önemli artış görülmektedir.
• Karar vericilerle operasyonları yürütenlerin kullandıkları iletişim ağlarını entegre ederken elektronik veri aktarımı, otomatik tanımlama ve uyumlu bilişim sistemleri kullanma zorluğu ile karşılaşılmaktadır.
• Ortakların rolü ve ortak envanterlerin sanal ortamda entegrasyonunun önemi artmaktadır.
• Yönetimlerin geliştirilmiş ölçüm ve operasyonel hesap verebilirlik ihtiyaçları artmaktadır.
• Küresel pazarın öneminin artması ve ürün çeşitlendirme nedeniyle ortaya çıkan sevkiyat ihtiyaçlarındaki zorluklar artmaktadır.

Lojistiğin fonksiyon alanlarından depo ve depolamanın öneminin artarak süreceğinden emin olmamızı sağlayan ve önümüzdeki dönemlerde depo yöneticilerinin her biri için ayrı ayrı bazı yönetsel kararlar almak zorunda kalacağı bazı sektörel eğilimler şöyledir: müşteriye odaklanma görüşünün yaygınlaşması, operasyonların birleşme eğiliminin artması, malzeme ve bilginin sürekli akışı, değer katılmış hizmetlerin öneminin artması, bilişim teknolojilerinin uygulanması, alan yetersizliği baskısı, zaman yetersizliği baskısı.