Bilgi Yönetimi
Bu ünite içerisinde bilgi kavramı ve bilgi yönetimi üzerinde durulmuştur. Daha sonra bilgi yönetim süreci ve bilgi sistemlerinden bahsedilmiştir. Bilginin daha iyi kullanımını sağlayan ve bunu amaçlayan çabaları ortaya koyan bilgi yönetim süreci sayesinde örgütler, hem bilgi yükünden kurtulabilir hem de öğrenen bir niteliğe bürünerek sürdürülebilir bir rekabet avantajı elde edebilirler. Günümüz rekabetçi iş dünyasında hayatta kalma mücadelesi veren işletmelerin, örgütsel faaliyetlerinde stratejik düşünmeleri ve bilgiyi yönetmeleri gerekmektedir. Bu aşamada doğru bilgi, anahtar rol oynar. Doğru bilgi, fırsatları daha çabuk görme ve değerlendirmeye imkân tanırken, tehditlerden uzak kalmaya yardımcı olur.
Başka bir tanımda bilgi; verilerin karar alma sürecinde destek olacak biçimde anlamlı bir duruma getirilmek üzere, analiz edilerek işlenmesiyle ulaşılan sonuçlardır. Bilgi olgusunun daha iyi anlaşılması için veri (data), bilgi (information) ve üst bilgi (knowledge) kavramlarının net olarak ortaya konulması önem arz etmektedir. Veri (data); deney, gözlem veya çeşitli ölçümlerle elde edilmiş olan ham materyaldir. Yani veri, ham gerçekleri temsil eder. Bilgi, verinin işlenmiş hâlidir. Verinin tutarlı ve mantıklı bir şekilde değerlendirmesini ortaya koyan bilgi, özel bir anlama sahip olan veridir. Özettir ve çok daha anlaşılırdır. Üst bilgi veya yararlı bilgi ise; veri ve bilginin son biçimidir. Bilginin anlamlı şekilde organize edilmesini ortaya koyan üst bilgi, faaliyetler yol gösteren anlamlı verilerdir. Bilgi ham madde iken, üst bilgi bir örgüt için değerli ve yararlı olan bilgidir. Üst bilgi gerçekliği kanıtlanmış bilgi iken, bilgi yorumlanmış veridir.
Örgütsel bilgi üç değişik şekilde sınıflandırılabilir:
Düzenleme ve kullanma tarzına göre bilgi türleri:
- İdealist bilgi
- Sistematik bilgi
- Pragmatik bilgi
- Otomatik bilgi
Niteliğine göre bilgi türleri:
- İnsan kapitali
- Yapısal kapital
- Müşteri kapitali
Kaynağına göre bilgi türleri:
- Açık bilgi
- Örtük (Örtülü) bilgi
Açık bilgi; yerleşik, sistemli, kayıtlı ve herkesin kolayca erişebileceği bir bilgi türüdür. Biçimsel, sistematik ve objektif bilgi olarak tanımlanabilir. Yazılı olan her türlü bilgi açık bilgi özelliğini taşır. Açık bilgi; kelimeler, sayılar ve benzeri şekilde ifade edilmiş bilgidir. Açık bilgi kullanıma hazır, belli bir formatı olan bilgidir.
Örgütlerde üretim süreçlerine yansıyan, yerleşen bir diğer bilgi türü örtük (örtülü) bilgidir. Açık bilgiye oranla daha belirsiz bir niteliği vardır. İnsan bilincinde, davranışlarında ve algılarında yatan, bu nedenle biçimlendirilip paylaşılması zor olan bilgidir. Örgütlerde çalışanların, kendi işlerini yapmak için kullandıkları karmaşık nitelikteki örtülü bilgi, net ve kaydedilmiş bir bilgi değildir. Bu nedenle örtülü bilgi, kişisel deneyim, önsezi ve yargıya dayanmaktadır. Bir başka deyişle örtülü bilgi, bir işi yaparken kullandığımız fakat kolaylıkla anlatamadığımız bir bilgidir.
Sanayi toplumundan bilgi toplumuna geçişin yaşanmasının da etkisi ile, günümüzde bilginin önemi her geçen gün artmakta ve örgütler için bilgi yönetimi daha ön plana çıkmaktadır. Rakiplerine oranla bilgiye daha hızlı ulaşan, söz konusu bilgiyi etkin ve verimli kullanan örgütler, önemli bir rekabet avantajı kazanmaktadır. Dikkat edilmesi gereken nokta; artık bilgiye sahip olmaktan ziyade, bu bilginin örgütün performansını artıracak şekilde etkili yönetilmesinin daha anlamlı hâle gelmesidir.
Bilgi yönetimi süreçleri, temelde bilgi yönetimine olanak sağlayan en önemli konulardan biridir. Bilgi yönetimi süreci, son derece karmaşık ve mücadele gerektiren bir iştir. Bilginin dinamizmi, sürekli gelişmesi değişmesi, bugün geçerli olan bir bilginin yarın geçersiz olabilmesi ihtimali, bilgi yönetimi sürecini zorlaştıran en temel faktördür. Bu zorluğa rağmen, bilginin değer ortaya koyabilmesi için, bilgi yönetimi sürecine ihtiyaç vardır. Bilgi yönetimi, değer yaratmak amacıyla;
- Bilginin üretilmesi,
- Bilginin tasnif edilmesi ve saklanması,
- Bilginin transfer edilmesi ve paylaşılması,
- Bilginin kullanılması ve değerlendirilmesi süreçlerinden oluşur.
Bilgi yönetimi sürecinde bilginin üretilmesinden, saklanmasına ve paylaşılmasına kadar tüm aşamalarda yararlanılan en önemli araçlar; başta bilgisayar ve internet olmak üzere yapay zekâ, veri madenciliği ve diğer ileri bilgi işlem teknolojileridir.
Bir örgütteki bilgi sistemi, örgütsel faaliyetler için veri ve destek sağlayan ve bilgi teknolojisine dayalı olan bir sitemdir. Örgütsel süreçleri desteklemek için kullanılan teknolojik kaynaklarla, örgütsel süreçlerin eşsiz bir şekilde bir araya getirilmesini ortaya koyan bilgi sitemi; bilgiyi toplama, dönüştürme ve dağıtma işlevlerini yerine getiren insan kaynaklarını, bilgisayarları ve süreçleri içermektedir. Etkili bir bilgi sistemi, önemli faaliyetlere ve stratejik sorulara cevap vermek için örgütün iç ve dış çevresindeki bilgiyi toplar, depolar, sentezler ve kayıtları sunan veri tabanları oluşturur.
Bilgi sistemleri, yönetim seviyelerine göre;
- Operasyonel Seviye Bilgi Sistemi (Veri İşleme Sistemi)
- Ofis Otomasyon Sistemi
- Bilgi İşleyen Sistemler
- Yönetim Bilgi Sistemi
- Karar Destek Sistemi
- Grup Karar Destek Sistemi
- Üst Yönetim Destek Sistemi
- İletişim Destek Sistemi şeklinde sıralanabilir.