Büro Otomasyonu ve Büro Malzemeleri

Otomasyon karmaşık ve güç işlerin önceden programlanması kaydıyla, insan müdahalesine en alt düzeyde gereksinme duyulduğu, sistemin kendi kendini denetleyerek işleri insanlardan daha çabuk ve hatasız bir şekilde yapmasını olanaklı kılan bir süreçtir. Çalışma yaşamında sanayi devrimi ile birlikte makinelerin kullanımı ve günümüze gelindikçe kullanım alanlarının artması, çalışanların bilgisayarlarla işbirliği yaparak sistemler kullanılmasını gerekli kılmıştır. Otomasyon; iş kalitesini geliştirerek, hareketleri ve dolayısıyla yorgunluğu azaltarak, işlerle ilgili denetimi azaltarak, iş gücü moralinde iyileştirme sayesinde iş tatminini artırarak çalışma yaşamının kalitesini artırır.

Bürolarda kullanılacak olan malzemelerin seçimine yüksek oranda önem gösterilmesi gerekmektedir. Teknoloji pahalı bir unsurdur ve özellikle işletmeler için yüksek bir maliyet kalemi anlamına gelmektedir. Alınabilecek yanlış bir karar geriye dönülemeyecek hatalara sebep olabilmektedir. Makine alınırken incelenmesi ve dikkat edilmesi gereken hususlar:

İş kalitesinin arttırılması bilgisayarlar ve otomasyon sistemleri yardımıyla en az hata prensiplerine uygun bir biçimde yapılabilmektedir. İnsanların içinde bulundukları psikolojik süreçler özellikle kalite ve verimlilik konularında istenilen seviyede sonuç almayı zorlaştırmakta ve bu gibi konularda bilgisayar sistemlerinden yararlanılmaktadır. Böylece yapılabilecek hata oranı en aza inmektedir. İnsanların belirli bir fiziksel ve zihinsel dirençleri bulunmaktadır ve bu seviye aşıldığında, performans ve verimlilikte düşüş hatta hiç istenmeyen iş kazaları gibi konular gündeme gelmektedir. Ancak günümüzde otomasyon sistemleri yorulmayan, yiyeceğe ya da içeceğe ve hatta aydınlatmaya ihtiyaç duymayan bir yapıdadır.

Büro otomasyon sistemlerinin bürolarda uygulanması ile elde edilebilecek üstünlükler şöyle sıralanabilir: İş hayatının kalitesi artar, iş doyumuna bağlı olarak çalışan memnuniyeti artar, işin yapılması için gereken bedensel çaba ve bu iş için ihtiyaç duyulan zaman azalır, böylece verimlilik artar, belge hazırlama ve dağıtma maliyetleri azalır, bilgi paylaşım ve bilgiye erişim hızı artar.

Büro otomasyonunun esasını bilgi-iletişim teknolojileri ile yazılım paketleri oluştursa da bürolarda işlerin yapılabilmesi ve verilen hizmetin kalitesini artırabilmek için pek çok makine kullanılmaktadır. Bilgisayarlar, elektronik hesap makineleri, yazıcılar, tarayıcılar, fotokopi makineleri, telsiz, telefon, telekonferans makineleri, faks makineleri, elektronik dizgi makineleri, ciltleme makineleri, laminasyon makinesi, etiketleme makinesi, evrak imha makinesi, kâğıt kesme makinesi, mikrofilm makineleri, dikte ve çevirme makineleri, tepegöz, projektörler, tahtalar, posta ücret ödeme makinesi, barkod yazıcı ve okuyucu, para sayma makineleri, hava temizleme makineleri.

Bürolarda ihtiyaçlara göre kullanılan makineler sayesinde çalışanların esnekliği ve yapılan işin kalitesi artmış bu durum da genel verimliliğin yükselmesini sağlamıştır. Ayrıca teknolojinin aktif ve verimli bir biçimde kullanılması da özellikle ağır rekabet koşullarında işletmelerin rakipleri karşısında öne geçmesini sağlayabilecek temel unsurlar arasındadır.

Bürolarda kullanılacak olan malzemelerin seçimine yüksek oranda önem gösterilmesi gerekmektedir. Teknoloji pahalı bir unsurdur ve özellikle işletmeler için yüksek bir maliyet kalemi anlamına gelmektedir. Alınabilecek yanlış bir karar geriye dönülemeyecek hatalara sebep olabilmektedir. Makine alınırken incelenmesi ve dikkat edilmesi gereken hususlar: İşin niteliği, makinenin tipi, modeli ve markası, makinenin fiyatı, makinenin ömrü, yedek parça, bakım-onarım ve garanti süresi, makineyi kullanacak personel, büro koşulları olarak ifade edilebilir.

Düşülen önemli hatalardan bir tanesi de alınacak makinelerin uygun fiyatlı olması ancak kullanım maliyetlerinin çok yüksek olmasıdır. Gerektiğinde fayda/maliyet analizleri gibi tekniklerle alınacak olan makinenin uzun vadede işletmenin ne derece yararına olacağı mutlaka tespit edilmelidir.

Makinelerin yanı sıra bürolarda işlerin yürütülebilmesi için çalışanların kullanımına sunulan sarf malzemeleri de mutlaka olmalıdır. Bunlar; bürolarda demirbaş niteliğinde olan ve olmayan malzemelerdir. Demirbaş sayılabilecek olanlar; dolaplar, koltuklar, ofis aksesuarları gibi büro mobilyalarıdır. Demirbaş olmayan araç ve gereçlerse; kağıt, dosya gibi kırtasiye, makas, toplu iğne gibi genel kırtasiye malzemeleri bürolarda görülen işlerin yapılmasını kolaylaştıran malzemelerdir.