Bürolarda İletişim

İletişim; bireyleri, örgütleri ve toplumları ortak paydada buluşturur ve bir arada tutar. Bürolar, çalışanların iş hayatında yaygın olarak kullandığı mekânlardır. Büro işleri de iletişimsiz gerçekleştirilemez. Bürolarda çalışan yönetici, memur, sekreter, uzman, yardımcı personel görevlerini yerine getirirken iletişimden yararlanırlar. Bürolarda yürütülen işler yerine getirilirken toplantılara katılmak, yazışma yapmak, rapor yazmak, telefon görüşmeleri yapmak, randevu almak -vermek, e -posta iletişimi yapmak, sunu hazırlamak ve hazırlanan sunuları izlemek, ziyaretçilerle ve diğer çalışanlarla yüz yüze iletişim kurmak gerekir. Bürolarda tüm bu işlerin yapılabilmesi iletişim ve koordinasyon ile mümkündür.

Yazmak, okumak, dinlemek, çalışmak, eğlenmek, sevmek, istemek, kavga etmek, kendimizi tanıtmak, başkalarını tanıyıp anlamaya çabalamak, öğrenmek, öğretmek gibi tüm kişisel ve toplumsal etkinliklerimiz iletişim aracılığıyla gerçekleşir.

İletişim literatüründe süreç, kaynağın belirli bir etki yaratabilmek amacıyla alıcıya iletmek üzere ileti üretmesi anlamına gelir. Gönderen durumundaki bir kişinin çevresinden algıladığı bir olayı, veriyi bir iletiyi kodlayıp belirli bir araç/kanal aracılığıyla alıcı durumundaki hedef kişiye/kitleye göndermesi; hedef kişi/kitlenin algıladığı kodu açımlayıp anlaşılıp anlaşılmadığını belirtecek geri bildirimi kodlayarak gönderene iletmesi iletişim sürecini açıklamaktadır.

İletişim kavramı ile ilgili dört binden fazla tanım yapılmıştır. En yaygın iletişim tanımı “haber, düşünce ve duyguları vb. bildirme, düşünceleri paylaşma, bilgi, haber, düşünce ya da görüş alışverişi” şeklindedir. Toplumsal ilişkiler sistemi olarak ele alındığında iletişim; kişilerarası, gruplar arası, örgütsel ve toplumsal iletişim olarak sınıflandırılabilir. Grup ilişkilerinin yapısına göre iletişim, biçimsel olan yatay, dikey ve çapraz iletişim ile biçimsel olmayan iletişim şeklinde sınıflandırılmaktadır. Kullanılan kanallar ve araçlar göz önüne alındığında iletişim; görsel, işitsel, görsel -işitsel iletişim ya da doğal araçlarla, yapay araçlarla iletişim şeklinde sınıflandırılabilir. Zaman ve mekân boyutuyla iletişim; yüz yüze ve uzaktan iletişim şeklinde sınıflandırılmaktadır. Kullanılan kodlara göre iletişim ise; sözlü, yazılı ve sözsüz iletişim olarak gruplandırılmaktadır.

İletişimin konuşmayla ve dinlemeyle meydana gelmesine sözlü iletişim denilmektedir. Yalın bir tanımla kişinin gördüklerini, bildiklerini, yaşadıklarını, düşündüklerini karşısındakine sözcükleri seslendirerek gönderme, iletme işlemi konuşmadır. Konuşma bürolarda çok önemli bir iletişim yoludur. Sözlü iletişim konuşmayı olduğu kadar dinlemeyi de içerir. Anlamak ve anlatmak için dinlemeyi bilmek gerekir.

Yazılı iletişim duygu, düşünce ve bilgilerin yazı ile aktarılması anlamına gelmektedir. Yazı kalıcı olduğu, örgütün iç ve dış çevresi ile ilişki kurma aracı olduğu, belleğe yardımcı olduğu hazırlayanın kişiliğini yansıttığı için önemlidir. İş mektupları, raporlar, dilekçeler, duyurular, genelgeler, öneriler, özgeçmiş, işe başvuru formları, teknik sözleşmeler, örgütü tanıtıcı broşürler vb. yazılı iletişimle gerçekleşir. Günümüzde binlerce yazı yazılmakta, büyük bir hızla basılı olarak ya da elektronik ortamda çoğalmakta ve dağılmaktadır. Okuma; bir yazar tarafından görsel uyarıcı biçiminde kodlanan anlamın, okuyucunun aklında bir anlam belirtmesini gerçekleştiren etkileşimi anlatan terimdir. Günümüzde okuma zevk değil, gereksinim olmuştur. Açıkça görüldüğü gibi bir çalışan olarak hepimiz çeşitli sınıflar altında toplanan iletişim türlerinin hepsini gerçekleştiriyoruz. Tüm bunları gerçekleştirirken de ya okuyan, ya yazan veya konuşan ya da dinleyen durumunda oluyoruz, tabii ki sözcüklerin yanı sıra diğer simgeleri de kullanıyoruz.

Alıcıya duygu, bilgi ve durumun sözel olmayan yöntemler aracılığıyla iletilmesi anlamına gelen sözsüz iletişim diğer iletişim türlerine oranla oldukça önemli bir konuma sahiptir. Sözsüz iletişim hayatın her alanında, anında vardır ve etkilidir. İş yaşamında başarılı olmak isteyen kişi, iletişim kurduğu kişinin yalnız söylediklerini değil yüzü, eli, kolu ve bedeniyle yaptıklarını da duymalıdır.

Karşılıklı duygu, düşünce ve bilgi paylaşımı süreci olan iletişimin, örgütsel boyutunda biçimsel iletişim ve biçimsel olmayan iletişim yer alır. Örgütsel iletişim; örgütün hedeflerine ulaşması için gereken üretim ve yönetim süreci içinde planlamayı, örgütlemeyi, insan kaynakları yönetimini, koordinasyonu ve denetimi sağlamak amacıyla belli kurallar içinde gerçekleşen iletişim biçimidir.