Bürolarda Personelin İşe Alınması ve Eğitilmesi

Her tür işletmede olduğu gibi, bürolarda da nitelikli çalışanları işe alma ve iş gereklerini sağlamaları için eğitme faaliyetleri çok önemli bir konu hâline gelmiştir. Personelin işe alınması süreci, İnsan Kaynakları Yönetimi (İKY)’nin en kritik eylemlerinden biridir.

Bürolarda Personeli İşe Alma Süreci

Bürolarda yapılmakta olan işler için uygun personelin seçilmesi, işlerin etkinliğini sağlama açısından önemli bir konudur. Bu süreçte, en nitelikli çalışanların seçilmesi, işe yerleştirilmesi ve eğitilmesi gerekmektedir.

İş Analizinin Yapılması Süreci

İş analizi, işin özellikleri ile ilgili en doğru ve güvenilir bilgilerin toplanmasıdır.

Planlamanın Yapılması Süreci

Planlama, gelecek dönemlerde örgütün ihtiyaç duyacağı personelin önceden belirlenen nitelik ve nicelikler çerçevesinde tespit edilip nereden ve nasıl temin edileceğinin saptanması süreci ile ilgili faaliyetler bütünüdür.

Başvuruların Toplanması Süreci

Bu süreçteki bir diğer aşama ise, başvuruların toplanmasıdır. Başvurular, iki kaynaktan toplanabilir: İç kaynaklardan ve dış kaynaklardan çalışan tedarik etme.

Başvuruların Değerlendirilmesi Süreci

İnsan kaynakları yöneticisinin, başvuruları toplama sürecinde yapılan işlemleri maliyet, doğruluk, teknik ve kaynak açısından değerlendirmesi gerekmektedir.

Personel Seçim Süreci

Personel alma sürecinde, iş profilinin çıkarılması önem arz etmektedir. Uygun işe uygun insan bulma kuralını uygulamak ancak böyle mümkün olacaktır. Büro çalışanlarının seçimi ile ilgili süreç aşağıdaki gibidir:

Aday Kabul (Ön Görüşme)

Bu görüşme, iş başvurusu yapan aday ile yetkili (İK bölümünden olması tercih edilmelidir) kişinin kısa ve karşılıklı olarak gerçekleştirdikleri bilgi alışverişini içermektedir.

Test Uygulama

Bilgi, beceri, yetenek, kondisyon ve performans ölçmeye yarayan bu testler şunlardır: Zekâ ölçme testleri, ilgi ve kişilik ölçme testleri, dikkat ölçme testleri, bilgi ölçme testleri, yorgunluk ve monotonluğu ölçme testleri, motor testleri.

Adaylarla Mülakat Yapma

Mülakat, personel seçim sürecinin en önemli aşamasını oluşturmaktadır. Görüşme türleri şu şekilde sıralanabilir: Standart/Kalıplaşmış görüşme, baskılı görüşme, serbest/Kalıplaşmamış görüşme, grup görüşmesi, jüri/komisyon görüşmesi.

İşe Alma Kararı

Bu aşamada, işe alım kararı netleşmiştir ve adaya bilgi verilmesi gerekmektedir. Bu bilgi hem adayın başarılı olduğu hem de iş ile ilgili doğru bilgilerin aktarılmasını içermektedir.

Personeli İşe Yerleştirme

İşe başlayacak personelden belirlenen tarihte işe başlaması bildirilir. Özlük dosyasında bulundurulacak evrakların listesi verilir ve belirtilen süre içerisinde bunları tamamlaması istenir.

Bürolarda Personel Eğitimi

Örgütlerin başarısı, nitelikli, eğitimli, örgütsel politikaları benimsemiş ve vizyon sahibi çalışanlara sahip olmasına bağlıdır. İş süreçlerinde, teknolojide, bilgide yaşanan hızlı değişim, çalışanların eğitim açığını büyütmekte, çalışanların eğitilmesi daha önemli bir problem hâline gelmektedir.

Bürolarda Personel Eğitim Süreci

Personel eğitimi, çalışanın eğitim ve gelişme ihtiyacını karşılamaya aracılık ettiği kadar, çalışan ve örgüte fayda sağlamaya da yönelik olmalıdır. Bu süreç, aşağıdaki gibidir:

Örgütsel İhtiyaçlar ve Eğitim Açığı Analizi

Büro çalışanlarının eğitim ihtiyacını belirleme süreci örgütsel ihtiyaçlar ve eğitim açığını analiz etme faaliyeti ile başlamaktadır.

Eğitim İhtiyacını Belirleme

Eğitim açığı, işin gerekleri ile personelin niteliklerinin örtüşmemesi sonucunda ortaya çıkan bir durumdur. Farkın olumsuz olması, personelin eğitim ihtiyacına işaret ederken; durumun eşit veya pozitif olması, eğitim ihtiyacının bulunmadığını göstermektedir.

Eğitim Politikası Oluşturma

Eğitim ve geliştirme faaliyetlerinden beklenen sonucu alabilmek, eğitim politikası oluşturmaktan geçmektedir. Bu politika, eğitimde izlenmesi gereken yol ve kuralları ifade etmektedir.

Eğitim Yöntemini Seçme

Eğitimin başarısı, büyük ölçüde, doğru yöntemin seçilmesine bağlı bulunmaktadır. Eğitim yöntemleri iki başlık altında ele alınabilir: İşbaşında eğitim, İş dışında eğitim.

İşbaşında Eğitim Yöntemleri

Yeni işe giren ve deneyimsiz çalışanların, yöneticisi veya deneyimli bir çalışan tarafından tecrübe kazanması amacı ile eğitime tabi tutulmasıdır. İş başında eğitim yöntemleri aşağıdaki gibi sıralanabilir: Yönetici gözetiminde eğitim yöntemi, rotasyon /iş değiştirme eğitimi, yöntemi, oryantasyon/ işe alıştırma eğitimi yöntemi, stajyerlik eğitimi yöntemi, takım çalışmasına dayalı eğitim yöntemi, gösteri ile eğitim yöntemi.

İş Dışında Eğitim Yöntemleri

Bu yöntemle çalışanlara bilgi, beceri, çeşitli davaranış değişiklikleri kazandırılmakta ve grup hâlinde çalışma yaptırılmaktadır. İş dışında eğitim yöntemleri; konferanslar, sempozyumlar, rol oynama yöntemi, beyin fırtınası yöntemi, simülasyon yöntemi: Örnek olay yöntemi, duyarlılık eğitimi yöntemi şeklinde sıralanabilir.

Eğitim Programını Uygulama

Çalışanların eğitim ihtiyacı tespit edildikten sonra, kimlerin, ne zaman, ne kadar süre ile, ne şekilde eğitim alacağı ve bu eğitimin kim tarafından verileceğinin kararlaştırılması gerekmektedir.

Eğitim Programını Değerlendirme

Değerlendirme yapmadan, eğitimden beklenen hedeflerin tutturulup tutturulmadığı anlaşılamaz. Değerlendirmede kullanılacak yöntemler aşağıdaki gibidir: Önceki -sonraki performans yöntemi ve test -tekrar yöntemi.