Bürolarda İş Analizi

İş analizi, işleri tanımlama ve kaydetme ile işi yerine getirmek için gerekli olan becerileri ve diğer gerekleri belirleme sürecidir. Başka bir ifade ile iş analizi, işlerin doğru etkin ve sağlıklı bir biçimde değerlendirilmesi amacıyla örgütte yer alan her işin ayrı ayrı niteliği, niceliği, gerekleri, sorumlulukları ve çalışma koşullarını bilimsel yöntemlerle inceleyen ve bilgi toplayan bir tekniktir. İş analizinde temel amaç herhangi bir işin daha az maliyetle, daha kısa zamanda ve daha kolay bir şekilde yapılmasını sağlamaktır .

İş analizi, bir işin en önemli yönlerini ortaya çıkararak o işi tanımlama ve çözümleme sürecidir. İş analizi faaliyetleri işletmelerdeki, işlerin içerdiği görev, sorumluluk ve çalışma koşullarını belirlemeye yönelik çabalardan oluşur. Bu çalışmalarda ayrıca işleri yapacak olan kişilerde bulunması gereken bilgi, beceri ve yetenekler de belirlenmeye çalışılır .

Bürolarda işlerin tasarlanmasında ve çalışma rollerinin geliştirilmesinde iş analizinin önemli bir yeri bulunmaktadır. İş ve çalışanla ilgili olarak iş analizi sonucunda elde edilen bilgilerin önemi yönetsel pozisyonlar da dâhil olmak üzere bir örgütteki tüm pozisyonların rol gereklerini saptamada iş analizi tekniklerinden yararlanmayı değerli bir çözüm hâline getirmiştir. Sonuçta kurumsal amaçları başarmak için kurulan örgütlerin bu mücadelesinde yapılan işlerin ve bu işleri yapacak kişilerin belirli bir mantık çerçevesinde gruplandırılması ve ilişkilendirilmesi gereklidir.

İş analizi, kurumların amaçlarına ulaşmasına katkı sağlayan bir süreçtir. Analiz sonucunda elde edilen bilgiler, çalışanların davranışlarının değerlendirilmesinde önemli ölçüde katkı sağlamaktadır.

İş analizi sürecinde hazırlık çalışmasını takiben öncelikle iş analizine ilişkin verilerin toplanması daha sonra ise iş tanımları, iş şartnameleri ve iş standartlarının hazırlanması yol haritasının ana adımlarını oluşturmaktadır. Hazırlık aşamasında bürolarda yapılmakta olan işler tespit edilmektedir. Daha sonra ise gözlem, anket, mülakat ve diğer yöntemler kullanılarak veri toplanmaktadır .

İş ya da pozisyon tanımı, bir çalışanın bir iş kapsamında yaptığı faaliyetleri, işin nasıl, ne zaman ve nerede yapıldığını açıklayan ve iş analizi sonucu geliştirilen yazılı bir belgedir. İş tanımında işin kimliği ve tanıtılmasına ilişkin bilgiler, işin içerdiği görev ve sorumluluklar ile işin ilişkili olduğu diğer işler ve gerektirdiği gözetim gibi konular yer almaktadır. İş gerekleri ise , belirli bir işi yapacak kişide bulunması gereken eğitim, iş deneyimi ve iş becerisi gibi özellikleri açıklayan bir belgedir. Bu bilgiler, iş analizi sürecinde toplanan bilgilerle ve de genellikle iş tanımlarının hazırlanmasından sonra iş tanımlarındaki belirli görev ve sorumluluklar esas alınarak hazırlanır.

İş analizi teknikleri içerisinde işlevsel iş analizi ve kritik olay tekniği gibi birtakım yöntemler analizi iş odaklı olarak gerçekleştirirken işin ögeleri metodu, durum analizi anketi, gerekli yetenekler yaklaşımı ve yönetim pozisyonu belirleme anketi gibi yöntemler ise çalışan odaklı iş analizi gerçekleştirmektedir.

İş tasarımı, belirli bir iş ya da birbirlerine bağımlı işlerden oluşmuş sistemlerin, hem çalışanların iş deneyimlerini, hem de işleri başında verimlerini artırmak amacıyla değiştirilmesini içeren faaliyetlere verilen genel isimdir. İş tasarımında çeşitli iş tasarım teknik ya da yaklaşımları kullanılmaktadır. Bunlar içerisinde iş basitleştirme, iş genişletme ve iş zenginleştirme klasik yöntemler olarak bilinirken bunlara ilaveten kullanılan kendini yöneten takımlar gibi yeni iş tasarımı uygulamaları da mevcuttur .