Büro Yönetimi ve Fonksiyonları
Yönetim, İnsanların iş birliğini sağlama onları bir amaca doğru yürütme iş ve çabalarının toplamıdır.
Yönetim kavramı açıklanırken üç temel açıdan ele alınmaktadır. Bunlar, süreç olarak yönetim, bilim olarak yönetim ve sanat veya meslek olarak yönetim.
Yönetim süreci, evrensel olma özelliği, amaç özelliği, ast -üst özelliği, grup olma özelliği, iletişime dayalı özelliği, işbirliğine dayalı özelliği, beşerî olma özelliği, çift yönlü olma özelliği, iş bölümü ve uzmanlaşma özelliği ve rasyonel olma gibi özelliklere sahiptir.
Büro yöneticilerinde bulunması gereken beceriler; kavramsal beceri, büro yöneticisinin bürodaki beşeri ve fiziki faaliyetleri bir bütün olarak algılayabilme becerisidir. Analitik beceri, büro yöneticilerinin büro ile ilgili faaliyetleri belirmeleri, faaliyetler arasındaki ilişkileri ortaya koyabilme becerileridir. Teknik beceri, büronun yerine getirdiği günlük faaliyetlerde karşılaşılabilecek teknik problemleri çözebilme becerisidir. Sosyal ilişkiler veya etkileşimsel beceri, sosyal ilişkiler becerisi, yöneticilerin yaptığı ve söyledikleri her şeydir. Karar verme becerisi, çeşitli seçenekler arasından en uygun seçeneğin seçilmesi veya tercih edilmesidir. Yönetsel beceri, bütün örgütlerin temelinde olduğu gibi bürolarda da yönetimin sahip olduğu en önemli güç yetkidir.
Büro yönetimi, faaliyet konularına göre oluşturulmuş bürolar için bir düşünce geliştirme, hizmet sağlama ve önceden belirlenmiş amaçlara ulaşmak için yöntemleri saptamaktır.
Büro yönetiminin fonksiyonlarını; temel (rutin) fonksiyonlar ve yönetime ilişkin fonksiyonlar olmak üzere iki temel başlıkta toplayabiliriz.
Temel veya rutin fonksiyonlar; büronun işleyişi ile ilgili verilerin toplanması, sınıflandırılması, depolanması ve paylaşımıdır.
Yönetime ilişkin fonksiyonlar ise büro faaliyetlerinin yönetimine ilişkin fonksiyonlar olup aşağıdaki gibi sıralanmaktadır:
Planlama, örgütleme, koordinasyon, yöneltme ve denetimdir.
Planlama; yöneticilerin örgütün iç ve dış çevresel koşullarını belirlemeleri ve bunlara ilişkin gelecekteki durum ve şartları tahmin etmektir.
Örgütleme; yapılacak iş veya faaliyetlerin belirlenmesi, bu faaliyetleri yerine getirecek çalışanların belirlenmesi, çalışanlar arasında ast -üst ilişkisi ile yetki ve sorumluluklarının belirlendiği süreçtir.
Yöneltme veya yürütme, örgütlerde planlanan ve örgütlen süreçlerin veya faaliyetlerin harekete geçirilmesidir.
Koordinasyon, faaliyetler ve iş görenler arasındaki uyumun sağlanmasıdır. Koordinasyonun faydalarını ise şu şekilde özetleyebiliriz:
Ortak amaç ve hedefe ulaşmayı sağlar. Aşırı iş yükünü engeller. Örgütte” biz” duygusunun oluşmasını sağlar. Bireysel ve örgütsel verimliliği teşvik eder. İnsan ilişkilerinin gelişmesine katkı sağlar. Kurumsallaşma ve iç girişimciliği özendirir.
Denetleme, planlanan faaliyetlerin amacına uygun bir şekilde yapılıp yapılmadığını tespit etmeye dönük bir süreçtir.
Etkili bir denetleme sisteminin özellikleri: Örgütlerde denetim sisteminin etkili sonuçlar verebilmesi için aşağıdaki özelliklere sahip olması gerekir:
- Denetim amacının açıkça ortaya konulması, denetimi yapacak kişilerin konusunda uzman olmalıdır.
- Denetim sistemi, planlama ve örgüt yapısına uygun olmalıdır.
- Denetim sitemi, objektif olmalıdır.
- Denetim süreci, kısa zamanda en az maliyetle gerçekleştirilmeli, denetim sistemi, esnek olmalıdır.
- Denetim sistemi ölçülebilir standartları temel almalı ve geleceğe yön vermelidir.