Klasik ve Çağdaş Büro Türleri ve Yönetimi

Günümüzde bürolar, birçok alanda ve sektörde hizmet veren, etkin ve pratik örgütlerdir. Büroların gerçekleştirdikleri faaliyetler, klasik ve çağdaş olmak üzere iki gruba ayrılmaktadır.

Klasik bürolar, belirli bir fiziki alan ve örgütlerin faaliyetlerine (teknik, personel, muhasebe, üretim, halkla ilişkiler vb.) katkı sağlayan, bürolardır. Bilimsel yönetim, yönetim süreci ve bürokrasi yaklaşımları temel alınarak oluşturulan bürolardır. Özellikle bürokrasi yaklaşımı bu tür bürolar için önemli rol oynamaktadır. Bürokrasi, dağınık faaliyetlerin veya parça parça olan faaliyetlerin bir araya toplanarak belirli bir düzen içerisinde yürütülmesidir.

Çağdaş bürolar ise belirli bir mekânı olmayan, ihtiyaç doğduğunda oluşturulan, örgütlerin faaliyetlerine çağdaş yönetim teknikleri çerçevesinde katkı sağlayan bürolardır. Çağdaş bürolar, güncel yönetim organizasyon konularını temel alarak faaliyetlerini sürdürmektedir.

Klasik bürolar; uzmanlık alanlarına, ait oldukları kurumlara göre, kuruluş amaçlarına göre ve yerleşim biçimlerine göre bürolar olmak üzere dört başlıkta toplanmaktadır.

Uzmanlık alanlarına göre bürolar, belirli bir alanda kendilerini belirli bir meslek alanında geliştirmiş bir veya iki kişi tarafından kurulan, çeşitli alanlarda hizmet veren bürolardır.

Kamu ve özel kuruluşlara ait bürolar, kamu kurum ve kuruluşları ile özel sektör kuruluşlarına ait bürolardır.

Kuruluş amaçlarına göre bürolar, belirli bir misyonu gerçekleştirmek üzere kurulan bürolardır.

Yerleşim yerlerine göre bürolar genellikle iki başlıkta ele alınmaktadır. Birincisi açık bürolar ikincisi ise kapalı bürolardır.

Çağdaş bürolar ise sanal bürolar, mobil bürolar, ev tipi bürolar, modüler bürolar, esnek bürolar, yaratıcı bürolar ve geçici bürolar olarak sınıflandırılmaktadır. Modüler büroların avantajları: Kuruluş maliyetleri ve kuruluş süresi daha düşüktür. Kullanılan makine ve teçhizattan en yüksek fayda sağlanmaktadır. Aynı anda birden fazla hizmet verilebilir. İşgücü ve araç -gereçlerin verimliliği yükseltir. Bakım -onarım ve değiştirme maliyetleri düşük düzeydedir. Aktif olmayan birimlerin kapatılması daha kolaydır. Büro personeli kendi imkânları ile büronun kullanım şeklini değiştirebilir.

Sanal büro, tüm faaliyetlerin fiziksel bir ortama bağlı olmadan bilgisayar ve internet ortamında yapıldığı bürolardır.

Gezici bürolar, hizmetin müşterinin ayağına götürüldüğü bürolardır.

Esnek bürolar; taraflara çalışma şartlarını değişik ihtiyaçlara cevap verebilecek şekilde düzenleyebilme yetkisi veren bir çalışma yöntemidir.

Yaratıcı bürolar, bireysel yaşam ile iş yaşamı arasındaki dengeyi sağlayarak çalışanın fiziksel ve ruhsal olarak rahat etmesi için gerekli koşulların sağlandığı bürolardır. Yaratıcı büroların faydalarını ise şu şekilde özetleyebiliriz: İşe devamsızlıklar azalır. İşten ayrılmalarda azalma olur ve çalışanların büroya bağlılıkları artar. Performans ve verimlik artar. Büroyu daha esnek hâle getirerek farklı hizmetler verebilir. İş süreçleri daha ilgi çekici hâle gelir. Büronun yerine getirdiği faaliyetlerin yanı sıra müşterilerin tatmin ve memnuniyetini sağlayıcı hizmetler de verilmiş olur. Sunulan hizmet ve ürünlere ilişkin marka imajının oluşumuna katkı sağlar. Ofis alanları en etkin bir şekilde kullanılmış olur. Büroda, bireylere hoş bir zaman geçirme imkânı sağlanmış olur.

Adhokratik (geçici) bürolar, özel bir amaç için kurulan ve amacın gerçekleşmesi ile ortadan kalkan bürolardır.