Bürolarda Yazışma Teknikleri

Birey veya örgütler belli miktarda bilgi ve düşünceyi hafızalarında tutabilirler. Ancak özellikle bireyler ve örgütler arasındaki bilgi akışı öyle bir seviyeye ulaşmıştır ki herhangi bir bireyin veya örgütün tüm bilgileri, belgeleri depolaması mümkün değildir. Yazının iletişimde kullanılması insan ve örgüt hafızasının daha fazla düşünsel aktivitelere yönelmesine imkân verir. Ayrıca yazı bilgilerin, belgelerin, düşüncelerin uzun süre yaşamasına hatta bilgi, belge, düşüncelerin bir zaman diliminden başka bir zaman dilimine taşınmasına, kurumlar, toplumlar arası dolaşımına imkân tanır. Yazılı iletişim araçları çok sayıdadır. Birçok kaynakta bu araçlar farklı şekillerde sınıflandırılmıştır. Literatür incelendiği zaman yazılı iletişim araçları; mektuplar, raporlar, makaleler, tutanaklar, bildiriler, notlar ve elektronik ortamda yer alan yazılar olarak sayılabilir. Kamu sektöründe veya özel sektörde kullanılan yazışma türleri yukarıda da belirtildiği gibi üç gruba ayrılır: Bunlar; özel yazışmalar, resmî yazışmalar ve iş yazışmalarıdır. Çalışma hayatında resmi ya da resmi olmayan yazılı iletişime ihtiyaç duyulur. Kurumlarda, örgütlerde, kuruluşlarda hukuki statüsü ne olursa olsun üstlerin astlarına yönelik yapmış oldukları yazışmalar örneğin, ilan panosuna asılacak duyurular veya çalışanlara yönelik özel mektuplarda yazışmada belli bir kurala uyma, zorunluluğu yoktur. Bu tür yazışmalarda yöneticiler istedikleri şekilde yazışabilirler. Yöneticiler yazışmalarında dil kurallarına riayet etmek zorundadırlar. Çünkü yönetcinin kullandığı yazışma dili astların anlatılmak isteneni tam olarak anlamasını sağlar.

Kullanılan dilin sade, anlaşılır olması yazışmanın amacına hizmet edecektir. Bu tür yazışmalarda herhangi bir yazışma standardı aranmaz. Bireyler gerek kurum içerisinde gerekse kurumlar arası yazışmalarında kendi standartlarını kendileri belirlerler. Bu yazışmalara örnek olarak: Özel yazılar, özel mektuplar, notlar, memorandumlar, ilanlar sayılabilir. Örgütlerde, organizasyonlarda, özel veya tüzel kurum ve kuruluşlarda çeşitli yazışmalar yapılmaktadır. Yapılan bu yazışmalarda birçok kural uygulanmaktadır. Bu kurallar sayesinde yazışmalarda bir standart ve birlik sağlanmaktadır.

Yazışma çeşitleri; özel, resmî ve iş yazışmaları olmak üzere üç ana gruba ayrılmaktadır. Özel yazılar; teselli, davet mektupları, notlar, ilanlar ve memorandumlar olarak ayrılırlar.

Resmî yazılar özel veya tüzel kurum ve kuruluşların birbirleri arasında yaptıkları yazışmalar ile kişilerin bu kurum ve kuruluşlara yazdıkları yazıların bütününü kapsamaktadır. Bu yazılar kendi içinde dilekçeler, raporlar, tutanaklar, form yazıları, sözleşmeler, şartnameler, tezkereler, müzekkereler, mazbata, genelgeler ve vekâletname olarak 11 grupta toplanmaktadır.

İşyazıları(mektupları),kişiler ile kurumların birbirleri aralarında yapmış oldukları işlerle alakalı yazmış oldukları yazıların bütünüdür. İş yazıları; sirküler, basılı reklam mektupları, satış mektupları, sipariş mektupları, alındığını bildirme ve teşekkür mektupları, tekit mektupları, teyit mektupları, kredi mektupları, tahsilat ve ödemeleri takip mektupları, red/kabul mektupları olarak sınıflandırılmaktadır.

Yazışmalarda bir birliğin ve standardın yakalanabilmesi için bazı kurallara uyulması gerekmektedir. Bu kurallar "şeklî kurallar" ve "edebî kurallar"olarak iki başlık altında ele alınmaktadır. Yazışmalar için yazılarda kullanılan dil bilgisi kurallarına uymak çok önemlidir. Noktalama işaretlerinin yanı sıra dilde bulunan farklı “diyalekt-lehçe”lerin ortaya koyacağı farklılıklara dikkat etmek gereklidir. Ülkemizde sayısız lehçe bulunmaktadır. Ancak yazışmalar yapan kişilerin bu lehçelerden etkilenmeyip ortak bir dil kullanmalarını gerektirmektedir. Yazışmalarda verilen bilgiler doğru olmalı ve anlatılmak istenen konuyu uygun kelimelerle ve ilgili bilgilerle aktarmak gereklidir. Gereksiz ve ilgisiz bilgiler vermekten kaçınılmalıdır. Yazışmalarda, okuyucuya değer veren ifadelerin belirtilmesi nezaket icabıdır. Özellikle iş yazılarında okuyucunun üzerinde pozitif bir etki bırakılması amaçlardan bir tanesidir. Yazıda“biz” yerine“siz”kelimesi fazla kullanılmalıdır.