Bürolarda Dosyalama

Dosyalama teknikleri, dosyalama süreci, dosya tasnif sistemleri ve dosyalama sisteminin kurulması şeklinde sınıflandırılmaktadır. Özellikle kamu hizmetini yürüten örgütlerde mevzuata bağlı olarak hareket etme zorunluluğu vardır. Bu bağlamda kamu örgütleri dosyalama ve dosyalama sistemleri ile ilgili kişisel insiyatif kullanma iradelerine sahip olamazlar. Ancak birçok kamu örgütü dosyalama sistemi ile ilgili mevzuatı tam olarak uygulamamamakta veya uygulayamamaktadır. 16.05.1988 tarih ve 19816 sayılı ResmîGazete’de yayımlanarak,yürürlüğe konulan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik’in 22.02.2005 tarih ve 25735 sayılı Resmî Gazete'de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik’in 5’incimaddesi ile değişik“Dosya Planları ve Dosya Yönergeleri”başlığını taşıyan 44’üncü maddesi,“Mükellefler,gördüklerihizmetler,yaptıkları haberleşme ve işlemlere ait belgelerin bir arada bulunmasını sağlamak amacıyla dosya planları ile dosya yönergelerini hazırlamakla yükümlüdürler."şeklinde bir düzenlemeyi ihtiva etmektedir.Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik, örgütlerde dosyalama sürecini belirleyen hükümleri ihtiva etmekle birlikte,dosyalama sistemi sonucunda oluşan arşivlerden beklenen işlevlerin istenilen ölçülerde yerine getirilebilmesi için,belgenin ilk oluşumundaki düzeni ile yakından ilgili olduğu gerçeğini dikkate alarak,dosya yönergeleri ve dosya planlarına atıf yapmış ve bu konuda organizasyonlarada yükümlülük getirmiştir.

Dosyalamanın Amacı

Dosyalamanın amacı,her bilginin yapısına uygun yerlerde bulundurularak saklanmasıdır. Dosyalamanın diğer bir amacı da kıymetli evrakın aslına uygun ve zarar görmeden saklanmasıdır. Örneğin, bir noter işlem yaptığı belgeleri titizlikle ve aslını koruyarak saklar ve gerektiğinde işleme koyar. Bir bankada müşteri hesaplarının saklandığı hesap kartonlarını veya bilgisayar kartuşlarını her an hizmete hazır tutmak zorundadır. Büroların yazışmalarında daima bir kopyanın saklanması zorunludur. İlgili memurlar tarafından yapılan yazışmaların bir kopyası ilgili dosyaya konulur. Belgenin veya bilginin hangi dosyada saklanacağı, ofislerin dosya tasnif sistemine göre yani; belgenin hangi bölüme veya birime ait olduğuna, belgenin konusuna, belgenin numarasına ve belgenin oluşturulduğu tarih sırasına göre belirlenir. Bilgilerin ivedi bir şekilde, ilgili dosyaya eklenerek kaybolması ya da başka belgelerle karışması önlenir.

Dosyalama Teknikleri

Dosyalamanın amacı, önemi ve özelliklerini içermektedir. Etkili bir dosyalama sisteminin sahip olması gereken bazı özellikleri vardır.Bunlar; basitlik, ussallık, tutarlılık, kullanışlılık, transfer kolaylığı ve ekonomiklik şeklinde sıralanmaktadır.

Dosyalama Süreci

Bilgi ve belgelerin dosyalanabilir olduğunun kontrol edilmesi ile başlayan ve işlemden kaldırılmasına kadar geçen süre zarfındaki aşamaları içerir.Dosyalama sürecinin aşamaları ise fihrist hazırlama,dosyaların açılması, kodlanması, ödünç verilmesi, izlenmesi, kontrol edilmesi ve saklanması aşamalarını içerir.

Hazırlanan içeriğin sonunda konunun tümünü kapsayacak şekilde özet hazırlanmalıdır.

Dosya Tasnif Sistemleri

Bilgilerin saklandığı (korunduğu) dosyalar büroların özelliklerine göre çeşitli şekilde tasnif edilirler. Dosyaların tasnif edilmesindeki amaç; birbiriyle ilgili bilgilerin bir arada bulunması, istendiği zaman en süratli biçimde bulunması ve ilgili kişilere ulaştırılmasıdır. Dosya tasnifi; alfabetik, kronolojik, coğrafi esas, numara esası, konu esası ve karma dosya tasnif sistemi şeklinde sınıflandırılabilmektedir.

Dosyalama Sisteminin Kurulması

Dosyalama sistemi için öncelikle; dosya tasnif sisteminin belirlenmesi; büronun büyüklük derecesi, faaliyetlerin türü, belge ve dosya adedi, alan ve yerleşme durumu, dosya trafiği,dosyanın ne derece el altında bulunması gerekliliği, dosyanın gizlilik dereceleri gibi başlıca hususlardan oluşmaktadır. Daha sonra ise dosyalama yerinin ve araçlarının seçilmesi gerekmektedir.

Dosyalama yerinin uygun büyüklükte, dosyaların ilgili kişi veya birime yakınlığı, gizlilik ve korunmaya elverişli olma, yangın veya diğer doğal afetlere karşı korunaklı olması gözönünde bulundurularak seçimi yapılır.

Dosyalama sisteminin oluşturulmasında araçların tanınması ve bu araçların özelliklerinin tanınması, bilinmesi, hakim olunması sisteme en uygun araçların seçilmesi için çok önemlidir. Dosyalama araçlarını;dosya, klasör, dosya dolapları,rehber ve kalvyeler şeklinde sıralamak mümkündür.