Büro Kavramı, Tanımı ve Çeşitleri

Büro, birbirinden bağımsız faaliyetlerin yerine getirildiği, daha düzenli ve disiplinli çalışmayı öngören ideal bir çalışma ortamıdır.

Günümüzde bürolar; bilginin kaynağı olan, arabulucu, koordinasyonu sağlayan, hizmetin merkezi, yönetimin kalbi ve kontrol merkezi olarak kabul edilen pratik kuruluşlardır.

Büro türlerini ise; bağımsız olarak bir mesleğin yürütüldüğü bürolar, bir işletmenin veya buna benzer bir kuruluşun faaliyetlerinin icra edildiği bürolar, ürün ve hizmetlerin satın alma-satış veya dağıtımıyla ilgili bürolar, bir şirketin veya şirketler topluluğunun (holdinglerin) faaliyetlerinin koordine edildiği bürolar, kamu hizmetlerinin yürütüldüğü bürolar, devlet ile olan resmi işlerin yürütüldüğü bürolar, kamu yararı gözeten kurum ve kuruluşlara ait bürolar olarak belirtebiliriz.

Günümüzdeki bürolar, dinamik yapıya sahip olmaları, bilgi temeline dayanmaları, küresel boyutta hizmet vermeleri, müşteri odaklı olmaları, esnek ve uzmanlaşmaya dayalı ve ferah ve ilgi çekici mekânlar gibi özellikleri ile geçmişteki bürolardan farklılaşmaktadır.

Modern büroların yerine getirdikleri görevler ve işlemler amaç ve sonuçları bakımından; temel görevler ve yönetime ilişkin görevler olmak üzere iki temel başlıkta incelenmektedir.

Büroların temel görevleri, veritabanı oluşturma, veri toplama, verilerin yorumlanması, verilerin tanımı ve raporlama, verilerin kaydedilmesi, verilerin sınıflandırılması (sıralanması), veri paylaşımı, hesaplama, karşılaştırma (kıyaslama) ve veri depolamadır.

Büroların yönetim faaliyetine ilişkin görevleri ise yönetim sürecini belirleme, büro sistemlerini tasarlama, formların kontrolü ve tasarımı, arz ve talebin kontrolü, büro malzemeleri ve teknolojisinin seçimi ve alımı, büro personelinin seçimi, işe yerleştirilmesi, eğitimi ve ödemelerinin yapılması, kayıtların korunması ve güvenliği, halkla ilişkilerin yürütülmesidir.

Genel olarak fonksiyonel düzeyde veya faaliyet alanına göre hizmet veren bürolarda çalışanlar; yöneticiler, sekreterler, uzmanlar, memurlar ve diğer personelden oluşmaktadır.

Büro yöneticilerinde bulunması gereken özellikler, entelektüel özellikler, kişilik özellikleri ve sosyal özellikler olmak üzere üç grupta toplanmaktadır. Büro yöneticilerinde bulunması gereken becerileri ise kavramsal beceri, analitik beceri, teknik beceri, iletişim becerisi, sosyal ilişkiler veya etkileşimsel beceri, karar verme becerisi, bilgisayar becerisi ve yönetsel beceriler olarak sıralayabiliriz.

Yönetici sekreterlerinden beklenen davranış şekillerini ise aşağıdaki gibi sıralayabiliriz:

Patron, yöneticiler, çalışma arkadaşları, müşteriler ile iletişim ve ilişkileri yürütebilmek, dürüst, güvenilir ve sadakat, duygusunun yüksek olması, işine bağlı ve işini doğru yapma ve kendisini geliştirme çabası içinde olmak, patron ve yöneticinin yönetim tarzını bilmek ve onlar olmaksızın onlar adına kararlar alabilmek, aktif dinleme becerisine sahip olmak, sorumluluk sahibi olmak, özellikle problemler karşısında aktif davranmak ve problemleri çözmeye çalışmak, zamanın sıkışık olduğu anlarda, işlerin yoğun olduğu dönemlerde soğukkanlılığını korumak, coşkulu ve enerjik olmak, esnek bir tutuma sahip olmak, süreçleri organize edebilmek, ikna ve etki gücüne sahip olmak, fırsatlar karşısında daha fazla sorumluluk almak, empati kurmak ve destek sağlamak, iyi bir takım kurmak, başkalarına destek olmak ve bilgi paylaşımında bulunmak, diğer çalışanları motive etmek ve fikir alışverişinde bulunmak, iyi bir mizah duygusuna sahip olmak, olaylar karşısında daima pozitif düşüne bilme yeteneğine sahip olmak gibi özelliklere sahip olmalıdır.