Sosyal Hizmette Rapor Yazma İlke ve Teknikleri

Sosyal hizmet uygulamalarında mesleğe geçiş sürecini en net şekilde vurgulayan ögelerden birisi rapor yazmaktır.

Sosyal Hizmet Uygulamalarında Rapor Yazma

Sosyal hizmet uygulamalarında temelde rapor iki nedenle yazılır. Bunlardan birisi bir konuda değerlendirme yapılması için yazılan değerlendirme raporları, diğeri de yapılan görüşmelerin kâğıda aktarıldığı mülakat raporlarıdır. Mülakat raporları süreç ve özet raporu olarak iki başlık altında ele alınabilir.

Görüşme Öncesi Hazırlık

Rapor yazmak için en temel ögelerden birisi bilgi toplamaktır. Bilgi toplamak için görüşme öncesi çok ayrıntılı bir dosya incelemesi ve kuruluşun izin verdiği sanal resmî ağlar üzerinden görülebilen bilgileri not etmek önemlidir. Aynı zamanda temel ihtiyaçlarınızın giderilmiş olması, görüşmenin akışını bozacak bir sağlık sorununun olmaması, kırtasiye ihtiyaçlarının giderilmiş olması gerekir.

Görüşme Süreci ve Not Alma

Görüşme sürecinde hem oturacağınız yerin hem de kıyafetinizin rahat olması konforunuzu artıracaktır.

Görüşme öncesi aldığınız notları müracaatçının görmemesini sağlayın. Görüşmede aldığınız notlarla ilgili açıklamalar yapıldığında eksik ya da yanlış bir beyan görürseniz bunu mutlaka sorun.

Görüşmede yarı yapılandırılmış bir form kullanabilirsiniz.

Görüşmelerde bazı özel durumları veya çok bilindik durumları kağıda hızlıca aktarmada semboller kullanabilirsiniz.

Soracağınız sorular görüşme yaptığınız konuya ve uygulama yaptığınız kurum/kurulaşa göre farklılık gösterecektir. Bu süreçte farklı görüşmeler yapabilir farklı formatta raporlar yazabilirsiniz. Bu nedenle mutlaka ilgili kurumun mevzuatını ayrıntılı bir şekilde inceleyin.

Not tutarken çoğunlukta 1 sayfadan fazlasını kullanabilirsiniz. Bu nedenle mutlaka sayfanın ya sağ üst kenarına ya da alt ortasına sayfa numarası yazın. Bu da raporlama esnasında olayları sıralı şekilde aktarmanıza yardımcı olur.

Raporlama Öncesi Hazırlıklar

Rapor yazmadan önce mutlaka aldığınız tüm notları yanınıza alın, bir kâğıt askısı kullanın, raporun ana başlıklarının yazılı olduğu bir şablon kullanın.

Rapor Yazma

Rapor yazarken edilgen bir dil kullanmaya özen gösterin. Rapor yazarken rapordaki aktarımlara, söylemlere asla yorum katmayın. Kendi mesleki değerlendirmelerinizi sonuç ve değerlendirme kısmına bırakın.

Rapor yazarken yazım diline, ifadelerinizin anlaşılır olmasına, imla ve noktalama işaretlerine mutlaka dikkat edin. Rapor yazarken ağır mesleki jargon kullanımından özellikle kaçının.

Rapor yazarken asla benzer eski bir raporu kopyalayıp tekrar açıp onun üzerinden yazmayın.

Rapor içeriğinde müracaatçıdan bahsederken "davalı, davacı, bey, hanım" gibi ifadeler kullanın.

Raporun hikaye kısmını çok uzun tutmayın. Raporu mümkün olduğunca görüşmeden sonraki 3 gün içinde yazmaya çalışın. Raporunuzda Arial, Calibri, Times New Roman gibi yazı tiplerini kullanın; satır aralarında 1,5 satırlık boşluk bırakarak yazın. Raporunuzu iki yana hizalayın. Raporunuza sayfa numarası ekleyin. Çok uzun cümleler kurmamaya gayret edin.

Değerlendirme ve Kanaat Oluşturma

Raporun hikaye kısmını tamamladıktan sonra değerlendirme kısmının ilk paragrafında raporun yazılma nedenini, konusunu ve içeriğini çok kısa anlatın. Sonrasında rapora konu bireylere ait bilgilerden çok kısa bir özetleme yapın.

Değerlendirme kısmında yazdığınız, yorumladığınız her şeyin raporun hikaye kısmında yer aldığına emin olun. Müracaatçı ile yaptığınız görüşmede müracaatçının anlatmadığı veya ek bilgi kaynaklarından öğrenilmeyen bilgiler üzerinden yorumlar yapmayın, hiçbir gözleme veya aktarıma dayanmayan yorumlardan mutlak suretle kaçının, yazdığınız rapora duygularınızı asla karıştırmayın.

Kanaat bildirirken de mutlaka bu kanaatin nasıl geliştiğini üstteki hikâye kısmından alıntılar vererek, atıflarda bulunarak destekleyin.

Raporunuzu sonlandırırken sonuç paragrafında vardığınız kanaate sizi ulaştıran konuları çok kısa özetleyerek kanaatinizi yazın. Sonuç cümlenizi bir şablon varsa ona uygun bir şekilde yazın yoksa resmî bir dille kurgulayın, bir karar ifadesi veya emir kipi kullanmayın.

Sonlandırma ve Teslim

Yazdığınız raporu baştan sona okuyun. Rapor içindeki tüm hataları düzeltin, rapora son şeklini verin. Raporun en alt kısmına bir şablon yoksa genelde sağ alt kısma kendi ad, soyad ve unvanınızı yazın.

Yazdığınız tüm raporları ve imzalamanız gereken tüm evrakları mavi bir kalem ile imzalamaya gayret edin.

Kayıtların Saklanması

Not aldığınız sayfaları ve raporun dijital kopyasını gizliliğe uygun bir şekilde muhafaza edin.

Raporu ayrı bir dosyada saklamanız gerekiyorsa mutlaka düzenli bir dosya sistemiyle tarihsel bir şekilde sıralayın.

Müdahale Planı

Bazı hâllerde rapora ek olarak veya raporun içinde müracaatçıya yönelik bir müdahale planı eklenir. Söz konusu sorunun çözümünde aktif rol üstlenen bu planın takibi de yine sosyal hizmet uzmanı tarafından yapılır.

Çocuk koruma kanunu uyarınca çocuk mahkemelerinde yazılan raporlarda çocuklar için uygun tedbirlerden biri ya da birkaçı (danışmanlık, eğitim, bakım, sağlık, barınma) önerilebilir. Bu tedbirlerin takibini yapacak meslek elemanı tedbiri uygulayacak kuruluşa göre değişiklik gösterir.