Kayıt Tutma ve Belgeleme

Kayıt tutma, planlı müdahale sürecinde müracaatçıyla yapılan görüşmelerin ayrıntılarını sesli veya yazılı olarak kayıt altına almaktır. Sosyal hizmet uygulamalarında kayıt tutma yasal bir zorunluluktur. Müracaatçılarla yapılan görüşmelerin kayıt altına alınması; müdahale sürecinin ayrıntılarını görebilme, hizmetleri belgeleme, müracaatçının sorunlarını, gereksinimlerini ve kat ettiği gelişim basamaklarını, kısaca müdahale sürecini bir bütün olarak görebilmeyi sağlar. Ayrıca müracaatçının bir başka kuruma havalesinde sürecin kesintiye uğramasını engelleyerek vakanın takibini kolaylaştırır. Kayıt tutma sosyal hizmet uzmanına ayna olur. Böylece sosyal hizmet uzmanı müdahale sürecinden sonra hem kendisini hem de müracaatçının süreçteki durumunu tekrar görebilir ve değerlendirebilir. Bunların yanı sıra kayıt tutma araştırmalar için veri sağlamaya, müdahale sürecini ve hizmetin etkisini izlemeye de olanak sağlar.

Görüşmeler sırasında tutulan kayıtlarda müracaatçılarla ilgili belli başlı bilgilerin yer alması gerekir. Müracaatçının sosyal hizmet uzmanıyla etkileşim tarihi, müracaatçı hakkındaki sosyo‐demografik bilgiler, müracaatçının kuruma hangi sorunlarla geldiği, nasıl bir gereksinim içerisinde olduğu ve müdahale süreciyle ilgili hem uzmanı hem de müracaatçıyı kapsayan ayrıntılı bilgiler sosyal hizmet kayıtlarında bulunmalıdır.

Sosyal hizmetin mesleki ve etik sorumlulukları gereği, tüm kayıt tutma biçimlerinde müracaatçının bilgilendirilmiş onayı gereklidir.

Sosyal hizmet uzmanları, müracaatçı ile olan müdahale sürecini farklı şekillerde kayıt altına alabilirler. Bunlardan süreç kaydı, sürecin detaylı bir şekilde kayda alındığı bir kayıt türüdür. Görsel ve işitsel cihazlar kullanılarak sürecin kayda alınması da bir diğer kayıt tutma biçimidir. Başka bir kayıt tutma biçimi olan gelişme notları ise, müracaatçının durumunun ve hizmetin düzenli aralıklarla değerlendirilmesine yardımcı olur. Bunların dışında teşhis özeti kaydı, vaka konferansları özeti, problem odaklı kayıt ve standart formlar da müracaatçı ile görüşmede kullanılan diğer kayıt türleridir.

Sosyal hizmet müdahalelerinde değişen ve dönüşen bilgi ve bilişim teknolojilerinin kullanımı büyük önem taşımakta, sosyal hizmet uzmanları mesleki uygulamalarında iletişim teknolojilerini yoğun olarak kullanmaktadır. Hem çok geniş bir iletişim ağı hem de kayıt imkânı sağlayan teknolojik ilerlemeler, mesleki uygulamalarda sistematik bir kayıt olanağı ve zaman tasarrufu sağlamaktadır. Günümüzde elektronik materyaller, basılı materyallerin yerini almıştır ve çok sayıda sosyal hizmet kurum ve kuruluşlarında bilgisayarlar, kayıtları saklamak amacıyla kullanmaktadır. Bu alanda bilgisayarın yanı sıra e‐posta, faks ve akıllı telefonların kullanımından bahsetmek mümkündür. Hızla yaşamın her anını kaplayan teknolojik cihazlar, bir yandan hızlı ve kolay iletişimi mümkün kılarken diğer yandan gizliliği zorlaştırmıştır. Sosyal hizmet uygulamalarında teknolojik sistemlerin getirdiği kolaylıklar, etkili müdahale için kullanılırken gizliliği korumak için muhtemel yollar da dikkatlice değerlendirilmelidir.

Özetle kayıt tutma müracaatçı, sosyal hizmet uzmanı, diğer meslek elemanları ve sosyal hizmet kurum ve kuruluşları için son derece önemli bir yer tutmaktadır. Kayıt tutmak sosyal hizmet mesleği için mesleki bir sorumluluktur. Farklı kayıt tutma yolları ve nasıl kullanılacağı blilinmeli ve mesleki uygulamalarda, mesleki değerlere uygun olan şekliyle kullanılmalıdır.